Export zu DATEV Lohn&Gehalt

In diesem Artikel zeigen wir Dir, welche Daten Du an DATEV Lohn&Gehalt übergeben kannst und wie Du die Schnittstelle konfigurieren musst.

Im ersten Schritt aktivierst Du die Schnittstelle unter Verwaltung > Schnittstellen > Lohnabrechnung.

Für die korrekte Funktion hinterlegst Du die Mandantennummer, sowie die Beraternummer. Beides erfährst Du von Deinem Lohnbüro. Anschließend stellst Du bei Lohnabrechnung mit "DATEV Lohn&Gehalt" ein.

 

Inhalt

1 Lohnarten – Hinterlege Deine Lohnartennummern

2 Konfiguration – Stelle Deine Exportoptionen ein

3 Exportdatei – Erstelle Deine Abrechnung

4 Kostenstellen

5 Arbeitszeitkonten - gedeckelten Auszahlungsbetrag exportieren

6 DATEV Lohn&Gehalt - Import konfigurieren

7 Stammdaten importieren

 

1 Lohnarten

e2n kennt eine ganze Reihe von Lohnarten, diese können auch nicht geändert werden. Ob eine Lohnart verwendet wird hängt davon ab, ob der Mitarbeiter diese Lohnart benötigt (Stundenlöhner haben andere Lohnarten als Gehaltsempfänger) bzw. ob eine Lohnartennummer hinterlegt ist. e2n schlägt Dir bereits Nummern vor, diese müssen jedoch nicht zwangsläufig korrekt sein. Welche Du eintragen musst, erfährst Du von Deinem Lohnbüro.

1.1 Lohn&Gehalt

 

Stundenlohn: Diese Lohnart enthält die Summe aller geleisteten Stunden eines Mitarbeiters, der nach Stunden bezahlt wird. Bei e2n sprechen wir von einem Stundenlöhner.

Stundenlohn (Minijob): Ist der Arbeitnehmertyp "Minijob" und der Mitarbeiter ein Stundenlöhner, wird diese Lohnart verwendet.

1.2 Abwesenheiten

Ist ein Stundenlöhner abwesend, dann bekommt er diese Zeit natürlich trotzdem bezahlt. Damit die Stunden abgerechnet werden können, werden diese ebenfalls an die Lohnbuchhaltung übergeben:

URL (Std): Die Stunden, die für Urlaubstage hinterlegt sind.

KRA (Std): Die Stunden, die für Krankheitstage hinterlegt sind.

FTA (Std): Die Stunden für Feiertagsausgleiche. Diese haben nichts mit steuerfreien Zuschlägen zu tun.

1.3 Zuschläge

Bekommt ein Mitarbeiter steuerfreie Zuschläge, hinterlegst Du hier die entsprechenden Lohnarten.

Diese Lohnarten gelten für alle Mitarbeitenden, egal ob Stundenlöhner oder Gehaltsempfänger.

Nacht1: Nachtarbeit in der Zeit von 20 Uhr bis 6 Uhr.

Nacht2: Nachtarbeit in der Zeit von 0 Uhr bis 4 Uhr, falls bereits vor 0 Uhr gearbeitet wurde.

Sonntag: Als Sonntagsarbeit gilt auch die Zeit bis 4 Uhr am Montag, wenn die Arbeit vor 0 Uhr begonnen wurde.

Feiertag1: Gilt auch am 31. Dezember ab 14 Uhr. Als Feiertagsarbeit gilt ebenfalls die Zeit bis 4 Uhr des folgenden Tages, wenn die Arbeit vor 0 Uhr begonnen wurde.

Feiertag2: Für die Arbeit am 24. Dezember ab 14 Uhr, am 25. und 26 Dezember sowie am 1. Mai.

Die Beschreibungen der Lohnarten beziehen sich auf den maximal möglichen steuerfreien Zeitraum. Diesen kannst Du unter Einstellungen > Abrechnung > Zuschläge abweichend konfigurieren.

1.4 Kalendarium

In Lohn&Gehalt können auch Abwesenheitstage im Kalendarium eingetragen werden. Ob Urlaubstage und Krankheitstage exportiert werden, stellst Du im Abschnitt "Konfiguration" ein. 

URL (Tage): Es werden alle Urlaubstage mit der hinterlegten Lohnart an das Kalendarium von Lohn&Gehalt übergeben.

KRA (Tage): Alle Krankheitstage werden mit einer zusätzlichen Lohnart übergeben.

Wenn das Kalendarium exportiert wird, werden auch alle anderen Abwesenheiten im Export aufgeführt. 

1.5 Kurzarbeit

Wenn Dein Betrieb aktuell in Kurzarbeit ist, kann der e2n Assistent Ausfallzeiten berechnen und diese an DATEV übergeben:

Kurzarbeit (Std.): Auf dieser Lohnart findet man alle berechneten Ausfallstunden eines Mitarbeiters.

Krank in Kurzarbeit (Std.): Diese Lohnart summiert alle Stunde, die bei Krank in Kurzarbeit hinterlegt sind.

Kurzarbeit (Tage): Die Kurzarbeitstage werden an das Kalendarium übergeben. Das funktioniert genauso, wie bei Urlaubstagen.

Krank in Kurzarbeit (Tage): Krank in Kurzarbeit ist eine andere Abwesenheit, wird jedoch genau wie die Kurzarbeit berechnet und exportiert.

1.6 Sonstiges

Es gibt weitere Lohnarten, die exportiert werden können.

Vorschuss: Wenn für einen Mitarbeiter ein Vorschuss eingetragen wird, dann wird dieser ebenfalls an Lohn&Gehalt übergeben.

Stundenzulage: Es gibt die Möglichkeit, auch eine Stundenzulage bei einzelnen Mitarbeitern zu definieren. Hier kannst Du die entsprechende Lohnartennummer hinterlegen.

 

2 Konfiguration

In der Version 1.0 der Schnittstelle werden Bewegungsdaten und Kalendarium in zwei verschiedene Dateien exportiert. Version 2.0 enthält mehr Konfigurationsmöglichkeiten und der Export findet in einer gemeinsamen Datei statt.

Version: Stelle die verwendete Version der Schnittstelle ein.

Stundenlohn exportieren: Aktiviere diese Option, um mit der Lohnart zusätzlich auch den Stundenlohn des Mitarbeiters zu übergeben.
(In Lohn&Gehalt nennt sich das "Abweichender Lohnfaktor".)

Prozentsatz exportieren: Setze das Häkchen, um die Prozentsätze der Zuschläge ebenfalls in die Exportdatei zu schreiben.
(In Lohn&Gehalt nennt sich das "Abweichende Lohnveränderung")

Abwesenheiten exportieren: Mit dieser Option werden in der Exportdatei zusätzlich die Abwesenheiten mit den entsprechenden Ausfallschlüsseln übergeben.

Tägliche Arbeitszeit: Wähle im Dropdownmenü aus, ob und wie Du die geleisteten Stunden pro Tag übergeben möchtest, mit oder ohne Lohnart.

 

3 Exportdatei

Wenn alles korrekt eingerichtet ist, erstellst Du unter > Abrechnung die Exportdatei.

Abrechnung: Wenn Du mehrere Standorte hast, wählst Du hier aus, ob Du diesen oder alle Standorte exportieren willst. Für einen einzelnen Standort erhältst Du eine txt-Datei. Exportierst Du alle Standorte, erhältst Du eine ZIP-Datei, welche für jeden Standort einen Ordner mit der entsprechenden txt-Datei enthält.

Lohnlauf: Du entscheidest, ob alle Mitarbeiter oder nur die des 1. bzw. 2. Lohnlaufs im Export enthalten sind. Zu welchem Lohnlauf ein Mitarbeiter gehört, siehst Du je Mitarbeiter unter Mitarbeiter > Einstellungen > Abrechnung.

Export nach: Wähle "DATEV Lohn&Gehalt" aus.

Export von: Hier wählst Du aus, ob alle Daten exportiert werden oder nur die Zuschläge oder alles außer der Zuschläge.

Monat Jahr: Wähle den Zeitraum für den Export aus.

Anschließend erstellst Du die Datei mit "Datei erstellen" und lädst sie im Anschluss mit "Abrechnung" herunter. e2n speichert jede erstellte Datei für Dich ab. Hast Du bereits eine Datei erstellt, findest Du diese in der Historie.

 

4 Kostenstellen

Wenn Du mit Kostenstellen arbeitest, werden bei Stundenlöhnern alle Exporte nach Kostenstelle aufgeteilt. Abwesenheiten werden immer auf der Stammkostenstelle übergeben. Eine Kostenstelle kann je Arbeitsbereich hinterlegt werden.

