Start mit E2N

Du hast Dein Onboarding erfolgreich abgeschlossen und startest nun in die Alltagsarbeit mit E2N? Hier findest Du die wichtigsten Aufgaben für den Beginn.

1 Mitarbeiter verwalten

2 Dienstplan schreiben

3 Arbeitszeiten erfassen

4 Abrechnung erstellen

1 Mitarbeiter verwalten

1.1 Zuständigkeiten klären

Wer soll (in Zukunft) Deine Mitarbeiter verwalten? 

  • Personalabteilung, Abteilungsleiter, Filialleiter

1.2 Mitarbeiter anlegen

E2N TIPP:

Halte Dich an die drei goldenen As, dann ist der Mitarbeiter korrekt angelegt.

  • Allgemeines
  • Abrechnung
  • Abwesenheiten

Schalte dem Mitarbeiter nach dem Anlegen dessen Personalzugang frei unter > Mitarbeiter > Einstellungen > Personalzugang und definiere b.B. die Rechte

1.3 Personalfragebogen ausfüllen lassen

Klicke unter > Mitarbeiter > Personalakte > Personalfragebogen auf „Antrag“ und lasse Deine*n Mitarbeiter*in direkt über den Personalzugang (Browser oder App) ausfüllen und an Dich zurücksenden. Nach einer Kontrolle übernimmst Du mit einem Klick die Daten.

Mit der Funktion „Sofortmeldung“ (kostenpflichtig) schickst Du diese bei Bedarf auch gleich ab.

1.4 Abwesenheiten verwalten (Urlaubskalender)

Der*Die Mitarbeiter*in beantragt seinen Urlaub oder andere im Betrieb „freigeschalteten“ Abwesenheiten einfach über seinen Personalzugang (in E2N Perso unter > Abwesenheiten > Antrag).

Ein Abwesenheitsantrag wird Dir im Kalender als Benachrichtigungsicon (Glöckchen) signalisiert. Wähle diesen Antrag aus und Du landest im passenden Monat, um den (blinkenden) Antrag zu genehmigen oder abzulehnen.

Abschließend erhält der*die Mitarbeiter*in eine Push-Mitteilung, dass der Antrag genehmigt oder abgelehnt wurde.

2 Dienstplan schreiben

1.1 Zuständigkeiten klären

Wer schreibt den Dienstplan?

  • Zentraler Dienstplaner, Betriebsleiter, Filialleiter, Abteilungsleiter

Die Dienstplanung erfolgt wie im Onboarding erklärt.

1.2 Wünsche der Mitarbeiter*innen

Der*Die Mitarbeiter*in hat ggf. die Möglichkeit, Dir vor der Einteilung im Dienstplan mitzuteilen, wie er*sie arbeiten möchte (in E2N Perso unter > Verfügbarkeiten).

1.3 Abwesenheiten im Dienstplan

Blende Dir die Abwesenheiten, welche unter > Kalender eingetragen oder genehmigt wurden, im Dienstplan ein.

Nutze bei der Dienstplanung zusätzlich Abwesenheiten wie z.B. „Freier Tag“ oder „Überstundenabbau“.

1.4 Änderungen in freigegebenem Dienstplan

Hast Du den fertigen Dienstplan für Deine Mitarbeiter in E2N Perso freigegeben, musst Du bei Bedarf lediglich kleine Korrekturen durchführen:

  • Plane z.B. im Krankheitsfall rechtzeitig um
  • Kommt ein Mitarbeiter außerplanmäßig/spontan früher, ist keine Anpassung im Dienstplan notwendig.
Für die Abrechnung zählen die Zeiterfassung, die Abwesenheiten im Kalender und die Kontoausgleiche. Dienstplanänderungen haben hier keinen Effekt.

3 Arbeitszeiten erfassen

3.1 Stempelmethoden

Sobald der*die Mitarbeiter*in angelegt wurde, kann er*sie durch den Security-Token Arbeitszeiten erfassen. Diesen hinterlegst Du unter > Mitarbeiter > Personalakte > Allgemeines im entsprechenden Feld.

Stempeln kann der*die Mitarbeiter*in dann je nach verwendeter Methode

  • mittels Finger oder Token an einem Terminal
  • durch Eingabe des Security-Token am Tablet
  • oder via mobiler Zeiterfassung über Smartphone in der E2N Perso App.

Die Arbeitszeiten sollten (vgl. Kassen in den Filialen) täglich bzw. in kurzen regelmäßigen Abständen kotrolliert werden.

3.2 Abgleich mit dem Dienstplan

Der*Die Mitarbeiter*in stempelt sich zu Beginn ein und zum Ende der Schicht am Gerät aus. Weichen die Stempelzeiten vom Dienstplan ab, kannst Du einstellen, dass die Software automatische Korrekturen durchführen soll.

