e2n Assistent – Regelbeschreibung

3 Detailierte Regelbeschreibungen

Teildienst (Muss/Soll)

Diese Regel sorgt dafür, dass eine Mitarbeiter*in pro Tag nur in einer Schicht eingeteilt wird.

• Muss-Regel: Die Person darf auf keinen Fall in mehr als einer Schicht am Tag arbeiten.
• Soll-Regel: Doppel-Schichten werden vermieden, aber wenn es notwendig ist, kann die Person trotzdem eingeplant werden.

Warum ist das wichtig?

• Verhindert lange oder zerrissene Arbeitstage.
• Macht den Dienstplan übersichtlicher.
• Stellt sicher, dass Mitarbeitende sich auf eine Schicht konzentrieren können.

Anwendungsbeispiel:
Du planst den Dienst für ein kleines Team im Frühstücks- und Abendservice. Viele Mitarbeitende wohnen außerhalb und können nur einmal täglich anreisen.
Mit der Muss-Regel stellst Du sicher, dass sie niemals in zwei Schichten am selben Tag eingeplant werden.
Wenn Du jedoch bei Engpässen etwas flexibler bleiben möchtest, wählst Du die Soll-Regel: So vermeidet der Assistent Doppel-Schichten, plant sie aber ein, wenn es keine andere Lösung gibt.

Wochenarbeitstage (Muss/Soll)

Diese Regel sorgt dafür, dass eine Mitarbeiter*in nicht für mehr Tage in der Kalenderwoche eingeteilt wird, als Arbeitstage pro Woche festgelegt sind.

• Muss-Regel: Eine Mitarbeiter*in darf nicht für mehr Tage in der Kalenderwoche eingeteilt werden als die festgelegten Arbeitstage pro Woche.
• Soll-Regel: Die vereinbarte Anzahl an Arbeitstagen sollte möglichst eingehalten werden. In Ausnahmefällen kann die Mitarbeiter*in für mehr Tage eingeteilt werden.

Warum ist das wichtig?

• Verhindert Überlastung der Mitarbeitenden durch zu viele Arbeitstage.
• Unterstützt eine ausgewogene Work-Life-Balance.
• Du planst fair, achtest auf gesetzliche Grundlagen und auf individuelle Vertragliche Regelungen.

Anwendungsbeispiel:
Deine Mitarbeitende haben im Vertrag stehen, dass sie an maximal vier Tagen pro Woche arbeiten.
Mit der Muss-Regel sorgst Du dafür, dass der Assistent diese Grenze strikt einhält.
Wenn es in Ausnahmewochen aber mal nötig ist, eine fünfte Schicht zu geben und der Assistent vom bisherigen Vorgehen abweichen soll, kannst Du die Soll-Regel nutzen. Dann wird das Limit möglichst eingehalten, im Fall der Fälle von benötigten Kapazitäten aber ignoriert.

Werkstudent (Muss/Soll)

Diese Regel sorgt dafür, dass eine Werkstudent*in in diesem Anstellungsverhältnis nicht mehr als 20 Stunden in der Woche arbeitet.

• Muss-Regel: Eine Werkstudent*in darf in der Vorlesungszeit maximal 20 Stunden pro Woche arbeiten.
• Soll-Regel: Eine Werkstudent*in sollte nicht mehr als 20 Stunden pro Woche arbeiten, kann aber in Ausnahmefällen auch mehr Stunden eingeplant werden.

Warum ist das wichtig?

• Hält die gesetzlich festgelegte maximale Arbeitszeit für Werkstudenten innerhalb der Vorlesungszeit ein.
• Verhindert Überlastung und stellt sicher, dass das Studium nicht beeinträchtigt wird.
• Unterstützt die Einhaltung von gesetzlichen Vorgaben und fördert eine gesunde Balance zwischen Studium und Arbeit.

Anwendungsbeispiel:
Du planst Werkstudenten ein, die bei Dir neben dem Studium jobben.
Mit der Muss-Regel werden sie nie über die erlaubten 20 Stunden pro Woche hinaus eingeplant.
Wenn es jedoch zu Stoßzeiten mal sinnvoll ist, ein paar Extrastunden zu vergeben, wählst Du die Soll-Regel: Dann nutzt der Assistent die Grenze als Orientierung aber bleibt bei Bedarf flexibel.

