Dein Start mit e2n: in 30 Tagen startklar

 

Das Wichtigste in Kürze:

• In 30 Tagen nutzt Du die fünf Kernfunktionen von e2n sicher im Alltag.
• Du gehst in fünf Etappen vor. Jede Etappe baut auf der vorherigen auf.
• Zu jeder Etappe findest Du hier eine Checkliste und die passenden Anleitungen.
• Hake ab, was erledigt ist. So siehst Du jederzeit, wie weit Du schon bist.

 

Inhalt:

So funktioniert Dein Start

Woche 1: Deine Mitarbeitenden sind angelegt

Woche 1: Dein Team nutzt die e2n me App

Woche 2: Dein erster Dienstplan steht

Woche 2–3: Zeiterfassung und Abwesenheiten laufen

Woche 3–4: Deine Lohnabrechnung ist eingerichtet

Wie es nach 30 Tagen weitergeht

 

So funktioniert Dein Start

Am Anfang willst Du vor allem eins: dass Dein Betrieb schnell mit e2n läuft.

Dafür brauchst Du nicht alle Funktionen auf einmal. Fünf Kernfunktionen reichen, damit Dein Team geplant ist, Zeiten sauber erfasst werden und die Daten am Monatsende bei Deinem Lohnbüro ankommen.

 

Woche 1: Deine Mitarbeitenden sind angelegt

Alles in e2n baut auf den Personalakten auf: der Dienstplan, die Zeiterfassung und die Abrechnung. Je vollständiger Du sie pflegst, desto genauer arbeitet und rechnet e2n für Dich.

Deine Checkliste:

☐ Lege fest, wer in Deinem Betrieb mit e2n arbeitet, und lege für diese Personen Benutzer mit passenden Rechten an.

☐ Lege Deine Arbeitsbereiche an, zum Beispiel Küche, Service oder Theke.

☐ Lege Deine Mitarbeitenden an – einzeln oder per Import.

☐ Pflege in jeder Personalakte die drei goldenen A: Allgemeines, Abrechnung und Abwesenheiten.

☐ Trage Überstunden und Resturlaub aus der Zeit vor e2n ein: So übernimmst Du Deine Startwerte.

→ Du bist fertig, wenn alle Mitarbeitenden mit E-Mail-Adresse, Arbeitsvertrag und Abrechnungsdaten in e2n angelegt sind.

 

Woche 1: Dein Team nutzt die e2n me App

Mit der e2n me App sehen Deine Mitarbeitenden ihren Dienstplan, ihre Arbeitszeiten und ihren Resturlaub auf dem Smartphone. Urlaub beantragen sie direkt in der App. Das spart Dir Rückfragen und Zettel.

Deine Checkliste:

☐ Schalte die Personalzugänge frei und versende die Einladungen.

☐ Lege fest, welche Bereiche Deine Mitarbeitenden in der App sehen: Freigaben im Personalzugang.

☐ Leite Deinem Team die Anleitung e2n me App installieren und registrieren weiter.

☐ Prüfe in den Personalakten, wer sich schon registriert hat.

→ Du bist fertig, wenn alle Mitarbeitenden registriert und mit Deinem Unternehmen verbunden sind.

 

Woche 2: Dein erster Dienstplan steht

Im Dienstplan siehst Du auf einen Blick, wer wann wo arbeitet. Sobald Du ihn veröffentlichst, sehen Deine Mitarbeitenden ihre Schichten in der e2n me App.

Deine Checkliste:

☐ Richte Deine Dienstplaneinstellungen ein.

☐ Lege Deine Schichten an.

☐ Sammle die Verfügbarkeiten Deiner Mitarbeitenden ein, wenn Du mit Wünschen planst.

☐ Schreibe Deinen ersten Dienstplan.

☐ Veröffentliche den Dienstplan für Dein Team.

→ Du bist fertig, wenn Deine Mitarbeitenden ihre Schichten für die nächste Woche in der App sehen.

 

Woche 2–3: Zeiterfassung und Abwesenheiten laufen

e2n erfasst die Arbeitszeiten Deiner Mitarbeitenden und gleicht sie mit dem Dienstplan ab. Urlaub, Krankheit und weitere Abwesenheiten trägst Du im Kalender ein oder genehmigst sie per Klick.

Deine Checkliste:

☐ Entscheide, wie Dein Team stempelt: Welche Stempelmethode zu Deinem Betrieb passt.

☐ Richte die Terminal-Einstellungen und Deine Pauseneinstellungen ein.

☐ Kontrolliere jeden Tag die Arbeitszeitenübersicht und erledige Deine To-dos.

☐ Lege fest, welche Abwesenheiten Deine Mitarbeitenden beantragen können.

☐ Genehmige Anträge im Kalender.

→ Du bist fertig, wenn Dein Team täglich stempelt und Du Anträge im Kalender bearbeitest.

 

Woche 3–4: Deine Lohnabrechnung ist eingerichtet

Am Monatsende bereitet e2n alle Daten für Dein Lohnbüro vor. Damit das beim ersten Mal klappt, richtest Du die Abrechnung vorher einmal ein.

Deine Checkliste:

☐ Richte Deine Abrechnungseinstellungen ein.

☐ Hinterlege Deine Zuschläge.

☐ Wähle das Exportformat für Dein Lohnprogramm, zum Beispiel DATEV LODAS oder DATEV Lohn&Gehalt.

☐ Stimme mit Deinem Lohnbüro ab, welche Daten es braucht: Kommunikation mit dem Lohnbüro.

☐ Führe Deinen ersten Monatsabschluss durch.

→ Du bist fertig, wenn Dein Lohnbüro die erste Exportdatei aus e2n erhalten hat.

 

Wie es nach 30 Tagen weitergeht

Die Kernfunktionen laufen. Jetzt lohnt sich ein Blick auf alles, was Dir zusätzlich Zeit spart, zum Beispiel:

• das Teamboard für Infos an Dein ganzes Team,
• der e2n Assistent, der Dein Personal automatisch einteilt,
• das Controlling mit Kennzahlen wie Personalkosten und Produktivität.

 

→  Was neu in e2n ist, erfährst Du in den e2n News.