Kommunikation mit dem Lohnbüro

Das Wichtigste in Kürze:

Du kannst Dein Lohnbüro direkt aus e2n heraus informieren.
Das ist beim Personalfragebogen, Monatsabschluss, Dokumentenupload und Austritt von Mitarbeiter*innen möglich.
Voraussetzung ist die hinterlegte Mail-Adresse unter Verwaltung > Lohnabrechnung.

Inhalt:

Wichtig:

Um aus e2n heraus überhaupt mit Deinem Lohnbüro kommunizieren zu können, muss unter Verwaltung > Lohnabrechnung die entsprechende E-Mail-Adresse hinterlegt sein.

1 Personalfragebogen

Du hast eine neue Mitarbeiter*in in e2n angelegt und möchtest nun Dein Lohnbüro darüber in Kenntnis setzen.

Oder es gab Änderungen an einem Personalfragebogen?

In beiden Situationen sendest Du den Personalfragebogen ganz einfach aus e2n an Dein Lohnbüro:

Im Idealfall füllt die Mitarbeiter*in den Personalfragebogen in ihrer e2n me App aus.

Alternativ dazu trägst Du die nötigen Daten manuell in der Personalakte der Mitarbeiter*in ein.
Sind alle wichtigen Daten gepflegt, übermittelst Du sie mit Klick auf den Button Lohnbüro an die hinterlegte Mail-Adresse:

Füge dem Personalfragebogen im sich öffnenden Fenster bei Bedarf noch einen Hinweis hinzu und sende die Mail ab:

Dein Lohnbüro erhält nun eine Mail mit allen im Personalfragebogen gepflegten Daten und Deinem eingegebenen Hinweis.

2 Monat abschließen

Du hast alle Aufgaben zur Vorbereitung der Abrechnung abgeschlossen.

Arbeitszeiten geprüft
Abwesenheiten kontrolliert
Abrechnungsassistenten durchgeführt

Der nächste Schritt ist der Monatsabschluss. Im gleichen Zug informierst Du mit nur einem Haken Dein Lohnbüro:

Das Lohnbüro erhält mit Klick auf Monat abschließen eine Mail , die über den durchgeführten Monatsabschluss informiert.
Sollte Dein Lohnbüro einen eigenen e2n Zugang haben, wissen sie nun, dass Du alle Vorbereitungen getroffen hast und die Abrechnungsdateien gezogen werden können.

3 Dokumente

Legst Du in einer Personalakte ein Dokument an, kannst Du bei Upload ebenfalls Dein Lohnbüro darüber informieren:

Bei dem Dokument kann es sich z.B. um eine Notiz handeln, die Du einerseits in der Personalakte dokumentieren möchtest und die andererseits eine wichtige (Abrechnungs-) Info für das Lohnbüro beinhaltet. Sonderzahlungen sind i.d.R. nicht Teil des Lohnexports, sondern erscheinen nur in der Excel-Abrechnungsdatei. Bekommt das Lohnbüro eine Mail mit z.B. Sonderzahlungen

4 Austritt einer Mitarbeiter*in

Verlässt eine Mitarbeiter*in das Unternehmen, hinterlegst Du das Austrittsdatum unter Personalakte > Einstellungen > Abrechnung und meldest sie somit in e2n ab.

Schicke anschließend den Personalfragebogen inkl. Bemerkung zum Austritt an das Lohnbüro.

Es empfiehlt sich außerdem ein Dokument, wie unter Punkt 3 Dokumente beschrieben, mit allen Infos zu Austritt zu erstellen und ebenfalls ans Lohnbüro zu versenden.
Austrittsinfos können z.B. sein:

Auszahlung von Resturlaubstagen
Verrechnung oder Abrechnung von Jahreskontowerten
Letzter Beschäftigungstag
Infos zu Freistellung o.Ä.