Controlling in e2n

Das Wichtigste in Kürze

• Das Tagebuch unterstützt Dich bei der täglichen Planung und beim Vergleich Deiner Plan- und Ist-Werte.
• Du kannst mit den Kennzahlen Personalkosten, Personaleinsatz, Produktivität oder Öffnungszeiten arbeiten.
• Automatisch erzeugte Auswertungen helfen Dir, Arbeitszeiten, Abwesenheiten, Konten, Dienstpläne und weitere Personaldaten auszuwerten.
• Durch aktuelle Arbeitszeiten und Umsatzzahlen erkennst Du Abweichungen bereits während des laufenden Tagesgeschäfts.
• Indem Du akut auf Abweichungen reagierst, maximierst Du Deinen Erfolg.
• Die Kennzahl Produktivität bildet eine gute Grundlage für die umsatzgestützte Personaleinsatzplanung.

Inhaltsverzeichnis

1 Warum Controlling in e2n wichtig ist

2 Das Tagebuch

3 Weitere Controlling-Auswertungen

4 Planung und tatsächliche Werte vergleichen

5 Controlling für die Personaleinsatzplanung nutzen

6 Voraussetzungen für aussagekräftige Werte

1 Warum Controlling in e2n wichtig ist

Deine Betriebszahlen bilden die Grundlage für viele Entscheidungen im Tagesgeschäft. Zum Beispiel helfen sie Dir dabei, Deine Mitarbeitenden bedarfsgerecht einzuplanen, Personalkosten im Blick zu behalten und die wirtschaftliche Entwicklung Deines Betriebs zu beurteilen.

Du definierst Ziele, erfasst Umsätze und Arbeitszeiten und behältst die Entwicklung Deiner Kennzahlen jederzeit im Blick. So erkennst Du frühzeitig, ob sich Umsatz, Personaleinsatz und Personalkosten wie geplant entwickeln.

Anstatt Abweichungen erst im Nachhinein festzustellen, kannst Du rechtzeitig reagieren.
Zeichnet sich beispielsweise ein geringerer Umsatz ab als erwartet, kannst Du Deinen Personaleinsatz anpassen und unnötige Personalkosten vermeiden. Steigt der Betrieb stärker als geplant, planst Du ausreichend Personal ein und vermeidest Engpässe im Tagesgeschäft.

Eine umsatzgestützte Dienstplanung hilft Dir dabei, die Einteilung Deiner Mitarbeitenden am tatsächlichen Bedarf auszurichten. So unterstützt Du sowohl einen wirtschaftlichen Betrieb als auch die Zufriedenheit Deiner Gäste, Kund*innen und Mitarbeitenden.

Durch die Verknüpfung von Arbeitszeiten, Umsätzen und Zielwerten erkennst Du Chancen und Risiken frühzeitig und triffst Entscheidungen auf Basis aktueller und nachvollziehbarer Zahlen statt ausschließlich nach Bauchgefühl.

2 Tagebuch

Das Tagebuch ist Dein zentrales Controlling-Tool in e2n. Hier legst Du Deine Zielwerte fest, planst Deinen Tagesumsatz und vergleichst Deine Planung mit den tatsächlichen Werten.

Im Tagebuch kannst Du folgende Kennzahlen betrachten:

• Personalkosten – die berechneten Kosten Deines Personaleinsatzes
• Personaleinsatz – der Anteil der Personalkosten an Deinem Umsatz
• Produktivität – der Umsatz pro geleisteter Arbeitsstunde
• Öffnungszeiten – ein Zielwert für zulässige Personalstunden auf Grundlage Deiner Öffnungsstunden

Welche Kennzahl für Deinen Betrieb geeignet ist, hängt davon ab, welche Daten Du zuverlässig zur Verfügung hast und auf welcher Grundlage Du Deinen Personaleinsatz planen möchtest.

Eine ausführliche Beschreibung der Konfiguration und Nutzung findest Du im Artikel Tagebuch.

