In diesem Handbuchartikel zeigen wir Dir, welche Optionen Dir in der Software zur Verfügung stehen, um den Personalzugang Deiner Mitarbeitenden zu verwalten.
2 Personalzugänge des gesamten Standortes verwalten
3 Personalzugang eines einzelnen Mitarbeitendenden verwalten
4 Personalzugang als Web-Version
1 Das Personalportal von e2n
e2n me ist der persönliche Zugang für Deine Mitarbeitenden zu allen wichtigen Informationen rund um ihren Arbeitsalltag – mobil, übersichtlich und intuitiv bedienbar.
Alle aktiven Mitarbeitenden mit einem freigeschalteten Personalzugang können sich nach erfolgreicher Registrierung in e2n me einloggen.
Wie sich Deine Mitarbeitenden erfolgreich registrieren, erfährst Du in diesem separaten Handbuchartikel.
Bitte beachte:
Die e2n me App befindet sich derzeit noch in der Entwicklungsphase. Dabei kann es vorkommen, dass sich einzelne Funktionen auf iOS- und Android-Geräten nicht gleichzeitig im selben Umfang nutzen lassen.
Du kannst aber sicher sein:
Alle Funktionen werden zukünftig vollständig für beide Betriebssysteme zur Verfügung stehen.
👉 Bis dahin gilt:
Funktionen, die in der neuen App-Version noch nicht enthalten sind, erreichst Du weiterhin über den Bereich „e2n perso“ – dieser ist direkt über die untere Menüleiste der e2n me App aufrufbar.
Es ist keine zusätzliche App notwendig – die e2n me App genügt.
2 Personalzugänge des gesamten Standortes verwalten
Die Aktivierung und die Freigaben für die Personalzugänge Deiner Mitarbeitenden verwaltest Du am einfachsten in den Einstellungen des Standortes. Diese findest Du unter > Benutzername > Einstellungen > Mitarbeiter > Personalzugang.
2.1 Personalzugang freischalten
In den Personalzugang-Einstellungen des Standortes aktivierst und verwaltest Du die Zugänge zu e2n me für alle Mitarbeitenden mit einem Klick:
Zur Aktivierung eines Personalzugangs muss in der Personalakte eine gültige E-Mail-Adresse hinterlegt sein.
Alternativ trägst Du die noch fehlenden E-Mail-Adressen beim Aktivieren der Personalzugänge direkt hier nach:
2.2 Freigaben und Beschränkungen definieren
In der Zeile eines Mitarbeitenden siehst Du neben dem Arbeitsbereich die erteilten Beschränkungen und Freigaben.
Über die Beschränkungen legst Du fest, auf welche Funktionen ein Mitarbeitender Zugriff haben soll - ob im Dienstplan und in den Kontakten nur:
- die Daten aller (keine Beschränkung),
- die Schichten und Daten aus dem eigenen Arbeitsbereich und aus denen, in denen eigene Qualifikationen bestehen,
- die aus dem eigenen Arbeitsbereich,
- die eigenen Schichten und Daten,
eingesehen werden können.
Dies definierst Du allgemein geltend über das Dropdown-Menü "Beschränkung" oder bei den Mitarbeitenden individuell:
In der Tabelle hakst Du diejenigen Freigaben an, die für die jeweiligen Mitarbeitenden gelten sollen.
Fährst Du mit der Maus über ein Icon in der Spaltenüberschrift, wird Dir eine kurze Beschreibung der Funktion angezeigt.
Über das Häkchen in der Tabellenkopfzeile kannst Du eine Freigabe direkt für alle Mitarbeitenden gleichzeitig aktivieren oder deaktivieren.
Sobald sich ein Mitarbeitender einloggt, besteht – je nach erteilter Freigabe – Zugriff auf folgende Bereiche:
- Mein Bereich
Startseite des Personalzugangs in e2n me (keine Freigabe erforderlich) - Arbeitszeiten
(keine Freigabe erforderlich) - Mobile Zeiterfassung
Mitarbeitende können ihre Arbeitszeiten mobil erfassen - Kontakte
Anzeige der Kontaktdaten von Kolleg*innen (sofern durch Beschränkungen freigegeben) - Dienstplan
Anzeige der eigenen Schichten sowie – je nach Beschränkung – die des Arbeitsbereichs, die der eigenen Qualifikationen oder die aller Kolleg*innen. - Jahreskonto
(keine Freigabe erforderlich) - Abwesenheiten
(keine Freigabe erforderlich) - Verfügbarkeit
eigene Verfügbarkeiten einsehen und verwalten - Termine
- Personalfragebogen ausfüllen
3 Einzelnen Personalzugang verwalten
Unter > Mitarbeiter > Einstellungen > Personalzugang erreichst Du die Personalzugang-Einstellungen der einzelnen Mitarbeitenden.
Sobald Du den Zugang aktivierst, wird eine Einladungsmail an die Mitarbeiter*in gesendet und Du wirst hier in der Personalakte über den Status informiert.
In der Box der Freigaben siehst Du die eingestellte Beschränkung und die vergebenen Freigaben. Diese entsprechen exakt den Definitionen, die weiter oben in diesem Artikel bereits beschrieben wurden.
Um in diesem Menü die Beschränkung für einen einzelnen Mitarbeitenden anzupassen, wähle im Dropdown-Menü einfach die passende Option aus.
Die Freigaben hakst Du je nach Wunsch an, oder entfernst Haken, um die Freigabe zu entziehen:
4 Personalzugang als Web-Version
Wenn Deine Mitarbeitenden keine App nutzen möchten, kannst Du ihnen alternativ die Web-Version des Personalzugangs freischalten.
In diesem Handbuchartikel (inkl. Video) zeigen wir Dir Schritt für Schritt, wie Du diesen Zugang aktivierst.