Standorte verwalten

Das Wichtigste in Kürze:

• In der Standortverwaltung legst Du neue Standorte an und verwaltest bestehende Standorte zentral.
• Nicht mehr benötigte Standorte blendest Du für Benutzer*innen aus.
  Löschen kannst Du Standorte prinzipiell nicht.
• Gekündigte Standorte werden stillgelegt. Dafür gelten gewisse Voraussetzungen.
• Wenn Du mit mehreren Standorten arbeitest, kannst Du globale Personalnummern aktivieren.
• Mehrere Standorte lassen sich zu Bezirken zusammenfassen, damit Deine Struktur übersichtlich bleibt.

Inhalt:

1 Standorte anlegen und verwalten

1.1 Neuen Standort anlegen

1.2 Standort kündigen/stilllegen (m. Video)

1.3 Nicht mehr benötigten Standort ausblenden

1.4 Globale Personalnummern verwenden

2 Bezirke verwalten

1 Standorte anlegen und verwalten

1.1 Neuen Standort anlegen

Einen neuen Standort legst Du unter Benutzer > Verwaltung > Account > Standorte an, indem Du auf das blaue Plus klickst:

Bei der Anlage eines neuen Standorts gibst Du die zugehörigen Daten ein:

Wenn Du die entsprechenden Haken setzt, kannst Du außerdem:

• Die Einstellungen aus dem aktuellen Standort übernehmen.
  Folgende Einstellungen werden übernommen:
  
  
  • Aktivierung der Ereignisaufzeichnung
  • Systemstart-Datum
  • Schnittstelleneinstellungen
    • Lohnabrechnung, Kasse, Warenwirtschaft, Hotel, HR, Schließanlage, Aktivierung des API-Key

• • Tagebucheinstellungen
  • Aktivierung der Qualifikationen
  • Arten von Abwesenheiten
  • Aktivierung der Arbeitszeitkorrekturen
  • Terminaleinstellungen
  • Pauseneinstellungen
  • Dienstplaneinstellungen
• Vorhandene Arbeitsbereiche u. Abteilungen übernehmen

1.2 Standort kündigen/stilllegen

Wenn Du einen in e2n verwalteten Standorte kündigst, legen wir diesen für Dich still.

So bleiben die im Standort erfassten Daten erhalten, sind aber nur noch von als Administrator*innen angelegten Benutzer*innen einsehbar. 

Damit ein Standort stillgelegt werden kann, müssen folgende Voraussetzungen erfüllt sein:

1. Der Standort darf keiner Benutzer*in mehr als Hauptstandort zugeordnet sein.
   Verschiebe die Benutzer*innen bitte in einen anderen Hauptstandort oder lösche sie.
2. Im gekündigten Standort dürfen keine aktiven Mitarbeitenden vorhanden sein.
   Bitte verschiebe diese in andere Standorte oder hinterlege in den Personalakten ein entsprechendes Austrittsdatum.

Erst wenn beide Voraussetzungen erfüllt sind, kann der Standort stillgelegt werden. In Deiner Standortliste wird er dann als inaktiv angezeigt.

In einem inaktiven Standort:

• können keine Mitarbeitenden mehr angelegt werden
• können keine Standortwechsel mehr hinterlegt werden
  
  

1.3 Nicht mehr benötigten Standort ausblenden

Ein Standort kann nicht gelöscht werden. 

Wenn ein Standort jeodch nicht mehr benötigt wird, kannst Du als Administrator*in in der Verwaltung das Standortrecht dieses Standorts für alle für alle Benutzer*innen deaktivieren.

Dadurch ist der Standort für keine Benutzer*in mehr sichtbar.

1.4 Globale Personalnummern verwenden

Sobald Du mit mehreren Standorten arbeitest, musst Du entscheiden, wie die Personalnummern Deiner Mitarbeitenden vergeben werden sollen.

Globale Personalnummern sorgen dafür, dass bei Anlage einer Personalakte alle Standorte geprüft und Personalnummern standortübergreifend nur ein einziges Mal vergeben werden. 

Die standortübergreifende Vergabe von Personalnummern stellst Du unter Benutzer > Verwaltung > Account > Standorte im Reiter Einstellungen ein:

Weitere Informationen zu Personalnummern findest Du hier.

2 Bezirke verwalten

Mehrere Standorte können in e2n als Bezirk zusammengefasst werden. 

Die Gruppierung in Bezirken hat folgende Auswirkungen:

• Unter Controlling > Auswertungen ist das Filtern nach Bezirken, nicht mehr nur nach Standorten möglich.

• Benutzer*innenrechten können nach Bezirken und nicht mehr nur einzelnen Standorten vergeben werden, was etwas Zeit spart.
  

Wenn Du mehrere Standorte in Bezirken zusammenfassen möchtest, aktivierst Du diese Funktion in Deiner Standortverwaltung über den Reiter Bezirke:

Über das blaue Plus legst Du einen neuen Bezirk an. Über den blauen Stift am Ende der jeweiligen Zeile bearbeitest Du einen bestehenden Bezirk.

Nachdem Du einen Bezirk benannt hast, fügst Du ihm die einzelnen Standorte zu, indem Du sie im Dropdown-Menü "Standorte" anhakst und speicherst: