Auf der Abrechnungsseite triffst Du die letzten Vorbereitungen für Deine Lohnabrechnung und Dein Lohnbüro, schließt den Monat ab und erstellst Deine Abrechnungsdatei in gewünschtem Format.
2 Die fünf goldenen A's der Abrechnung
1 Werkzeuge
Die Abrechnungsseite findest Du unter > Abrechnung. Mit Hilfe verschiedener Funktionen und Assistenten bereitest Du hier die Abrechnungsdaten für Deine Lohnbuchhaltung vor:
In der Werkzeugleiste suchst Du nach Namen von Mitarbeitenden oder anderen Schlagwörtern, nutzt den Filter für verschiedene Anzeigemöglichkeiten und wählst den abzurechnenden Monat über die Navigation aus:
Über den blauen Filter wählst Du aus, welche der Abrechnungsassistenten Dir angezeigt werden sollen und ob Dir Zeiten als Dezimalwerte oder in Stunden und Minuten dargestellt werden.
2 Die fünf goldenen A's der Abrechnung
e2n Tipp:
Halte Dich an die fünf goldenen A's der Abrechnung, um Dir die monatliche Abrechnung leicht zu machen:
- Arbeitszeiten prüfen
- Abwesenheiten kontrollieren
- Abrechnungsassistenten nutzen
- Abschluss des Monats durchführen
- Abrechnung erstellen
3 Vorschau
Die Vorschau zeigt Dir eine Übersicht aller im ausgewählten Monat abzurechnenden Mitarbeitenden. So überprüfst Du mit einem Blick nochmal die eingepflegten und erfassten abrechnungsrelevanten Daten:
Die Vorschau beinhaltet alle Personen, die in diesem Monat gearbeitet haben, außer Selbständige.
4 Konflikte
Löse vor Monatsabschluss die im Laufe des Monats aufgekommenen Konflikte.
Konflikte werden in e2n von folgenden Fällen verursacht:
- unvollständige Arbeitszeiten
- sich überschneidende Arbeitszeiten
- eingetragene Abwesenheit und erfasste Arbeitszeit an einem Tag
- fehlende Qualifikationen
Hier in der Übersicht löst Du abrechnungsrelevante Konflikte direkt über den blauen Stift oder den roten Papierkorb.
Beachte:
Du kannst einen Monat nicht abschließen, solange abrechnungsrelevante Konflikte bestehen. In diesem Fall löse zunächst diese Konflikte.
Eine ausführlichere Erläuterung aller möglichen Konflikte findest Du hier.
5 Kurzarbeit
Für die Berechnung der Kurzarbeit ist Dein Lohnbüro verantwortlich. Wenn Du die Kurzarbeit richtig eingepflegt hast, übermittelst Du Deinem Lohnbüro mit Hilfe des Assistenten die zur Abrechnung von Kurzarbeit benötigten Daten.
Der grüne Haken in der Spalte „Ausfallzeit“ zeigt Dir, dass die errechnete Ausfallzeit mit der jeweils bewerteten Kurzarbeit übereinstimmt.
Im Falle des roten Ausrufezeichens lässt Du über den Button "Neu berechnen" die Ausfallzeit neu durchrechnen und die eingetragene Kurzarbeit automatisch korrigieren.
Wie Du die Kurzarbeit betreffende Einstellungen definierst und wie der Assistent die Ausfallzeiten dementsprechend berechnet, erfährst Du im Artikel Kurzarbeit.
6 Kontoausgleiche
Der Assistent „Kontoausgleiche“ prüft alle Stundenlohnempfänger mit Arbeitszeitkonto oder mit Verdienstgrenze auf Rückstellungen aus Vormonaten.
Danach schlägt er Dir den passenden Ausgleichungsbetrag für die Mitarbeitenden vor, deren Jahreskonto einen positiven Wert aufweist und die im aktuellen Monat unter ihrer Verdienstgrenze beziehungsweise unter ihrer Soll-Arbeitszeit liegen.
Möchtest Du die vom Assistenten vorgeschlagenen Beträge auszahlen, speichere dies über die blaue Diskette am jeweiligen Zeilenende.
Mehr Details zum Kontoausgleich für Aushilfen findest Du hier. Wie Du einen manuellen Kontoausgleich in der Personalakte eines Mitarbeitenden durchführst, erfährst Du hier.
7 Überstunden
Mit dem Überstunden-Assistenten zahlst Du die Überstunden Deiner Gehaltsempfänger aus. Der Assistent zeigt Dir hier nur die Gehaltsempfänger an, die Überstunden angesammelt haben.
Wie viele der zu viel geleisteten Stunden Du in diesem Monat ausbezahlen möchtest, erfasst Du manuell im entsprechenden Feld in der Spalte „Überstunden“.
8 Export
Um Deine Lohnabrechnung zu erzeugen, nimmst Du unter „Export“ mehrere Einstellungen vor:
- Abrechnung: Wähle aus, ob Du die Abrechnung nur für den Standort erstellen willst, in dem Du Dich gerade befindest, oder für alle Standorte Deines Unternehmens.
- Lohnlauf: Gib an, für welchen Lohnlauf Du die Abrechnung erstellen möchtest.
Welche Mitarbeitenden welchem Lohnlauf angehören, definierst Du in den deren Abrechnungseinstellungen.
- Export von: Definiere, ob in der Exportdatei alle Daten, nur Zuschläge oder alle Daten außer Zuschlägen enthalten sein sollen.
- Monatsabschluss: Du schließt einen Monat ab, indem Du auf das gelbe Schloss klickst. Mit diesem Klick werden automatisch auch alle vorherigen Monate geschlossen. Ein Monat lässt sich durch einen erneuten Klick auf das Schloss wieder öffnen. Der Monatsabschluss steht nur Personen mit entsprechendem Benutzerrecht zur Verfügung. Einen Monat wieder öffnen können nur Personen mit Administrator-Recht.
Wenn ein Monat abgeschlossen ist, sind folgende Dinge nicht mehr möglich:
- Arbeitszeiten bearbeiten, anlegen oder löschen
- Abwesenheiten eintragen oder löschen
- Kontoausgleiche, Überstunden, Vorschüsse etc. eintragen oder verändern
- Monatskonten bearbeiten
- rückwirkende Änderungen der Abrechnungs- und Abwesenheitseinstellungen können nicht auf abgeschlossene Monate angewendet werden.
- Dateiendung: Wähle aus, in welchem Format Dein Export erstellt werden soll.
Tipp:
Wir empfehlen Dir, zuerst den Monat abzuschließen und anschließend die Daten für die Lohnbuchhaltung zu exportieren.
Zum einen prüft der Monatsabschluss, ob es eventuell noch Konflikte (also mögliche Fehler) in einem Monat gibt und zum anderen verhinderst Du so, dass noch Korrekturen vorgenommen werden, obwohl bereits die Lohnabrechnung erstellt wird.
Über die blauen Buttons am Ende der Seite erzeugst Du mit einem Klick Deine Excel-Abrechnungsdatei oder direkt die passende Exportdatei für Dein in den Einstellungen hinterlegtes Lohnprogramm. Klicke hierfür die gewünschte Dateiart an und den anschließend erscheinenden Download-Button.