Start mit e2n

Du hast Dein Onboarding mit unserem Sales Team erfolgreich absolviert und startest nun in die Alltagsarbeit mit e2n? Hier findest Du die wichtigsten Aufgaben für den Beginn.

1 Mitarbeiter verwalten

2 Dienstplan schreiben

3 Arbeitszeiten erfassen

4 Abrechnung erstellen

1 Mitarbeiter verwalten

1.1 Zuständigkeiten klären

Damit Du entsprechende Rechte vergeben kannst, solltest Du vorab festlegen, welche/r Benutzer zukünftig Deine Mitarbeitenden verwalten soll. 

Das können beispielsweise die Personalabteilung, Abteilungsleiter, Filialleiter oder ähnliche Positionen sein.

1.2 Mitarbeiter anlegen

E2N TIPP:

Halte Dich stets an die drei goldenen As, damit Deine Mitarbeitenden korrekt angelegt sind und e2n alle nötigen Informationen und Berechnungsgrundlagen hat:

  • Allgemeines
  • Abrechnung
  • Abwesenheiten

1.3 Personalfragebogen ausfüllen lassen

Schalte Deinen Mitarbeitenden nach dem Anlegen ihren Personalzugang für e2n perso frei. Das machst Du unter > Mitarbeiter > Einstellungen > Personalzugang

Unter > Mitarbeiter > Personalakte > Personalfragebogen > Antrag forderst Du Deine Mitarbeitenden auf, den Fragebogen direkt über ihren Personalzugang (Browser oder App) auszufüllen und an Dich zurücksenden. Nach Kontrolle der Daten übernimmst Du diese mit einem Klick in die Mitarbeiterakte.

Mit der Funktion „Sofortmeldung“ (kostenpflichtig) schickst Du diese bei Bedarf auch gleich ab.

1.4 Abwesenheiten verwalten (Urlaubskalender)

Deine Mitarbeitenden beantragen ihren Urlaub oder andere von Dir aktivierte Abwesenheiten ganz einfach in ihrem Personalzugang unter > Abwesenheiten > Anträge .

Ein Abwesenheitsantrag wird Dir im Kalender als Benachrichtigungs-Icon (Glöckchen) signalisiert. Wähle den entsprechenden Antrag aus und Du landest im passenden Monat, um den (blinkenden) Antrag zu genehmigen oder abzulehnen.

Abschließend erhält der Mitarbeiter eine Push-Benachrichtigung mit Info über den genehmigten oder abgelehnten Antrag.

2 Dienstplan schreiben

1.1 Zuständigkeiten klären

Wer schreibt den Dienstplan?

  • Zentraler Dienstplaner, Betriebsleiter, Filialleiter, Abteilungsleiter

Die Dienstplanung erfolgt wie im Onboarding erklärt.

1.2 Wünsche der Mitarbeitenden

Mitarbeitende haben, nach entsprechender Einstellung in Deinem Manager-Zugang, die Möglichkeit, Dir vor der Einteilung im Dienstplan mitzuteilen, wie sie arbeiten möchten (in e2n perso unter > Verfügbarkeiten).

1.3 Abwesenheiten im Dienstplan

Blende Dir die Abwesenheiten, welche unter > Kalender eingetragen oder genehmigt wurden, im Dienstplan ein.

Nutze bei der Dienstplanung zusätzlich Abwesenheiten wie zum Beispiel „Freier Tag“ oder „Überstundenabbau“.

1.4 Änderungen in freigegebenem Dienstplan

Hast Du den fertigen Dienstplan für Deine Mitarbeitenden in e2n perso freigegeben, musst Du bei Bedarf lediglich kleine Korrekturen durchführen:

  • Plane zum Beispiel im Krankheitsfall rechtzeitig um
  • Kommt ein Mitarbeiter außerplanmäßig/spontan früher, ist keine Anpassung im Dienstplan notwendig.

Hinweis:

Für die Abrechnung zählen die Zeiterfassung, die Abwesenheiten im Kalender und die Kontoausgleiche.

Dienstplanänderungen haben hier keinen Effekt.

 

3 Arbeitszeiten erfassen

3.1 Stempelmethoden

Sobald Mitarbeitende angelegt wurden, können sie mit ihrem Token Arbeitszeiten erfassen. Diesen hinterlegst Du unter > Mitarbeiter > Personalakte > Allgemeines im entsprechenden Feld.

Das Stempeln funktioniert dann je nach verwendeter Methode

  • mittels Finger oder Token an einem Terminal
  • durch Eingabe der Token-Nummer am Tablet
  • via mobiler Zeiterfassung über Smartphone in der e2n perso App.

Tipp:

Die Arbeitszeiten Deiner Mitarbeitenden sollten täglich beziehungsweise in kurzen regelmäßigen Abständen kotrolliert werden.

