Dokumentenverwaltung

In E2N kannst Du Dokumente einsehen sowie neue hinzufügen. Dazu gehören beispielsweise Lohn- und Gehaltsabrechnungen oder Personalbögen.

1 Allgemein

2 Neues Dokument anlegen

3 Vertrauliche Dokumente

1 Allgemein

Du kannst verschiedene Dokumente zu einem Mitarbeiter ablegen. Dazu gehören Lohn- und Gehaltsabrechnung, Sofortmeldung, Gesundheitszeugnis, Personalbogen, Arbeitsverträge, Bewerbungen, etc. Auch Dokumentenanfragen an den Mitarbeiter oder Notizen über ihn lassen sich anlegen.
Dies ist besonders dann sinnvoll, wenn der Zugriff auf Mitarbeiter von verschiedenen Standorten aus notwendig ist. Um diese Funktion zu nutzen, rufst Du einen Mitarbeiter auf und wählst links in der Navigation "Dokumente".

1.1 Mitarbeiteransicht "Dokumente"



In der Übersicht siehst Du direkt, um welchen Typ es sich handelt (PDF, Word, Excel, Bild, etc.), wie das Dokument heißt und – wenn vorhanden – eine kleine Beschreibung.

Mit einem Klick auf den Namen des Dokumentes wird dieses geöffnet. 

Achtung: Die Dokumente lassen sich nicht bearbeiten und wieder zurück speichern.

1.2 Benutzeransicht "Dokumente"

2 Neues Dokument anlegen

Mit dem "+" kannst Du ein neues Dokument anlegen. Hier entscheidest Du zunächst, ob es sich um ein Dokument, um eine Dokumentenanfrage an einen Mitarbeiter oder um eine Notiz handelt.

Du musst stets einen Namen für das Dokument vergeben. Beim Anlegen musst Du zusätzlich eine Datei auswählen. Mit einem Klick auf "Speichern" wird das Dokument auf unsere Server hochgeladen und steht jetzt im Personalstamm zur Verfügung.

Zusätzlich kannst Du entscheiden, ob dem Mitarbeiter das Dokument zur Verfügung stehen soll, indem du "Freigabe" anhakst.

Das Dokument lässt sich labeln und neben den anderen Informationen entsprechend der Labels im Suchfeld der Übersicht wiederfinden. Nur ein in E2N angemeldeter Benutzer kann auf diese Dateien zugreifen.

3  Vertrauliche Dokumente

Du kannst ein Dokument als vertraulich einstufen. In diesem Fall können Benutzer mit einem eingeschränkten Mitarbeiterrecht dieses Dokument nicht einsehen.

3.1 Eingeschränktes Mitarbeiterrecht

Die Benutzerrechte verwaltest Du unter > Benutzer > Verwaltung > Account > Benutzer.


3.2 Dokument als vertraulich markieren

In einer der beiden Dokumentenansichten markierst Du ein Dokument als vertraulich, indem Du auf das entsprechende Icon drückst. Ein blau hinterlegtes Icon mit einem geschlossenen Schloss zeigt, dass das Dokument vertraulich ist.