Nicht-Verfügbarkeit (Muss/Soll)

Solltest Du Dich bei der Personalplanung an die abgegebenen Nicht-Verfügbarkeiten Deines Personals halten wollen, dann berücksichtigt der e2n Assistent diese nun folgendermaßen.
Diese Regel steuert, ob Mitarbeitende mit eingetragener Nicht-Verfügbarkeit vom e2n Assistenten berücksichtigt werden dürfen.

• Muss-Regel: Mitarbeitende mit eingetragener Nicht-Verfügbarkeit werden nicht eingeplant.
• Soll-Regel: Mitarbeitende mit eingetragener Nicht-Verfügbarkeit können trotzdem eingeplant werden, wenn es nötig ist. Schichteinteilungen in dieser Zeit werden Dir in der Personalplanbewertung ausgewiesen und du siehst eine Warnung, dass diese Person eine Nicht-Verfügbarkeit angegeben hat.

Warum ist das wichtig?

• Du planst nur Mitarbeitende ein, die wirklich können.
• Hilft Dir, Konflikte oder Unzufriedenheit durch unpassende Schichteinteilungen zu vermeiden.

Anwendungsbeispiel:
Ein Mitarbeitender gibt an, freitags regelmäßig nicht verfügbar zu sein, weil er da einen Sprachkurs besucht.
Mit der Muss-Regel wird der Assistent diese Zeiten als Sperrzeiten behandeln, der Mitarbeitende wird dann nie freitags eingeplant.
Mit der Soll-Regel kann der Assistent die Person trotzdem einplanen, wenn der Bedarf groß ist. Du siehst in diesem Fall eine Warnung und kannst gezielt gegensteuern.

Arbeitsbereich (Muss/Soll)

Diese Regel sorgt dafür, dass Mitarbeitende in ihrem Stammarbeitsbereich eingeplant werden.

• Muss-Regel: Mitarbeitende dürfen nur im festgelegten Arbeitsbereich eingeplant werden.
• Soll-Regel: Eine Mitarbeiter*in sollte vorzugsweise im Stammarbeitsbereich eingesetzt werden, kann aber in Ausnahmefällen auch in anderen Bereichen arbeiten.

Warum ist das wichtig?

• Verhindert, dass Mitarbeiter*innen in Bereichen arbeiten, in denen sie keine Erfahrung oder Qualifikationen haben.
• Deine Mitarbeitenden arbeiten sicherer und effizienter.
• Du nutzt Stärken gezielt und sinnvoll.

Anwendungsbeispiel:
Eine Mitarbeiterin ist ausschließlich für den Barbereich eingelernt, ihr Stammarbeitsbereich ist die „Bar“.
Mit der Muss-Regel planst Du sie nur in diesem Arbeitsbereich ein. Perfekt, wenn der Einsatzbereich vertraglich geregelt.
Wenn Du bei großem Personalmangel etwas Spielraum brauchst, nutzt Du die Soll-Regel. Dann bevorzugt der Assistent den Barbereich, kann sie aber bei Bedarf auch in den Service einteilen.

Qualifikation (Muss/Soll)

Diese Regel sorgt dafür, dass Mitarbeitende die nötige Qualifikation für eine Schicht haben. Hierzu muss in der Personalakte die entsprechenden Arbeitsbereiche ausgewählt sein, in der eine Mitarbeiter*in qualifiziert ist zu arbeiten.

• Muss-Regel: Eine Mitarbeiter*in muss die erforderliche Qualifikation für die Schicht besitzen.
• Soll-Regel: Eine Mitarbeiter*in sollte die passende Qualifikation für die Schicht haben, aber es können auch Ausnahmen gemacht werden, wenn keine qualifizierte Person verfügbar ist.

Warum ist das wichtig?

• Stellt sicher, dass die Arbeit von qualifizierten Mitarbeitenden ausgeführt wird
• Deine Schichten sind fachlich gut besetzt.
• Fördert die Einhaltung von Deinen Qualitätsstandards

Anwendungsbeispiel:
Ein Mitarbeiter ist sowohl für „Service“ als auch „Bar“ qualifiziert. Du möchtest sicherstellen. dass Deine Mitarbeitenden auch da eingeteilt werden, wo sie laut Personalakte auch qualifiziert sind, also nicht etwa spontan in der Küche.

Mit der Muss-Regel wird strikt nur in qualifizierte Bereiche eingeplant und mit der Soll-Regel kann der Assistent im Ausnahmefall auch unqualifizierte Personen einteilen, wenn keine andere Option mehr verfügbar ist.

