Der e2n Assistent unterstützt Dich dabei, Deine Mitarbeitenden so effizient wie möglich in ein offenes Schichtgerüst einzuteilen. Er optimiert Deine Dienstplanung, indem er von Dir definierte Regeln berücksichtigt und umsetzt.
1 Freischaltung über Benutzerrechte
1 Freischaltung über Benutzerrechte
Bevor Du den e2n Assistenten nutzen kannst, muss das entsprechende Benutzerrecht für Deinen Manager-Zugang freigeschaltet werden.
Als e2n Administrator*in gehst Du dafür in die Benutzername > Verwaltung > Benutzer > gewünschter Name.
Bist Du selbst keine Administrator*in, wende Dich an eine Kolleg*in mit entsprechenden Berechtigungen.
Im Reiter Rechte findest Du die Kategorie Dienstplan.
Aktiviere den Regler bei „Automatisches Einteilen“ und speichere die Änderungen am Seitenende.
2 e2n Assistent einrichten
Bevor Du den e2n Assistenten nutzen kannst, musst Du ihn nach Deinen Anforderungen konfigurieren.
2.1 Regeln definieren
Der Assistent basiert auf zu einem Teil aus Regeln, die Du individuell festlegst. Das tust Du unter:
Benutzername > Einstellungen > e2n Assistent > Automatisches Einteilen> Regelgewichtungen
Hier definierst Du zuerst verschiedene Regeln:
- Regel muss erfüllt werden:
ohne Erfüllen der Regel, wird keine Einteilung vorgenommen - Regel soll erfüllt werden:
Regel sollte erfüllt sein, um eine möglichst ideale Lösung zu finden
2.2 Regeln gewichten
Wählst Du bei einer Regel aus, dass sie erfüllt sein soll, dann kannst Du sie zusätzlich unterschiedlich stark gewichten:
- normal
- hoch
- sehr hoch
Zum anderen Teil basiert der Assistent auf Regeln, die automatisch im Hintergrund gesetzt und aktiv sind. Eine genaue Beschreibung aller Regeln findest Du in diesem Artikel > "e2n Assistent – Regelbeschreibung".
So legst Du fest, welche Kriterien bei der automatischen Einteilung Deiner Mitarbeitenden priorisiert berücksichtigt werden sollen.
2.3 Mitarbeiterübersicht
Nicht alle Mitarbeitenden müssen automatisch eingeteilt werden.
In der Mitarbeiterübersicht legst Du fest, welche Mitarbeitenden vom e2n Assistenten nicht berücksichtigt werden sollen.
Um Mitarbeitende beim automatischen Einteilen nicht berücksichtigen zu lassen, gehe zu Benutzername > Einstellungen > Dienstplan > automatischer Personalplan > Mitarbeiterübersicht:
So lassen sich individuelle Wünsche und Anforderungen Deiner Mitarbeitenden flexibel umsetzen, während für andere dennoch der e2n Assistent das Einteilen übernimmt.
3 e2n Assistent in der Praxis nutzen
Sobald die Regeln und deren Gewichtungen festgelegt sind, kann der e2n Assistenten Deine Mitarbeitenden automatisch in die offenen Schichten einteilen.
3.1 Automatische Einteilung starten
Gehe zu Dienstplan > Schichtplan und klicke auf: "Personal automatisch einteilen"
Der e2n Assistent besetzt unbesetzte Schichten basierend auf den Regeln automatisch.
💡 e2n Tipp:
Es ist äußerst hilfreich, wenn Du Deinen Dienstplan umsatzgestützt planst, da der e2n Assistent am besten mit einem Schichtgerüst arbeitet, das bereits auf Umsatzvorgaben basiert. Wenn Dein Plan umsatzgestützt erstellt wurde, nutzt der e2n Assistent den e2n way, um basierend auf Deinem Zielumsatz und Deinen Schichtvorgaben die bestmögliche Planung zu erstellen.
Die automatisch belegten Schichten erkennst Du am Roboter-Symbol neben den Namen der eingeteilten Mitarbeitenden:
3.2 Automatische Einteilung rückgängig machen
Falls Du die automatische Einteilung entfernen möchtest, kannst Du dies mit einem Klick auf "automatische Einteilungen entfernen" tun:
3.3 Score berechnen
Zusammen mit der Gewichtung der Regeln berechnet sich der sogenannte Score.
Dieser zeigt an, wie gut der Dienstplan die gesetzten Regeln erfüllt.
- Berechnung: Gehe im Schichtplan auf "Score berechnen":
- Ergebnis: Du erhältst eine prozentuale Einschätzung, wie gut Deine Planung die Regeln erfüllt.
- Vergleich: Du kannst sehen, um wie viel Prozent sich Dein Dienstplan verbessern würde, wenn der e2n Assistent die Planung übernimmt:
Tipp:
Du kannst auch Deinen bereits fertig erstellten Dienstplan mit dem Score berechnen lassen.
So kannst Du selbst überprüfen, ob Deine Planung Deinen Regeln entspricht und siehst im Vergleich, mit welchem Score der Assistent geplant hätte.
3.4 Bewertungsmodus
Der Bewertungsmodus gibt Dir eine detaillierte Einsicht in die Qualität der Personalplanung. Er wird aktiviert, sobald Du auf „Score berechnen“ klickst.
Die Ampelfarben in der Personalplanbewertung geben Dir auf einen Blick eine Einschätzung darüber, wie gut die Einteilung den festgelegten Regeln entspricht:
Bedeutung der Ampelfarben:
- Grün: Alles in Ordnung – es wurden keine Regeln verletzt, und die Einteilung entspricht den optimalen Vorgaben.
- Gelb: Eine Soll-Regel wurden verletzt. Das bedeutet, dass es kleinere Abweichungen gibt, die laut Deinen Angaben aber nicht gravierend sind.
- Orange: z. B. bleibt eine Schicht unbesetzt. Hier sollte geprüft werden, ob eine Anpassung nötig ist.
- Rot: Eine Muss-Regel wurde verletzt, z. B. wurde händisch ein Mitarbeiter eingeteilt, der laut System nicht verfügbar sein sollte. Solche Verstöße müssen korrigiert werden.
Mithilfe dieser Farbcodierung und zusätzlicher Details kannst Du schnell nachvollziehen, warum der Assistent eine bestimmte Bewertung abgegeben hat und bei Bedarf Änderungen vornehmen.