Abrechnung

Im Bereich Abrechnung führst Du die letzten Schritte durch, welche vor der Abrechnung nötig sind, schließt den Monat ab und erstellst schlussendlich Deine Abrechnung in den gewünschten Formaten.

1 Abrechnungsseite

2 Prozess einer Abrechnung

3 Abrechnungsexport

4 Abrechnungsassistenten

1 Abrechnungsseite

Deine Abrechnungsseite erreichst Du unter > Abrechnung. Sie bietet Dir verschiedene Funktionen, um die Datenvorbereitung für Deine Lohnbuchhaltung abzuschließen.

Über die Reiter Kontoausgleiche, Überstunden und Kurzarbeit erreichst Du bei Bedarf die benötigten Assistenten vor der Abrechnung.

Unter dem Reiter " Export" schließt Du den Monat ab und erstellst Deinen Abrechnungsexport für Excel oder auch direkt als Export für die verwendete Lohnsoftware.

HINWEIS:
Benötigst Du eine alte Abrechnung, ziehe einfach die zuletzt erstellte aus der Historie.
Durch das Erstellen einer Abrechnung wird der entsprechende Monat erneut durchgerechnet, wodurch es – z.B. wegen veränderter Zuschlagseinstellungen – zu ungewollten Änderungen der Abrechnungsdaten kommen kann.

2 Prozess einer Abrechnung

Die korrekte Abrechnung eines Monats beginnt bereits mit der Einrichtung des Accounts und endet in E2N mit den erstellten Abrechnungsexporten. Eine saubere Datenpflege reduziert Deinen Arbeitsaufwand auf ein Minimum und lässt keine Fehlerquellen aufkommen.

Die folgenden Schritte setzen bei der Datenpflege des Monats an, welchen Du abrechnen willst.

Hast Du Fragen zur Einrichtung des Accounts, Änderungen der Einstellungen oder zum Anlegen der Mitarbeiter, wirf einen Blick in die jeweiligen Artikel oder wende Dich an Dein Customer Success Team.

E2N TIPP:

Mit den Fünf Goldenen As der Abrechnung hast Du leichtes Spiel:

  • Arbeitszeiten prüfen
  • Abwesenheiten kontrollieren
  • Abrechnungsassistenten nutzen
  • Abschluss des Monats durchführen
  • Abrechnung erstellen

2.1 Durch korrekte Datenpflege Nacharbeit minimieren

Als ersten Schritt kontrolliere in regelmäßigen Abständen die von den Mitarbeitern erfassten Arbeitszeiten. Den passenden Zeitraum wählst Du natürlich selbst. Bedenke jedoch, dass die vergessene Arbeitszeit dem Mitarbeiter am Ende des Monats womöglich schwerer einfallen wird.

Einmal täglich in die Arbeitszeitenübersicht des Vortages zu schauen, ist sehr zu empfehlen.

2.2 Konflikte lösen

Die Konflikte erreichst Du unter > mehr > Konflikte.

Hier siehst Du sämtliche unvollständigen Arbeits- und Pausenzeiten des abzurechnenden Monats ebenso, wie Überschneidungen von Daten.

Fahre mit der Maus über das Konflikt Icon und Du erhältst eine Information über die Art des Konflikts (z.B. unvollständige Arbeitszeit). Je nach Konflikt löst Du ihn über den blauen Stift, oder an der entsprechenden Stelle in der Software.

Mögliche Konflikte sind:

  • unvollständige Arbeitszeit:
    E2N schlägt Dir beim Bearbeiten Beginn- oder Endzeit aus dem Dienstplan vor, sofern vorhanden.
  • Überschneidung mehrerer Arbeitszeiten:
    Lösche eine der beiden und korrigiere bei Bedarf die verbliebene Arbeitszeit.
  • Abwesenheit und Arbeitszeit am selben Tag:
    passe die Abwesenheit individuell an, sodass kein Konflikt mehr entsteht
    oder lösche entweder Arbeitszeit oder Abwesenheit
  • Fehlende Qualifikation des Mitarbeiters:
    vergib die notwendigen Qualifikationen oder passe den Arbeitsbereich der Arbeitszeit an (sofern sinnvoll)

Überprüfe im Kalender die Richtigkeit der Abwesenheiten.

  • sind alle Abwesenheiten eingetragen
  • werden diese richtig berechnet
  • sollten Abwesenheiten gelöscht werden

2.3 Abrechnungsassistenten nutzen

Führe je nach Notwendigkeit oder Bedarf die durch die Abrechnungsassistenten (Kontoausgleiche, Überstunden, Kurzarbeit) vorgeschlagenen Aktionen durch.

Kontoausgleiche:

Haben Deine Mitarbeiter*innen noch Rückstellungen aus den Vormonaten offen (z.B. Minijobber), welche Du auszahlen solltest?

  • E2N schlägt Dir bereits den passenden Betrag vor für die Stundenlöhner vor, welche einen Jahreskontostand haben und unter dem maximalen Auszahlungsbetrag liegen

Überstunden:

Wenn bei Gehaltsempfängern Überstunden ausbezahlt werden sollen, können diese im Assistenten ausgeführt werden.

  • E2N filtert in diesem Assistenten nur die Mitarbeiter heraus, welche Überstundenstände haben.

Kurzarbeit:

Sofern Kurzarbeit im Kalender eingetragen ist, kann im Assistenten nochmal die Ausfallzeit „neu berechnet“ und überprüft werden.