  • Einstellungen „Beginn und Ende nach Dienstplan“: Kommt ein*e Mitarbeiter*in zu früh oder beendet später die Arbeit, werden die Stempelzeiten mit den im Dienstplan vorgesehenen Zeiten überschrieben.

3.3 Antrag auf unvollständige Arbeitszeit

Vergisst ein* Angestellte*r eine Arbeitszeiten zu stempeln, stellt er*sie über den Personalzugang  einen Antrag auf Vervollständigung der Arbeitszeit (in E2N Perso unter > Arbeitszeiten über das entsprechende Icon).

3.4 Berechtigte Abweichungen vom Dienstplan

Kommt ein*e Mitarbeiter*in berechtigt oder abgesprochen früher oder beendet später die Arbeit …

  • passt der*die Abteilungsleiter*in entweder über den Benutzerzugang (via App oder Browser) die Arbeitszeit direkt manuell an
    (unter > Arbeitszeiten über den blauen Stift der jeweiligen Arbeitszeit)
  • oder der*die Mitarbeiter*in stempelt nicht ein/aus, sondern stellt stattdessen einen Antrag auf Vervollständigung der Arbeitszeit

4 Abrechnung erstellen

E2N TIPP:

Befolge nach dem Ende eines Monats die fünf goldenen As und die Abrechnung wird ein Kinderspiel.

  • Arbeitszeiten prüfen
  • Abwesenheiten kontrollieren
  • Abrechnungsassistenten durchschauen
  • Abschluss des Monats
  • Abrechnung erstellen

4.1 Arbeitszeiten prüfen (Konflikte)

In den Konflikten (unter > mehr > Konflikte) siehst Du sämtliche unvollständigen Arbeits- und Pausenzeiten des abzurechnenden Monats. Fahre mit der Maus auf das vor dem Konflikt stehende Symbol und Du erhältst eine Information über die Art des Konflikts (z.B. unvollständige Arbeitszeit).
Je nach Konflikt löst Du ihn über den blauen Stift, oder aber an der entsprechenden Stelle in der Software.

Mögliche Konflikte sind:

  • unvollständige Arbeitszeit:
    E2N schlägt Dir hier Beginn- oder Endzeit aus dem Dienstplan vor, sofern vorhanden
  • Überschneidung mehrerer Arbeitszeiten:
    lösche eine der beiden und korrigiere bei Bedarf die verbliebene
  • Abwesenheit und Arbeitszeit am selben Tag:
    passe die Abwesenheit individuell an, sodass kein Konflikt mehr entsteht
    oder lösche entweder Arbeitszeit oder Abwesenheit
  • Fehlende Qualifikation des Mitarbeiters:
    vergib die notwendigen Qualifikationen oder passe den Arbeitsbereich der Arbeitszeit an (sofern sinnvoll)

4.2 Abwesenheiten kontrollieren

Überprüfe im Kalender die Richtigkeit der Abwesenheiten.

  • sind alle Abwesenheiten eingetragen
  • werden diese richtig berechnet
  • sollten Abwesenheiten gelöscht werden

4.3 Abrechnungsassistenten durchschauen

Führe je nach Notwendigkeit oder Bedarf die durch die Abrechnungsassistenten (Kontoausgleiche, Überstunden, Kurzarbeit) vorgeschlagenen Aktionen durch.

Kontoausgleiche:

Haben Deine Mitarbeiter*innen noch Rückstellungen aus den Vormonaten offen (z.B. Minijobber), welche Du auszahlen solltest?

  • E2N schlägt Dir bereits den passenden Betrag vor für die Stundenlöhner vor, welche einen Jahreskontostand haben und unter dem maximalen Auszahlungsbetrag liegen

Überstunden:

Wenn bei Gehaltsempfängern Überstunden ausbezahlt werden sollen, können diese im Assistenten ausgeführt werden.

  • E2N filtert in diesem Assistenten nur die Mitarbeiter heraus, welche Überstundenstände haben.

Kurzarbeit:

Sofern Kurzarbeit im Kalender eingetragen ist, kann im Assistenten nochmal die Ausfallzeit „neu berechnet“ und überprüft werden.

4.4 Abschluss des Monats durchführen

Damit nach der Erstellung der Abrechnung nichts mehr geändert werden kann, muss der Benutzer mit administrativen Rechten den abzurechnenden Monat mit dem gelben Schloss abschließen.

  • Der Monat kann nachträglich durch einen Administrator wieder geöffnet werden. Dies sollte dann aber eine Nachberechnung in der Lohnbuchhaltung nach sich ziehen.

4.5 Abrechnung erstellen

Je nach Bedarf die Abrechnung nach Excel oder in die benötigte Lohnsoftware exportieren, im besten Fall beides.