Du hast Dein Onboarding mit unserem Sales Team erfolgreich absolviert und startest nun in die Alltagsarbeit mit e2n? Hier findest Du die wichtigsten Aufgaben für den Beginn.
1 Personalakten verwalten
1.1 Zuständigkeiten klären
Gibt es in Deinem Unternehmen mehrere Personen mit e2n Manager-Zugang, haben diese eventuell auch unterschiedliche Aufgaben in e2n.
Für diese unterschiedlichen Aufgaben sind unterschiedliche Benutzerrechte nötig. Entsprechend den Aufgaben, die eine Person übernehmen soll, legst Du deren Benutzer-Zugang an.
Das tust Du für jede Person einzeln oder mit Hilfe vorab definierter Rollen.
Das können beispielsweise die Personalabteilung, Abteilungsleiter, Filialleiter, District Manager oder ähnliche Positionen sein.
1.2 Personalakten anlegen
Pflege in die Personalakten möglichst viele Vertragsvereinbarungen der einzelnen Mitarbeitenden ein. Je mehr Informationen der Software vorliegen, desto umfänglicher kannst Du sie nutzen und desto effizienter mit ihr arbeiten.
e2n Tipp:
Halte Dich an die drei goldenen As, damit Deine Personalakten korrekt angelegt sind und die Software alle nötigen Informationen und Berechnungsgrundlagen hat:
- Allgemeines
- Abrechnung
- Abwesenheiten
1.3 Personalfragebogen ausfüllen lassen
Du hast die Personalakten Deiner Mitarbeitenden angelegt.
Als nächstes schaltest Du deren Personalzugänge für e2n perso frei:
Gehe dafür zu > Mitarbeiter > Personalakte > Einstellungen > Personalzugang.
Unter > Mitarbeiter > Personalakte > Personalfragebogen > Antrag forderst Du Deine Mitarbeitenden auf, den Fragebogen direkt in ihrem Personalzugang auszufüllen und an Dich zurücksenden. Nach Kontrolle der Daten übernimmst Du diese mit einem Klick in die Personalakte.
1.4 Abwesenheiten verwalten (Urlaubskalender)
Deine Mitarbeitenden beantragen ihren Urlaub oder andere von Dir aktivierte Abwesenheiten ganz einfach in ihrem Personalzugang unter > Abwesenheiten > Anträge .
Ein Abwesenheitsantrag wird Dir im Kalender als Benachrichtigungs-Icon (Glöckchen) signalisiert. Wähle den entsprechenden Antrag aus und Du landest im passenden Monat, um den (blinkenden) Antrag zu genehmigen oder abzulehnen.
Abschließend erhält der Mitarbeiter eine Push-Benachrichtigung mit Info über den genehmigten oder abgelehnten Antrag.
2 Dienstplan schreiben
1.1 Zuständigkeiten klären
Wer schreibt den Dienstplan?
- Zentraler Dienstplaner, Betriebsleiter, Filialleiter, Abteilungsleiter
Die Dienstplanung erfolgt wie im Onboarding erklärt.
- Schaue Dir gerne nochmal unser Webinar zur Dienstplanung an.
1.2 Wünsche Deiner Mitarbeitenden
Mitarbeitende haben, nach entsprechender Einstellung in Deinem Manager-Zugang, die Möglichkeit, Dir vor der Einteilung im Dienstplan mitzuteilen, wie sie arbeiten möchten (in e2n perso unter > Verfügbarkeiten).
1.3 Abwesenheiten im Dienstplan
Blende Dir die Abwesenheiten, welche unter > Kalender eingetragen oder genehmigt wurden, im Dienstplan ein.
Nutze bei der Dienstplanung zusätzlich Abwesenheiten wie zum Beispiel „Freier Tag“ oder „Überstundenabbau“.
1.4 Änderungen in freigegebenem Dienstplan
Hast Du den fertigen Dienstplan für Deine Mitarbeitenden in e2n perso freigegeben, musst Du bei Bedarf lediglich kleine Korrekturen durchführen:
- Plane zum Beispiel im Krankheitsfall rechtzeitig um
- Kommt ein Mitarbeiter außerplanmäßig/spontan früher, ist keine Anpassung im Dienstplan notwendig.
Hinweis:
Für die Abrechnung zählen die Zeiterfassung, die Abwesenheiten im Kalender und die Kontoausgleiche.
Dienstplanänderungen haben hier keinen Effekt.
3 Arbeitszeiten erfassen
3.1 Stempelmethoden
Sobald Mitarbeitende angelegt wurden, können sie mit ihrem Token Arbeitszeiten erfassen. Diesen hinterlegst Du unter > Mitarbeiter > Personalakte > Allgemeines im entsprechenden Feld.
Das Stempeln funktioniert dann je nach verwendeter Methode
- mittels Finger oder Token an einem Terminal
- durch Eingabe der Token-Nummer am Tablet
- via mobiler Zeiterfassung über Smartphone in der e2n perso App.