 

5 Arbeitszeitkonten - gedeckelten Auszahlungsbetrag exportieren

Wenn Du mit Arbeitszeitkonten arbeitest und diese auf einen Euro-Betrag eingestellt sind, musst Du beachten, dass es hier zu kleinen Abweichungen im Export kommt.

e2n rechnet hier mit den eingestellten  Euro-Werten. Wenn der Mitarbeiter also in einem Monat ingesamt für 578 EUR gearbeitet hat, dann landen 40 EUR auf dem Jahreskonto des Mitarbeiters und es werden nur 538 EUR für die Lohnbuchhaltung exportiert.

DATEV Lohn&Gehalt rechnet aber grundsätzlich nur mit Stunden, die es mit dem Stundenlohn multipliziert. Beim Export werden also zuerst die Stunden berechnet:

538 EUR / 12,41 EUR = 43,3521 Stunden

Diese werden auf zwei Stellen gerundet, also 43,35 Stunden. Auf der Gehaltsabrechnung in DATEV bekommt der Mitarbeiter jetzt:

43,35 Stunden * 12,41 EUR = 537,97 EUR

Diese Abweichungen im Cent-Bereich sind völlig normal und auch nicht problematisch.

 

6 DATEV Lohn&Gehalt - Import konfigurieren

Damit Lohn&Gehalt die erzeugte Datei importieren kann, muss dort einmalig die Satzbeschreibung hinterlegt werden. In Lohn&Gehalt rufst Du dazu unter > Extras den ASCII Import Assistenten auf und hinterlegst eine neue Satzbeschreibung.

In Schritt 1 klickst Du auf "Neu" und vergibst den Namen der Hersteller-Formatbezeichnung, z.B. "E2N GmbH". Außerdem lässt Du Trennzeichen als Art der Trennung markiert.

In Schritt 2 markierst Du als Trennzeichen den Strichpunkt und als Komazeichen das "," und hinterlegst dann den Aufbau des Datensatzes entsprechend der nachfolgenden Tabelle.

Folgende Reihenfolge muss angegeben werden:

Spalte	Bezeichnung Lohn&Gehalt	Bezeichnung e2n
1	Kalendertag	nur für die Kalendererfassung, also Abwesenheiten
2	Personalnummer	Personalnummer (des Mitarbeiters)
3	Ausfallschlüssel	Abwesenheitsgrund (laut Liste)
4	Lohnartennummer	Lohnart (laut Konfiguration)
5	Stundenanzahl	Dauer einer Abwesenheit; nur Kalendererfassung
6	Wert	Wert (Anzahl der Stunden bzw. Vorschuss etc.)
7	Tagesanzahl	nur für die Kalendererfassung (1 für ganzen Tag, 0,5 für halben Tag)
8	Kostenstellennummer	hinterlegte Kostenstelle des Arbeitsbereichs
9	Abweichender Faktor	Stundenlohn
10	Abweichende Lohnveränderung	Prozentsatz für Zuschläge

 

 

 

 

 

 

 

 

Liste der Abwesenheiten

Hast Du in den Lohnabrechnungseinstellungen das Häkchen gesetzt, werden folgende Abwesenheitstage mit dem entsprechenden Ausfallschlüssel übergeben.

• Urlaubstag > U

• Krankheitstag > K

• Schultag > SZ

• Kurzarbeit > KU
• Quarantäne mit LFZ > QA

• Quarantäne ohne LFZ > QU

• Unbezahlter Urlaubstag > UU

• Krankes Kind > PE

• Krank im Frei > K

• Krankengeld > K6

• Kur > RH

• Feiertagsausgleich > F

• Sonderurlaub > SU

• Elternzeit > EZ

• Mutterschutz > MS

• Freistellung > AS

• Arbeitsunfall > KB

• Beschäftigungsverbot > ML

• Lehrgang > SZ

• Fehlt unentschuldigt > FU

 

7 DATEV Lohn&Gehalt - Stammdaten importieren

Die Stammdaten Deiner Mitarbeitenden überträgst Du von e2n nach DATEV, indem Du zunächst den Personalfragebogen aus e2n exportierst und die Datei dann in DATEV einspielst.

Rufe den Personalfragebogen eines Mitarbeiters unter > Mitarbeiter > Personalakte > Personalfragebogen auf. Klicke auf den Download-Button. Im Ordner für Deine Downloads befindet sich nun eine Textdatei, z.B. ANF_LUG...0001.txt:

 

Wechsle nun zu DATEV Lohn&Gehalt. Schließe den Mandanten und gehe auf > Extras > Stammdatenimport und wähle die entsprechende Datei aus: