Dein Start mit e2n: in 5 Schritten startklar

 

Das Wichtigste in Kürze:

• In 5 Einrichtungsschritten nutzt Du die Kernfunktionen von e2n sicher im Alltag.
• Jeder Schritt baut auf den vorherigen auf.
• Zu jedem findest Du hier im Artikel eine Checkliste und die passenden Anleitungen.
• Hake ab, was erledigt ist. So siehst Du jederzeit, wie weit Du schon bist.

 

Inhalt:

So funktioniert Dein Start

Schritt 1: Deine Mitarbeitenden sind angelegt

Schritt 2: Dein Team nutzt die e2n me App

Schritt 3: Dein erster Dienstplan steht

Schritt 4: Arbeitszeiten und Abwesenheiten können erfasst werden

Schritt 5: Deine Lohnabrechnung ist eingerichtet

Wie es nach den ersten 5 Schritten weitergeht

 

So funktioniert Dein Start

Am Anfang willst Du vor allem eins: dass Dein Betrieb schnell und reibungslos mit e2n läuft.

Dafür brauchst Du nicht alle Funktionen auf einmal. Fünf Kernfunktionen reichen anfangs, damit Dein Team geplant ist, Zeiten sauber erfasst werden und die Daten am Monatsende bei Deinem Lohnbüro ankommen.

 

Schritt 1: Deine Mitarbeitenden sind angelegt

Alles in e2n baut auf den Personalakten auf: der Dienstplan, die Zeiterfassung und die Abrechnung. Je vollständiger Du sie pflegst, desto genauer arbeitet und rechnet e2n für Dich.
Leg jede Personalakte passend zum Arbeitsvertrag an. Davon hängen Überstunden, Urlaub und Lohnabrechnung ab.

→ Schritt für Schritt erklärt: Alle dabei: Mitarbeitende und Manager*innen korrekt anlegen

Deine Checkliste:

☐ Lege fest, wer in Deinem Betrieb mit e2n arbeitet, und lege für diese Personen Benutzerzugänge mit passenden Rechten an.

☐ Lege Deine Arbeitsbereiche an, zum Beispiel Küche, Service oder Theke.

☐ Lege Deine Mitarbeitenden an – einzeln oder per Import.

☐ Pflege in jeder Personalakte die drei goldenen A: Allgemeines, Abrechnung und Abwesenheiten.

☐ Trage Überstunden und Resturlaub aus der Zeit vor e2n ein: So übernimmst Du Deine Startwerte.

→ Du bist fertig, wenn alle Mitarbeitenden mit E-Mail-Adresse, Arbeitsvertrag und Abrechnungsdaten in e2n angelegt sind.

 

Schritt 2: Dein Team nutzt die e2n me App

Mit der e2n me App sehen Deine Mitarbeitenden ihren Dienstplan, ihre Arbeitszeiten und ihren Resturlaub auf dem Smartphone. Urlaub beantragen sie direkt in der App. Das spart Dir Rückfragen und Zettel.

→ Schritt für Schritt erklärt: Alle an Bord: Die e2n me App im Team einführen

Deine Checkliste:

☐ Schalte die Personalzugänge frei und versende die Einladungen.

☐ Lege fest, welche Bereiche Deine Mitarbeitenden in der App sehen: Freigaben im Personalzugang.

☐ Leite Deinem Team die Anleitung e2n me App installieren und registrieren weiter.

☐ Prüfe in den Personalakten, wer sich schon registriert hat.

→ Du bist fertig, wenn alle Mitarbeitenden registriert und mit Deinem Unternehmen verbunden sind.

 

Schritt 3: Dein erster Dienstplan steht

Im Dienstplan siehst Du auf einen Blick, wer wann wo arbeitet. Sobald Du ihn veröffentlichst, sehen Deine Mitarbeitenden ihre Schichten in der e2n me App.

→ Schritt für Schritt erklärt: Alles geplant: Schichten planen und veröffentlichen

Deine Checkliste:

☐ Richte Deine Dienstplaneinstellungen ein.

☐ Lege Deine Schichten an.

☐ Sammle die Verfügbarkeiten Deiner Mitarbeitenden ein, wenn Du mit Wünschen planst.

☐ Schreibe Deinen ersten Dienstplan.

☐ Veröffentliche den Dienstplan für Dein Team.

→ Du bist fertig, wenn Deine Mitarbeitenden ihre Schichten für die nächste Woche in der App sehen.

 

Schritt 4: Arbeitszeiten und Abwesenheiten können erfasst werden

e2n erfasst die Arbeitszeiten Deiner Mitarbeitenden und gleicht sie mit dem Dienstplan ab. Urlaub, Krankheit und weitere Abwesenheiten trägst Du im Kalender ein oder genehmigst sie per Klick.

→ Schritt für Schritt erklärt: Alles im Blick: Zeiterfassung und Abwesenheiten einrichten

Deine Checkliste:

☐ Entscheide, wie Dein Team stempelt: Welche Stempelmethode zu Deinem Betrieb passt.

☐ Richte die Terminal-Einstellungen und Deine Pauseneinstellungen ein.

☐ Kontrolliere jeden Tag die Arbeitszeitenübersicht und erledige Deine To-dos.

☐ Lege fest, welche Abwesenheiten Deine Mitarbeitenden beantragen können.

☐ Genehmige Anträge im Kalender.

→ Du bist fertig, wenn Dein Team täglich stempelt und Du Anträge im Kalender bearbeitest.

 

Schritt 5: Deine Lohnabrechnung ist eingerichtet

Am Monatsende bereitet e2n alle Daten für Dein Lohnbüro vor. Damit das beim ersten Mal klappt, richtest Du die Abrechnung vorher einmal ein.

→ Schritt für Schritt erklärt: Alles bereit fürs Lohnbüro: Lohnabrechnung einrichten

Deine Checkliste:

☐ Richte Deine Abrechnungseinstellungen  und Lohnabrechnungseinstellungen ein.

☐ Hinterlege Lohnprogramm und Lohnarten in den Lohnabrechnungseinstellungen.

☐ Kläre mit Deinem Lohnbüro, ob es Zuschläge selbst berechnet. Wenn nicht, hinterlege sie in e2n.

☐ Wähle das Exportformat für Dein Lohnprogramm, zum Beispiel DATEV LODAS oder DATEV Lohn&Gehalt.

☐ Stimme mit Deinem Lohnbüro ab, welche Daten es braucht: Kommunikation mit dem Lohnbüro.

☐ Führe Deinen ersten Monatsabschluss durch.

☐ Schick Deinem Lohnbüro Lohnexport und Excel-Export.

→ Du bist fertig, wenn Dein Lohnbüro die erste Exportdatei aus e2n erhalten hat.

 

Wie es jetzt weitergeht

Die Kernfunktionen laufen. Jetzt lohnt sich ein Blick auf alles, was Dir zusätzlich Zeit spart, zum Beispiel:

• das Teamboard für Infos an Dein ganzes Team,
• der e2n Assistent, der Dein Personal automatisch einteilt,
• das Controlling mit Kennzahlen wie Personalkosten und Produktivität.

 

→  Was neu in e2n ist, erfährst Du in den e2n News.