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  2. Verwaltung und Einstellungen

Benutzer

In der Verwaltung legst Du als Administrator neue Benutzer an oder bearbeitest diese. Dabei vergibst Du deren Rechte und definierst, in welchen Arbeitsbereichen und an welchen Standorten diese gelten.

1 Benutzerrolle anlegen
2 Benutzer anlegen

2.1 Rechte
2.2 Arbeitsbereiche
2.3 Standorte

3 Bedeutung der Rechte

Benutzer sind diejenigen Mitarbeiter, welche mit der Software arbeiten und zum Beispiel Dienstpläne schreiben oder Mitarbeiter anlegen. Für jede dieser Personen legst Du einen eigenen Benutzerzugang an und definierst über die Rechte, Arbeitsbereiche und Standorte, was die Benutzer sehen und tun dürfen und was nicht.

BEACHTE:
Von den Benutzerzugängen zu unterscheiden sind die Personalzugänge. Du kannst jedem Mitarbeiter einen eigenen Personalzugang einrichten, damit dieser zum Beispiel seinen Dienstplan einsehen, den Personalfragebogen ausfüllen oder seinen Urlaub beantragen kann.


Die Benutzerverwaltung erreichst Du unter > Benutzer > Verwaltung > Account > Benutzer. Hier siehst Du alle anlegten Benutzer. Es wurde bereits ein Benutzer für Dich angelegt.

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1 Benutzerrolle anlegen

In der Benutzerverwaltung definierst Du Benutzerrollen. Auf diese greifst Du dann entsprechend beim Anlegen von Benutzern zurück und ersparst Dir so das wiederholte Definieren der einzelnen Rechte.

Gehe als Administrator unter > Benutzer > Verwaltung > Account > Benutzer auf den Reiter "Rollen". Hier legst Du wie gewohnt über das blaue Plus eine neue Rolle an und bearbeitest vorhandene über den blauen Stift.

Fahre mit der Maus über das Rechte-Icon, um Dir die eingestellten Rechte einer Rolle anzusehen.

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BEACHTE:

Das Recht "Administrator" definierst Du nicht in einer Rolle, sondern vergibst es bei Bedarf separat.

 

2 Benutzer anlegen

Mit einem Klick auf das blaue Pluszeichen legst Du einen neuen Benutzer an.

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Als Benutzerdaten trägst Du Vornamen, Nachnamen, Sprache und E-Mail-Adresse ein. Achtung, die E-Mail-Adresse ist gleichzeitig der Benutzername beim Login.

Über das Dropdownmenü "Benutzerrolle" wählst Du eine solche passende aus. Alternativ dazu vergibst Du hier "Keine Rolle" und entscheidest Dich weiter unten für eine individuelle Rechtevergabe.

Nachdem Du ein Passwort definiert hast, setzt Du das darunter liegende Häkchen, wenn die Zugangsdaten per Mail an den Benutzer gesendet werden sollen.

Nach der Eingabe der Benutzerdaten definierst Du die Rechte des Benutzers, gibst an, in welchen Arbeitsbereichen der Benutzer arbeiten kann und auf welche Standorte er Zugriff hat.

HINWEIS:
Die Standorte kannst Du dem Benutzer nach erstmaligem Abspeichern freigeben.

2.1 Rechte

Hast Du dem Benutzer nicht bereits eine Benutzerrolle zugewiesen, musst Du die Rechte individuell definieren, welche der Benutzer im System haben soll.


Die Bedeutung der Rechte findest Du hier.

2.2 Arbeitsbereiche 

Unter dem Punkt Arbeitsbereiche definierst Du, auf welche Arbeitsbereiche der Benutzer Zugriff haben soll.

Wenn über E2N mehrere Standorte verwaltet werden, gibst Du an jedem Standort an, für welche Arbeitsbereiche die Rechte des Benutzers gelten sollen.

2.3 Standorte

Nach erstmaligem Speichern hakst Du im Reiter "Standorte" an, zu welchen Standorten der Benutzer Zugang haben soll.

Außerdem kannst Du den Hauptstandort des Benutzers ändern, an welchem er beim Login standardmäßig landet.

9 > Verwaltung > Account > Benutzer - Hauptstandort wechseln


3 Bedeutung der Rechte

Rechte

Beschreibung

Administrator

Ein Administrator kann die Mandanten verwalten und neue Benutzer anlegen. Er hat alle Rechte und kann alles ändern und bearbeiten.

Einstellungen

Der Benutzer kann auf den Einstellungsbereich zugreifen.
Die Rechte Tagebuch, Mitarbeiter, Arbeitszeit, Kalender, Abrechnung und Dienstplan schalten dem Benutzer dann den jeweiligen Bereich in den Einstellungen frei.

Tagebuch

Der Benutzer kann auf das Tagebuch zugreifen.

Auswertung

Die Rechtevergabe der Auswertungen ist untergliedert in:

  • Personal: alle Auswertungen unter "Mitarbeiter"
  • Arbeitszeit: die Auswertungen "Arbeitszeiten" und "externe Stunden"
  • Dienstplan: "Vorausschau" und "Dienstplan"

Standardmäßig sind alle drei Optionen aktiviert.

Mitarbeiter

Benutzer mit diesem Recht können neue Mitarbeiter anlegen und diese bearbeiten oder deaktivieren.

Mitarbeiter (eingeschränkt)

  • das Recht zu folgenden Menüpunkten in der Personalakte kann einzeln erteilt werden (je nach Rechtevergabe sind die Menüpunkte verfügbar oder nicht)
    • Arbeitsverträge / Fristen ja/nein
    • Dokumente
    • Jahreskonto
    • Personalfragebogen
    • Urlaubskonto
    • der Bereich "Einstellungen" beim Mitarbeiter wird ausgeblendet. Zusätzlich kann dieser Benutzer kein Gehalt sehen (Arbeitszeitkonto, Personalfragebogen)

      Kalender

      Im Kalender können Abwesenheiten für Mitarbeiter eingesehen und eingetragen werden.

      Arbeitszeiten

      Hier können manuell Arbeitszeiten eingesehen, erfasst sowie verändert werden.

      Arbeitszeiten (eingeschränkt)  

      Der Benutzer kann die Arbeitszeiten nur vom aktuellen Tag einsehen und bearbeiten. Blättern ist nicht mehr möglich.

      Konflikte

      Die Konflikte zeigen alle unvollständigen und in Konflikt stehenden Arbeitszeiten eines Monats auf.

      Abrechnung

      • Export
        • Benutzer kann Abrechnungsexporte erstellen und hat Zugriff auf die Historie der Abrechnungen
      • Monatsabschluss
        • Benutzer kann einen Monat abschließen und den Monatsabschluss aufheben

      Dienstplan

      Der Benutzer kann Dienstpläne und Schichten anlegen sowie Personal für Schichten zuweisen.

      Dienstplan
      (nur lesen)

      Der Benutzer kann hier auf den Dienstplan zugreifen, jedoch nur lesen und keine Schichten und Mitarbeiter einteilen.

      Schichtvorlagen

      In den Schichtvorlagen werden Umsatzpläne erstellt. Auf Grund eines bestimmten Umsatzes wird ein fester Schichtplan erstellt.

      Termine

      Termine können in den Kalender eingepflegt werden. Diese werden anschließend durch Aktivierung im Filter im Dienstplan angezeigt.

      Statusmails

      Die Statusmail wird jeden morgen um 6 Uhr versendet und gibt die wichtigsten Informationen des gestrigen Tages wieder. 

       

      Alles zum Mandantenwechsel kannst Du hier nachlesen: Mandantenwechsel