Erfahrung (Soll)

Diese Regel sorgt dafür, dass eine Mitarbeiter*in über die notwendige Erfahrung für die Schicht verfügt.

• Soll-Regel: Eine Mitarbeiter*in sollte die erforderliche Erfahrung für die Schicht besitzen, aber nicht mehr als notwendig.

Warum ist das wichtig?

• Verhindert Überforderung von neuen Mitarbeitenden.
• Unterstützt die Planung von erfahrenen Mitarbeitenden für kritische Aufgaben.
• Deine Abläufe in der Schicht werden sicherer und stabiler.

Anwendungsbeispiel:
Ein neuer Mitarbeiter ist noch nicht lange im Team, er hat das Erfahrungslevel „Anfänger“ hinterlegt. Für die stark frequentierte Samstagsschicht möchtest Du lieber jemanden mit mehr Erfahrung einplanen und hinterlegst in der Schicht das Erfahrungslevel „alter Hase“.
Mit der Soll-Regel gibst Du dem Assistenten diesen Hinweis, ohne Neulinge komplett auszuschließen. So kann bei Personalengpässen trotzdem flexibel reagiert werden.

Schichtbewerbung (Soll)

Wie Du diese Funktion aktivierst, erfährst Du in diesem Artikel. Diese Regel ermöglicht, dass die Schichtwünsche Deiner Mitarbeitenden bei der automatischen Planung bevorzugt berücksichtigt werden.

• Soll-Regel: Eine Mitarbeiter*in sollte sich auf eine Schicht bewerben können. Diese Bewerbung wird bei der Planung bevorzugt berücksichtigt.

Warum ist das wichtig?

• Erhöht die Zufriedenheit der Mitarbeitenden, da sie sich auf Schichten bewerben können, die ihnen passen.
• Fördert die Flexibilität und Transparenz bei der Schichteinteilung.

Anwendungsbeispiel:
Ein Mitarbeitender bewirbt sich regelmäßig auf Frühschichten, weil er nachmittags für die Kinderbetreuung verantwortlich ist.
Mit der Soll-Regel berücksichtigt der Assistent diese Wünsche bevorzugt, ideal, um auf persönliche Bedürfnisse einzugehen und die Zufriedenheit im Team zu stärken

Verfügbarkeit (Muss/Soll)

Diese Regel sorgt dafür, dass Mitarbeitende, die eine passende Verfügbarkeit abgegeben haben, bei der Planung bevorzugt berücksichtigt werden.

• Muss-Regel: Eine Mitarbeiter*in hat eine passende Verfügbarkeit abgegeben und wird dementsprechend eingeteilt. Mitarbeitende, die keine passende Verfügbarkeit abgegeben haben werden nicht eingeteilt.
• Soll-Regel: Eine Mitarbeiter*in sollte eine passende Verfügbarkeit abgegeben haben, der e2n Assistent greift aber auch auf Mitarbeitende zurück die keine passende Verfügbarkeit abgegeben haben und teilt diese ein sollte es nicht anders möglich sein.

Warum ist das wichtig?

• Du planst auf Basis realer Verfügbarkeiten, nicht auf Annahmen.
• Reduziert Planungsfehler, Fehlzeiten und kurzfristige Absagen.
• Du sparst Dir Nachbesserungen im Dienstplan.

Anwendungsbeispiel:
Einige Mitarbeitende haben für die kommenden Wochen ihre Verfügbarkeiten hinterlegt.
Mit der Muss-Regel stellst Du sicher, dass ausschließlich Personen mit passenden Verfügbarkeiten eingeplant werden, perfekt für verlässliche Einsatzplanung.
Mit der Soll-Regel kann der Assistent auch auf andere Teammitglieder zurückgreifen, wenn nicht genügend passende Verfügbarkeiten vorliegen.

Auslastung (Soll)

Diese Regel sorgt dafür, dass die tatsächliche Auslastung einer Mitarbeiter*in möglichst nah an den festgelegten Soll-Werten liegt. Der e2n Assistent betrachtet hierbei die Ist-Stunden im Verhältnis zu den Sollstunden. Grundlage dafür ist das Arbeitszeitkonto oder die Auszahlungsgrenze, wie sie in der Personalakte hinterlegt ist.

