Hinterlege in den Abwesenheitseinstellungen Deiner Mitarbeitenden zwei vertraglich festgelegte Werte, um deren Abwesenheiten korrekt zu verwalten.
1 Der Jahresurlaub
Die Abwesenheitseinstellungen Deiner Mitarbeitenden erreichst Du unter > Mitarbeiter > Einstellungen > Abwesenheiten. Hier trägst Du den Jahresurlaubsanspruch entsprechend des vorliegenden Arbeitsvertrages ein:
Im Urlaubskonto selbst nimmst Du bei Bedarf nachträglich für die einzelnen Jahre Anpassungen vor. Für Aushilfen rechnet Dir e2n als Richtwert den gesetzlichen Mindestanspruch im Urlaubskonto automatisch aus.
Beachte:
Tritt ein Mitarbeiter im laufenden Jahr ein oder aus, werden das Ein- und Austrittsdatum berücksichtigt und der Jahresurlaub wird für das Jahr automatisch anteilig berechnet. e2n geht hier entsprechend dem Zwölftelungsprinzip vor.
Gelten in Deinem Unternehmen andere Regelungen, passe den Anspruch im Urlaubskonto manuell an.
2 Die Abwesenheitszeit
Die Abwesenheitszeit definiert, mit wie vielen Stunden die im Kalender eingetragenen bewerteten Abwesenheiten abgerechnet werden.
In den Abwesenheitseinstellungen des Mitarbeiters stellst Du die Art der Berechnung der Abwesenheitszeit ein. Klicke hierzu auf den blauen Stift in der Mittleren Kachel.
Abwesenheiten trägst Du über den Kalender des Mitarbeiters ein.
1.1 Feste Abwesenheitszeit
Um die feste Abwesenheitszeit (Urlaub, Krankheit, etc.) eines Mitarbeiters zu bestimmen, braucht es zwei Werte. Die zu leistenden Wochenstunden (Sollstunden) und die Anzahl der Arbeitstage. Teilst Du nun die Wochenstunden durch die Arbeitstage, erhältst Du die Zeit, mit der eine Abwesenheit bewertet wird.
Beispiel:
Eine Mitarbeiterin mit Festgehalt hat ein Wochensoll von 40 Stunden zu leisten. Um dies zu erfüllen, stehen ihr fünf Tage in der Woche zur Verfügung. Ihre Abwesenheit wird also mit 8 Stunden pro Tag bewertet.
1.2 Dynamische Abwesenheitszeit
Alternativ kann die Bewertung auf "dynamisch" gestellt werden. Dann werden die letzten 13 Wochen vor dem Abrechnungszeitraum betrachtet. Die Berechnung findet statt, wenn die Abrechnung erstellt wird. Die durchschnittliche Arbeitszeit kannst Du mittels zwei verschiedener Wege berechnen:
1.2.1 Tagesdurchschnitt
Es gibt keine feste Stundenanzahl. Die Abwesenheitszeit wird aufgrund der durchschnittlichen Arbeitszeit pro Arbeitstag (der letzten 13 Kalenderwochen vor dem Abrechnungszeitraum) bestimmt. Diese Option ist in Verbindung mit einem Wochenkonto nicht verfügbar.
Beispiel:
Ein Mitarbeiter hat (in den letzten 13 Kalenderwochen vor Abrechnungszeitraum) an 26 Arbeitstagen insgesamt 162,5 Stunden gearbeitet. Eine Abwesenheit in diesem Zeitraum wird mit 6,25 Stunden bewertet.
1.2.2 Wochendurchschnitt
Beim Wochendurchschnitt wird die durchschnittliche Arbeitszeit pro Woche (der letzten 13 Kalenderwochen vor dem Abrechnungszeitraum) auf die Arbeitstage verteilt. Liegt das Eintrittsdatum des Mitarbeiters noch keine 13 Kalenderwochen vor Abrechnungszeitraum zurück, kannst Du eine Start-Abwesenheitszeit definieren.
Beispiel:
Eine Mitarbeiterin hat (innerhalb der letzten 13 Kalenderwochen vor Abrechnungszeitraum) an 26 Tagen 162,5 Stunden gearbeitet. Durchschnittlich arbeitete sie 12,5 Stunden pro Woche. Bei einer 5-Tage-Woche ergibt sich eine Abwesenheitszeit von 2,5 Stunden.
1.2.3 12-Monatsdurchschnitt
Beim 12-Monatsdurchschnitt wird die durchschnittliche tägliche Arbeitszeit der letzten 12 Monate vor dem Abrechnungszeitraum errechnet.
Beispiel:
Ein Mitarbeiter arbeitete (innerhalb der letzten 12 Monate vor Abrechnungszeitraum) an 234 Tagen insgesamt 1111,5 Stunden. Durchschnittlich ergibt das 4,75 Stunden pro Tag.