2.4 Monat abschließen

Damit nach der Erstellung der Abrechnung nichts mehr geändert werden kann, muss der Benutzer mit administrativen Rechten den abzurechnenden Monat mit dem gelben Schloss abschließen.

  • Der Monat kann nachträglich durch einen Administrator wieder geöffnet werden. Dies sollte dann aber eine Nachberechnung in der Lohnbuchhaltung nach sich ziehen.

2.5 Abrechnung erstellen

Je nach Bedarf die Abrechnung nach Excel oder in die benötigte Lohnsoftware exportieren, im besten Fall beides.

3 Abrechnungsexport

Um eine Abrechnung zu erzeugen, nimm folgende Einstellungen vor.

BEACHTE:
Es stehen nicht alle Optionen für alle Lohnabrechnungsprogramme zur Verfügung!

3.1 Abrechnung

Entscheide Dich, ob Du die Abrechnung für diesen Mandanten, also den Standort, in welchem Du Dich gerade befindet, oder alle Mandanten erstellen willst.

Bei einer Abrechnung für alle Mandanten wird eine *.zip-Datei erstellt, in welcher sich für jeden Standort/ Mandanten ein Ordner mit den entsprechenden Abrechnungsdateien befindet.

3.2 Lohnlauf

Gib an, für welchen Lohnlauf Du die Abrechnung erstellen möchtest.

Welche*r Mitarbeiter*in welchem Lohnlauf angehört, definierst Du in den Abrechnungseinstellungen der Mitarbeiter*innen.

3.3 Export von

Definiere, ob in der Exportdatei alle Daten, nur Zuschläge oder alle Daten außer Zuschlägen enthalten sein sollen.

3.4 Format

Stelle ein, ob die Werte des Exports im Format "HH:MM" oder in dezimal dargestellt werden.

3.5 Monat Jahr

Gib den Zeitraum der zu exportierenden Abrechnung über die Dropdownmenüs an.

3.6 Monat abschließen

Ein Benutzer mit dem Recht "Abrechnung" kann einen Monat abschließen.

HINWEIS:
Bei bestehenden Konflikten wie z.B. offenen oder sich überschneidenden Arbeitszeiten kann ein Monat nicht abgeschlossen werden. In diesem Fall löse zunächst die Konflikte.


Wird ein Monat abgeschlossen, werden alle vorhergehenden Monate ebenfalls abgeschlossen. Als Administrator kannst Du vergangene Monate auch wieder öffnen, indem Du auf das Schloss-Symbol klickst.

Wenn ein Monat abgeschlossen ist, sind folgende Dinge nicht mehr möglich:

  • Arbeitszeiten bearbeiten, anlegen oder löschen
  • Abwesenheiten eintragen oder löschen
  • Kontoausgleiche, Überstunden, Vorschüsse etc. eintragen oder verändern
  • Monatskonten bearbeiten
  • rückwirkende Änderungen der Abrechnungs- und Abwesenheitseinstellungen (unter Mitarbeiter > Einstellungen > Abrechnung -> Monats-/ Wochenkonten rückwirkend ändern) können nicht auf abgeschlossene Monate angewendet werden

    4 Abrechnungsassistenten

    4.1 Kontoausgleiche

    Unter dem gleichnamigen Reiter erreichst Du Deinen Assistenten für Kontoausgleiche.

    Hier führst Du vor Erstellen der Abrechnung für Stundenlöhner mit Monatskonten die gewünschten Kontoausgleiche durch.

    Auf einen Blick siehst Du, welcher Jahreswert aktuell besteht und wie hoch SOLL und IST im angezeigten Monat sind.

    Den durch den Assistenten vorgeschlagenen Wert speicherst Du, indem Du auf die blaue Diskette klickst. Zuvor lässt sich der Wert natürlich auch bearbeiten, ebenso wie das Datum des Ausgleichs.

    HINWEIS:
    Ein Kontoausgleich, welcher zur Überschreitung des SOLLs führt, hat keinen/ nur bedingten Effekt, da das SOLL beim Stundenlöhner als maximaler Auszahlungsbetrag fungiert.

    Bei Bedarf kannst Du das SOLL im jeweiligen Monatskonto des Mitarbeiters oder der Mitarbeiterin bearbeiten.

    4.2 Überstunden

    Unter dem entsprechenden Reiter erreichst Du Deinen Assistenten für Überstunden.

    Hier führst Du vor Erstellen der Abrechnung für Deine Gehaltsempfänger mit Arbeitszeitkonten gewünschte Überstundenauszahlungen durch.

    Auf einen Blick siehst Du die aktuellen Überstundenstände (Jahreswerte) und die hinterlegten SOLL-Werte der Monats- oder Wochenkonten.

    Datum und Betrag der Überstundenauszahlung lassen sich anpassen. Durch einen Klick auf die blaue Diskette speicherst Du den jeweiligen Kontoausgleich.


    4.3 Kurzarbeit

    In Deinem Assistenten für Kurzarbeit führst Du im Falle von Kurzarbeit vor der Erstellung der Abrechnung eine Neuberechnung durch.

    Entsprechend der jeweils bei den Mitarbeitern hinterlegten Berechnung der Ausfallzeit wird diese anhand der SOLL- und IST-Stunden durchgerechnet.

    HINWEIS:
    Bei wöchentlicher/ monatlicher Ausfallzeitberechnung werden auf dem Jahreskonto bestehende "Überstundenstände" berücksichtig, also von der errechneten Ausfallzeit abgezogen.


    Weitere Informationen zum Thema Kurzarbeit findest Du hier.