• Soll-Regel: Eine Mitarbeiter*in sollte eine ausgeglichene Auslastung haben, die sich dem Soll annähert.

Warum ist das wichtig?

• Du planst fair. Niemand wird übersehen oder überlastet.
• Unterstützt eine ausgewogene Arbeitslast und fördert die Zufriedenheit Deiner Mitarbeitenden.
• Fördert eine effizientere Nutzung Deiner Teamkapazitäten.

Anwendungsbeispiel:
Du möchtest sicherstellen, dass alle Teammitglieder eine faire Anzahl an Stunden bekommen weder zu viel noch zu wenig.
Mit der Soll-Regel sorgt der Assistent dafür, dass sich die tatsächliche Auslastung möglichst nah an den vereinbarten Sollwerten orientiert.

Externe Mitarbeiter (Muss/Soll)

Diese Regel sorgt dafür, dass Schichteinteilungen von externen Mitarbeitenden nachrangig priorisiert werden.

• Muss-Regel: Externe Mitarbeitende müssen nachrangig bei der Schichteinteilung berücksichtigt werden.
• Soll-Regel: Externe Mitarbeitende sollten nachrangig eingeplant werden, aber es können auch Ausnahmen gemacht werden, wenn passende interne Mitarbeitende nicht verfügbar sind.

Warum ist das wichtig?

• Du baust auf ein stabiles, eingespieltes internes Team.
• Unterstützt die langfristige Bindung interner Mitarbeitender.

Anwendungsbeispiel:
Du betreibst mehrere Standorte und setzt gelegentlich Mitarbeitende standortübergreifend ein z. B. wenn an einem Standort Personalmangel herrscht oder eine Veranstaltung ansteht. In e2n wird Dein Personal, das an einem anderen Standort fest angestellt sind, aber bei Dir mitarbeitet, als „externe Mitarbeitende“ angezeigt.

Mit der Externe-Mitarbeitende-Regel kannst Du steuern, ob diese standortfremden Personen bevorzugt nachrangig eingeplant werden sollen.

Freie Tage in Folge (Muss/Soll)

Diese Regel sorgt dafür, dass eine Mitarbeiter*in ihre freien Tage in der Woche am Stück nimmt.

• Muss-Regel: Eine Mitarbeiter*in muss ihre freien Tage in der Woche am Stück nehmen.
• Soll-Regel: Eine Mitarbeiter*in sollte ihre freien Tage am Stück nehmen, aber es können auch Ausnahmen gemacht werden, wenn eine andere Aufteilung notwendig ist.

Warum ist das wichtig?

• Fördert eine bessere Erholung und verhindert zu häufige Unterbrechungen der Freizeit.
• Unterstützt die Work-Life-Balance der Mitarbeitenden.
• Hilft bei der Planung und Koordination von Schichten, wenn freie Tage zusammengelegt werden.

Anwendungsbeispiel:
Ein Mitarbeitender bittet darum, seine beiden freien Tage am Stück zu haben – z. B. Sonntag und Montag für mehr Erholung.
Mit der Muss-Regel wird der Assistent immer zwei freie Tage am Stück einplanen.
Mit der Soll-Regel wird diese Vorgabe bevorzugt berücksichtigt, kann im Notfall aufgeteilt werden, wenn es im Plan nicht anders aufgeht.

Aushilfe (Soll)

Diese Regel sorgt dafür, dass Schichteinteilungen von Festangestellten vor Aushilfen bevorzugt werden.

• Soll-Regel: Schichteinteilungen von Festangestellten sollten, vor denen von Aushilfen vorgenommen werden.

Warum ist das wichtig?

• Fördert die Stabilität und Zufriedenheit unter den Festangestellten.
• Aushilfen kommen flexibel zum Einsatz, genau dann, wenn es Sinn macht.
• Du sparst unnötige Zusatzkosten und planst wirtschaftlicher, denn Aushilfen verursachen höhere Lohnnebenkosten - als Beispiel:
    – Mini-Job: ca. 32 %
    – Festangestellt (Teil- oder Vollzeit): ca. 22 %

Anwendungsbeispiel:
Du möchtest zuerst Deine Festangestellten auslasten, bevor Du Aushilfen einsetzt, auch aus Kostengründen.
Mit der Soll-Regel werden Festangestellte vorrangig eingeplant, Aushilfen nur dann, wenn Lücken bleiben oder es Engpässe gibt.