3 Controlling-Auswertungen

Neben dem Tagebuch erstellt e2n automatisch weitere Auswertungen für die Daten, die Du im System erfasst. Die Auswertungen sind tagesaktuell und unterstützen Dich dabei, Entwicklungen über einzelne Tage und längere Zeiträume zu betrachten.

Dazu gehören unter anderem:

• Vorausschau auf Arbeitszeitkonten und Jahreskonten
• Mitarbeitende und Abwesenheiten
• Überstunden
• Arbeitszeiten
• Phantomlohn
• Dienstplan
• Plan-Ist-Vergleiche für Arbeitszeitkonten
• Plan-Ist-Vergleiche für Pünktlichkeit
• externe Stunden Deiner Mitarbeitenden
• Arbeitszeiten externer Mitarbeitender in Deinem Betrieb

Mit dem blauen Filter und den weiteren Werkzeugen kannst Du die Auswertungen an Deine Anforderungen anpassen und exportieren:

Weitere Details zu allen Auswertungen findest Du im Artikel Auswertungen.

4 Planung und tatsächliche Werte vergleichen

Im Tagebuch arbeitest Du mit Zielwerten, Planwerten und Ist-Werten. Du kannst dadurch prüfen, ob sich Dein Tagesgeschäft wie geplant entwickelt. 

Während des Tages vergleichst Du zum Beispiel:

• Deinen geplanten Umsatz mit dem aktuellen Ist-Umsatz
• Deinen Ziel-Personaleinsatz mit dem tatsächlichen Personaleinsatz
• Deine geplante Produktivität mit der tatsächlich erreichten Produktivität
• Deine geplanten Personalstunden mit den tatsächlich erfassten Arbeitszeiten

Am Ende des Tages trägst Du Deinen tatsächlichen Umsatz ein oder erhältst ihn über eine Kassenanbindung. Dadurch erhältst Du die tatsächlichen Werte für Personaleinsatz, Personalkosten oder Produktivität.

5 Controlling für die Personaleinsatzplanung nutzen

Eine genaue Arbeitszeiterfassung, realistische Umsatzplanung und aktuelle Ist-Werte schaffen die Grundlage für eine umsatzgestützte Personaleinsatzplanung.

Mit Deinen Zielwerten kannst Du bereits vor dem Tagesgeschäft planen. Während des Tages beobachtest Du die Entwicklung und passt die eingeplanten Mitarbeitendenen bei Bedarf an. So kannst Du zum Beispiel Schichten verkürzen oder verlängern, wenn sich der Umsatz anders entwickelt als erwartet.

Für die umsatzgestützte Personaleinsatzplanung empfehlen wir Dir die Kennzahl Produktivität. Anhand Deiner Ziel-Produktivität und Deines Plan-Umsatzes errechnet e2n die maximale Anzahl an Arbeitsstunden, die Du für den geplanten Umsatz zur Verfügung hast.

Mehr Informationen findest Du im Artikel Umsatzgestützte Personaleinsatzplanung.

6 Voraussetzungen für aussagekräftige Werte

Beachte bitte folgende Punkte:

• Prüfe Arbeitszeiten Deiner Mitarbeitenden möglichst zeitnah.
• Pflege die Stundenlöhne und abrechnungsrelevanten Angaben in den Personalakten.
• Plane Deinen Umsatz möglichst realistisch.
• Verwende bei umsatzbezogenen Kennzahlen möglichst einheitlich Nettoumsätze.
• Aktualisiere Deine Ist-Werte regelmäßig.
• Prüfe bei auffälligen Abweichungen zuerst Arbeitszeiten, Umsatzzahlen und Berechnungsgrundlagen.

Die Controlling-Funktionen in e2n unterstützen Dich bei der täglichen Planung und Auswertung. Sie ersetzen keine betriebswirtschaftliche oder steuerliche Auswertung.