Tipp:
Die Arbeitszeiten Deiner Mitarbeitenden sollten täglich beziehungsweise in kurzen regelmäßigen Abständen kotrolliert werden.
3.2 Abgleich mit dem Dienstplan
Der Mitarbeitender stempelt sich zu Beginn ein und zum Ende der Schicht am Gerät aus. Weichen die Stempelzeiten vom Dienstplan ab, kannst Du einstellen, dass die Software automatische Korrekturen durchführen soll.
- Einstellungen „Beginn und Ende nach Dienstplan“: Kommt ein Mitarbeitender zu früh oder beendet später die Arbeit, werden die Stempelzeiten mit den im Dienstplan vorgesehenen Zeiten überschrieben.
3.3 Antrag auf unvollständige Arbeitszeit
Vergisst ein Mitarbeitender eine Arbeitszeiten zu stempeln, stellt er*sie über den Personalzugang einen Antrag auf Vervollständigung der Arbeitszeit (in e2n perso unter > Arbeitszeiten über das entsprechende Icon).
3.4 Berechtigte Abweichungen vom Dienstplan
Kommt ein Mitarbeitender berechtigt oder abgesprochen früher oder beendet später als geplant die Arbeit
- passt die Abteilungsleitung entweder über den Manager-Zugang die Arbeitszeit direkt manuell an
(unter > Arbeitszeiten über den blauen Stift der jeweiligen Arbeitszeit) - oder der Mitarbeitender stempelt nicht ein/aus, sondern stellt stattdessen einen Antrag auf Vervollständigung der Arbeitszeit
4 Abrechnung erstellen
e2n Tipp:
Befolge nach dem Ende eines Monats die fünf goldenen As und die Abrechnung wird ein Kinderspiel.
- Arbeitszeiten prüfen
- Abwesenheiten kontrollieren
- Abrechnungsassistenten durchschauen
- Abschluss des Monats
- Abrechnung erstellen
4.1 Arbeitszeiten prüfen (Konflikte)
Unter dem großen Menüpunkt > mehr > Konflikte siehst Du sämtliche unvollständigen Arbeits- und Pausenzeiten des abzurechnenden Monats. Fahre mit der Maus auf das vor dem Konflikt stehende Symbol und Du erhältst eine Information über die Art des Konflikts (zum Beispiel unvollständige Arbeitszeit).
Je nach Konflikt löst Du ihn über den blauen Stift, oder aber an der entsprechenden Stelle in der Software.
Mögliche Konflikte sind:
- unvollständige Arbeitszeit:
e2n schlägt Dir hier Beginn- oder Endzeit aus dem Dienstplan vor, sofern vorhanden - Überschneidung mehrerer Arbeitszeiten:
Lösche eine der beiden und korrigiere bei Bedarf die verbliebene Arbeitszeit
- Abwesenheit und Arbeitszeit am selben Tag:
Passe die Abwesenheit individuell an, sodass kein Konflikt mehr entsteht oder lösche entweder Arbeitszeit oder Abwesenheit
- Fehlende Qualifikation des Mitarbeiters:
Vergib die notwendigen Qualifikationen oder passe den Arbeitsbereich der Arbeitszeit an (sofern sinnvoll)
4.2 Abwesenheiten kontrollieren
Überprüfe im Kalender die Richtigkeit der Abwesenheiten:
- Sind alle Abwesenheiten eingetragen?
- Werden diese richtig berechnet?
- Sollten Abwesenheiten gelöscht werden?
4.3 Abrechnungsassistenten durchschauen
Führe je nach Notwendigkeit oder Bedarf die von den Abrechnungsassistenten (Kontoausgleiche, Überstunden, Kurzarbeit) vorgeschlagenen Aktionen durch.
Kontoausgleiche:
Haben Deine Mitarbeitenden noch Rückstellungen aus den Vormonaten offen (z.B. Minijobber), welche Du auszahlen solltest?
- e2n schlägt Dir bereits den passenden Betrag vor für die Stundenlöhner vor, welche einen Jahreskontostand haben und unter dem maximalen Auszahlungsbetrag liegen
Überstunden:
Wenn bei Gehaltsempfängern Überstunden ausbezahlt werden sollen, können diese im Assistenten ausgeführt werden.
- e2n filtert in diesem Assistenten nur die Mitarbeiter heraus, welche Überstundenstände haben.
Kurzarbeit:
Sofern Kurzarbeit im Kalender eingetragen ist, kann im Assistenten nochmal die Ausfallzeit „neu berechnet“ und überprüft werden.
4.4 Abschluss des Monats durchführen
Damit nach der Erstellung der Abrechnung nichts mehr geändert werden kann, muss der Benutzer mit administrativen Rechten den abzurechnenden Monat mit dem gelben Schloss abschließen.
- Der Monat kann nachträglich durch einen Administrator wieder geöffnet werden. Dies sollte dann aber eine Nachberechnung in der Lohnbuchhaltung nach sich ziehen.
4.5 Abrechnung erstellen
Je nach Bedarf die Abrechnung nach Excel oder in die benötigte Lohnsoftware exportieren, im besten Fall beides.