Abrechnung

Im Bereich Abrechnung führst Du die letzten Schritte durch, welche vor der Abrechnung nötig sind und erstellst schlussendlich Deine Abrechnung in den gewünschten Formaten.

1 Export

2 Kontoausgleiche

3 Überstunden

4 Kurzarbeit


Deine Abrechnungsseite bietet Dir verschiedene Funktionen, um die Datenvorbereitung für Deine Lohnbuchhaltung abzuschließen.

Über die Reiter (Kontoausgleiche, Überstunden und Kurzarbeit) kannst Du bei Bedarf Funktionen ausführen, bevor Du dann abschließend die Abrechnung erstellst.

Unter dem Reiter " Export" erstellst Du Deinen Abrechnungsexport in Form einer Excel-Datei oder schon direkt als Export für die Software, welche Deine Lohnbuchhaltung verwendet.

HINWEIS:
Benötigst Du eine alte Abrechnung, nutze hierfür die Historie.
Durch das Erstellen einer Abrechnung wird der entsprechende Monat erneut durchgerechnet, wodurch es - z.B. wegen veränderter Zuschlagseinstellungen - zu ungewollten Änderungen der Abrechnungsdaten kommen kann.

1 Export

Um eine Abrechnung zu erzeugen, kannst Du folgende Einstellungen* vornehmen.

BEACHTE:
Es stehen nicht alle Optionen für alle Lohnabrechnungsprogramme zur Verfügung!

1.1 Abrechnung

Entscheide Dich, ob Du die Abrechnung für diesen Mandanten, also den Standort, in welchem Du Dich gerade befindet, oder alle Mandanten erstellen willst.

Bei einer Abrechnung für alle Mandanten wird eine *.zip-Datei erstellt, in welcher sich für jeden Standort/ Mandanten ein Ordner mit den entsprechenden Abrechnungsdateien befindet.

1.2 Lohnlauf

Gib an, für welchen Lohnlauf Du die Abrechnung erstellen möchtest.

Welche*r Mitarbeiter*in welchem Lohnlauf angehört, definierst Du in den Abrechnungseinstellungen der Mitarbeiter*innen.

1.3 Export von

Definiere, ob in der Exportdatei alle Daten, nur Zuschläge oder alle Daten außer Zuschlägen enthalten sein sollen.

1.4 Format

Stelle ein, ob die Werte des Exports im Format "HH:MM" oder in dezimal dargestellt werden.

1.5 Monat Jahr

Gib den Zeitraum der zu exportierenden Abrechnung über die Dropdownmenüs an.

1.6 Monat abschließen

Ein Benutzer mit dem Recht "Abrechnung" kann einen Monat abschließen.

HINWEIS:
Bei bestehenden Konflikten wie z.B. offenen oder sich überschneidenden Arbeitszeiten kann ein Monat nicht abgeschlossen werden. In diesem Fall löse zunächst die Konflikte.


Wird ein Monat abgeschlossen, werden alle vorhergehenden Monate ebenfalls abgeschlossen. Als Administrator kannst Du vergangene Monate auch wieder öffnen, indem Du auf das Schloss-Symbol klickst.

Wenn ein Monat abgeschlossen ist, sind folgende Dinge nicht mehr möglich:

  • Arbeitszeiten bearbeiten, anlegen oder löschen
  • Abwesenheiten eintragen oder löschen
  • Kontoausgleiche, Überstunden, Vorschüsse etc. eintragen oder verändern
  • Monatskonten bearbeiten
    • rückwirkende Änderungen der Abrechnungs- und Abwesenheitseinstellungen (unter Mitarbeiter > Einstellungen > Abrechnung -> Monats-/ Wochenkonten rückwirkend ändern) können nicht auf abgeschlossene Monate angewendet werden

        Abrechnungen bleiben natürlich für alle Monate möglich.

        2 Kontoausgleiche

        Unter gleichnamigem Reiter erreichst Du Deinen Assistenten für "Kontoausgleiche". Hier führst Du vor Erstellen der Abrechnung für Stundenlöhner mit Monatskonten die gewünschten Kontoausgleiche durch.

        Auf einen Blick siehst Du, welcher Jahreswert aktuell besteht und wie hoch SOLL und IST im angezeigten Monat sind.

        Den durch den Assistenten vorgeschlagenen Wert speicherst Du, indem Du auf die blaue Diskette klickst. Zuvor lässt sich der Wert natürlich auch bearbeiten, ebenso wie das Datum des Ausgleichs.

        HINWEIS:
        Ein Kontoausgleich, welcher zur Überschreitung des SOLLs führt, hat keinen/ nur bedingten Effekt, da das SOLL beim Stundenlöhner als maximaler Auszahlungsbetrag fungiert.

        Bei Bedarf kannst Du das SOLL im jeweiligen Monatskonto des Mitarbeiters oder der Mitarbeiterin bearbeiten.

        3 Überstunden

        Unter dem entsprechenden Reiter erreichst Du Deinen Assistenten für "Überstunden". Hier führst Du vor Erstellen der Abrechnung für Deine Gehaltsempfänger mit Arbeitszeitkonten gewünschte Überstundenauszahlungen durch.

        Auf einen Blick siehst Du die aktuellen Überstundenstände (Jahreswerte) und die hinterlegten SOLL-Werte der Monats- oder Wochenkonten.

        Datum und Betrag der Überstundenauszahlung lassen sich anpassen. Durch einen Klick auf die blaue Diskette speicherst Du den jeweiligen Kontoausgleich.


        4 Kurzarbeit

        In Deinem Assistenten für Kurzarbeit führst Du im Falle von Kurzarbeit vor Erstellung der Abrechnung eine Neuberechnung durch.

        Entsprechend der jeweils bei den Mitarbeitern*innen hinterlegten Berechnung der Ausfallzeit wird diese anhand der SOLL- und IST-Stunden durchgerechnet.

        HINWEIS:
        Bei wöchentlicher/ monatlicher Ausfallzeitberechnung werden auf dem Jahreskonto bestehende "Überstundenstände" berücksichtig, also von der errechneten Ausfallzeit abgezogen.


        Weitere Informationen zum Thema Kurzarbeit findest Du hier.