3.2 Abgleich mit dem Dienstplan

Der Mitarbeitender stempelt sich zu Beginn ein und zum Ende der Schicht am Gerät aus. Weichen die Stempelzeiten vom Dienstplan ab, kannst Du einstellen, dass die Software automatische Korrekturen durchführen soll.

  • Einstellungen „Beginn und Ende nach Dienstplan“: Kommt ein Mitarbeitender zu früh oder beendet später die Arbeit, werden die Stempelzeiten mit den im Dienstplan vorgesehenen Zeiten überschrieben.

3.3 Antrag auf unvollständige Arbeitszeit

Vergisst ein Mitarbeitender eine Arbeitszeiten zu stempeln, stellt er*sie über den Personalzugang  einen Antrag auf Vervollständigung der Arbeitszeit (in e2n perso unter > Arbeitszeiten über das entsprechende Icon).

3.4 Berechtigte Abweichungen vom Dienstplan

Kommt ein Mitarbeitender berechtigt oder abgesprochen früher oder beendet später als geplant die Arbeit

  • passt die Abteilungsleitung entweder über den Manager-Zugang die Arbeitszeit direkt manuell an
    (unter > Arbeitszeiten über den blauen Stift der jeweiligen Arbeitszeit)
  • oder der Mitarbeitender stempelt nicht ein/aus, sondern stellt stattdessen einen Antrag auf Vervollständigung der Arbeitszeit

4 Abrechnung erstellen

E2N TIPP:

Befolge nach dem Ende eines Monats die fünf goldenen As und die Abrechnung wird ein Kinderspiel.

  • Arbeitszeiten prüfen
  • Abwesenheiten kontrollieren
  • Abrechnungsassistenten durchschauen
  • Abschluss des Monats
  • Abrechnung erstellen

4.1 Arbeitszeiten prüfen (Konflikte)

Unter dem großen Menüpunkt > mehr > Konflikte siehst Du sämtliche unvollständigen Arbeits- und Pausenzeiten des abzurechnenden Monats. Fahre mit der Maus auf das vor dem Konflikt stehende Symbol und Du erhältst eine Information über die Art des Konflikts (zum Beispiel unvollständige Arbeitszeit).
Je nach Konflikt löst Du ihn über den blauen Stift, oder aber an der entsprechenden Stelle in der Software.

Mögliche Konflikte sind:

  • unvollständige Arbeitszeit:
    e2n schlägt Dir hier Beginn- oder Endzeit aus dem Dienstplan vor, sofern vorhanden
  • Überschneidung mehrerer Arbeitszeiten:
    Lösche eine der beiden und korrigiere bei Bedarf die verbliebene Arbeitszeit
  • Abwesenheit und Arbeitszeit am selben Tag:
    Passe die Abwesenheit individuell an, sodass kein Konflikt mehr entsteht oder lösche entweder Arbeitszeit oder Abwesenheit
  • Fehlende Qualifikation des Mitarbeiters:
    Vergib die notwendigen Qualifikationen oder passe den Arbeitsbereich der Arbeitszeit an (sofern sinnvoll)

4.2 Abwesenheiten kontrollieren

Überprüfe im Kalender die Richtigkeit der Abwesenheiten:

  • Sind alle Abwesenheiten eingetragen?
  • Werden diese richtig berechnet?
  • Sollten Abwesenheiten gelöscht werden?

4.3 Abrechnungsassistenten durchschauen

Führe je nach Notwendigkeit oder Bedarf die von den Abrechnungsassistenten (Kontoausgleiche, Überstunden, Kurzarbeit) vorgeschlagenen Aktionen durch.

Kontoausgleiche:

Haben Deine Mitarbeitenden noch Rückstellungen aus den Vormonaten offen (z.B. Minijobber), welche Du auszahlen solltest?

  • e2n schlägt Dir bereits den passenden Betrag vor für die Stundenlöhner vor, welche einen Jahreskontostand haben und unter dem maximalen Auszahlungsbetrag liegen

Überstunden:

Wenn bei Gehaltsempfängern Überstunden ausbezahlt werden sollen, können diese im Assistenten ausgeführt werden.

  • e2n filtert in diesem Assistenten nur die Mitarbeiter heraus, welche Überstundenstände haben.

Kurzarbeit:

Sofern Kurzarbeit im Kalender eingetragen ist, kann im Assistenten nochmal die Ausfallzeit „neu berechnet“ und überprüft werden.

4.4 Abschluss des Monats durchführen

Damit nach der Erstellung der Abrechnung nichts mehr geändert werden kann, muss der Benutzer mit administrativen Rechten den abzurechnenden Monat mit dem gelben Schloss abschließen.

  • Der Monat kann nachträglich durch einen Administrator wieder geöffnet werden. Dies sollte dann aber eine Nachberechnung in der Lohnbuchhaltung nach sich ziehen.

4.5 Abrechnung erstellen

Je nach Bedarf die Abrechnung nach Excel oder in die benötigte Lohnsoftware exportieren, im besten Fall beides.