Kommunikation mit dem Lohnbüro

Wie Du am einfachsten welche Informationen mit Deinem Lohnbüro kommunizierst, erfährst Du in diesem Artikel.

 

1 Mitarbeiter anlegen

2 Monat abschließen

3 Abwesenheiten eintragen

4 Änderungen im Personalfragebogen

5 Alle Änderungen als Notiz dokumentieren

6 Austritt eines Mitarbeiters

 

1 Mitarbeiter anlegen

Du hast in e2n einen neuen Mitarbeiter angelegt und möchtest Dein Lohnbüro über diesen in Kenntnis setzen.

Hierfür benötigst Du den ausgefüllten Personalfragebogen des Mitarbeiters.

• Im Idealfall füllt der Mitarbeiter den Personalfragebogen über e2n perso aus.
• Alternativ dazu trägst Du die nötigen Daten in der Personalakte des Mitarbeiters ein.

 

2 Monat abschließen

Du hast alle Aufgaben zur Vorbereitung der Abrechnung abgeschlossen.

• Arbeitszeiten geprüft
• Abwesenheiten kontrolliert
• Abrechnungsassistenten durchgeschaut

Schließe den Monat ab und informiere direkt mit einem Häkchen Dein Lohnbüro. Dein Lohnsachbearbeiter kann sich selbst die Abrechnungen so erstellen und herunterladen, wie sie benötigt werden:

 

3 Abwesenheiten

Grundsätzlich pflegst Du die Abwesenheiten Deiner Mitarbeitenden im Kalender. Im folgenden zeigen wir Dir exemplarisch verschiedene Vorgehensweisen und Besonderheiten bei unterschiedlichen Arten von Abwesenheiten.

Erstellst oder bearbeitest Du Dokumente/Notizen von Mitarbeitenden, kannst Du das entsprechende Häkchen setzen und ganz unkompliziert Dein Lohnbüro informieren:

 

3.1 Urlaub

Trägst Du einer Mitarbeiterin Urlaub im Kalender ein oder genehmigst von ihr beantragte Urlaubstage, landen diese später  entsprechend der hinterlegten Abwesenheitszeit in der Abrechnung. Alles weitere geschieht in der Lohnbuchhaltung.

3.2 Krankheit

Ein Mitarbeiter meldet sich entsprechend der betriebsinternen Regelung krank.

Anschließend lädt er über den Personalzugang seine AU hoch. Hast Du diese in e2n erhalten, hängst Du noch wichtige Bemerkungen an und informierst direkt mit dem Häkchen das Lohnbüro:

Auch die Krankheitstage Deiner Mitarbeitenden landen entsprechend der hinterlegten Abwesenheitszeit in der Abrechnung.

3.3 Kind krank

Hat ein Mitarbeiter eine AU wegen eines kranken Kindes, ist die Information wichtig, wie viele Tage "Kind krank" der Arbeitgeber zahlt.

Trage dies doch direkt als Bemerkung mit ein, wenn Du die Bescheinigung des Mitarbeiters erhalten hast und sende die Info an das Lohnbüro.

Danach trägst Du einfach "Kind krank" im Kalender ein.

3.4 Quarantäne

Wird ein Mitarbeiter in Quarantäne geschickt, gibt es hierzu eine behördliche Anordnung.

Trage dem Mitarbeiter im Kalender den Zeitraum für Quarantäne ein. Lade die Anordnung hoch oder bearbeite die vom Mitarbeiter hochgeladene, setze den Haken "Info an Lohnbüro" und speichere. Fertig!

3.5 alle anderen

Beim Beschäftigungsverbot ist es für die Lohnbuchhaltung wichtig, zu wissen, ob dieses betrieblich, oder ärztlich angeordnet ist.

Lade hierzu dem Mitarbeiter einfach die entsprechende Bescheinigung hoch und sende diese z.B. mit der Bemerkung "ärztlich angeordnet" an Dein Lohnbüro.

 

4 Änderungen im Personalfragebogen

Hat Dir eine Mitarbeiterin einen aktualisierten Personalfragebogen geschickt und Du hast diesen übernommen, informiere über den entsprechenden Button direkt mit entsprechendem Hinweis Dein Lohnbüro.

 

5 Änderungen dokumentieren

Nimmst Du Änderungen an den Mitarbeitereinstellungen vor, welche die Lohnabrechnung betreffen, informiere Dein Lohnbüro am besten mit einer Notiz im Dokumentenbereich des Mitarbeiters.

 

6 Austritt eines Mitarbeiters

Verlässt ein Mitarbeiter das Unternehmen, hinterlege das Austrittsdatum in den Abrechnungseinstellungen des Mitarbeiters. Schicke anschließend den Personalfragebogen inkl. Bemerkung an das Lohnbüro.

Fülle die Kündigungsinformationen für den Mitarbeiter aus, lade sie als Dokument hoch und speichere diese mit dem Häkchen "Info an Lohnbüro" ab.