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Abwesenheiten einrichten

Lege fest, welche Abwesenheiten es in Deinem Betrieb gibt – dann beantragt Dein Team Urlaub und Co. einfach per App und Du genehmigst mit einem Klick.

 

Das Wichtigste in Kürze:

  • Welche Abwesenheiten Du nutzt, aktivierst Du unter Benutzername > Einstellungen > Kalender > Abwesenheiten.
  • Abwesenheiten verwaltest Du grundsätzlich im Kalender. Auch Krankmeldungen oder eAUs.
  • Dort prüft e2n auch, ob sie mit geplanten Schichten kollidieren.
  • Anträge aus der e2n me App erreichen Dich über das Glöckchen neben Deinem Benutzernamen.
  • Unterschiedliche Abwesenheitsarten wirken sich unterschiedlich auf Konten und Abrechnung aus.

 

Inhalt:

1 Was Dir der Kalender im Alltag bringt

2 Abwesenheitsarten aktivieren

3 Abwesenheiten eintragen

4 Urlaubsanträge genehmigen

5 Krankmeldungen bearbeiten

6 Deine Checkliste zu den Abwesenheiten

7 Weiterführende Artikel

 

1 Was Dir der Kalender im Alltag bringt

Im Kalender siehst Du auf einen Blick, wer wann fehlt, wie viel Resturlaub jede Person hat und wann Schulferien sind. Deine Mitarbeitenden beantragen Urlaub in der e2n me App. Du entscheidest im Kalender und genehmigst den Urlaub. e2n trägt ihn für Dich ein, zieht ihn vom Urlaubskonto ab und berücksichtigt ihn in der Abrechnung.

Ebenso funktionieren die andere Abwesenheiten.

 

2 Abwesenheitsarten aktivieren

  1. Öffne Benutzername > Einstellungen > Kalender > Abwesenheiten.
  2. Aktiviere alle Abwesenheiten, die Du in Deinem Betrieb brauchst.
    Urlaubstag, Krankheitstag, Schultag, Wunschfrei etc.
  3. Speichere Deine Einstellungen.

Die aktivierten Abwesenheiten stehen Dir danach im großen Kalender und in den Kalendern der Personalakten zur Auswahl. Siehe Punkt 3.

ℹ️ Info:

Urlaubstage, Krankheitstage und weitere Arten sind bezahlte Abwesenheiten. Für eine korrekte Abrechnung muss der Wert für Abwesenheiten korrekt gepflegt sein. Lies hier nach, wie Du die nötigen Einstellungen hinterlegst.

Ein freier Tag oder Wunschfrei sind dagegen unbezahlt. Wie einzelne Abwesenheitsarten auf Gehalt, Stundenlohn und Konten wirken, zeigt Dir die Übersicht in Arten von Abwesenheiten und deren Auswirkungen.

Abwesenheiten können auch über den Dienstplan > Personal eingetragen werde. Der Kalender bietet Dir natürlich mehr Übersicht über die Abwesenheiten aller anderen Mitarbeitenden, weswegen er Dein zentraler Ort für die Abwesenheitsverwaltung sein sollte.

 

3 Abwesenheiten eintragen

Du trägst Abwesenheiten an zwei Stellen ein:

  • im großen Kalender in der Menüleiste oben, für alle Mitarbeitenden eines Standorts,
  • im Kalender einer Personalakte unter Mitarbeiter > Personalakte > Kalender.

So gehst Du beim Eintragen vor:

  1. Wähle in der Werkzeugleiste des Kalenders aus, ob Du einen Abwesenheitstag oder -zeitraum einträgst:

  2. Wähle die Abwesenheitsart aus, die Du eintragen möchtest:

  3. Einzelner Tag/halber Tag: Klicke im Kalender auf den gewünschten Tag und die Abwesenheit wird hinterlegt.

    Zeitraum: Klicke im Kalender auf den ersten Tag des Abwesenheitszeitraums. Es öffnet ein Fenster, indem Du den Zeitraum festlegst und auf betroffene Schichten hingewiesen wirst:

💡 e2n Tipp:

Im Kalender der Personalakte prüft e2n den Dienstplan mit. Beim Eintragen einer Abwesenheit zeigt Dir ein kleines Kalendersymbol, wie viele geplante Schichten von der Abwesenheit betroffen sind.

So planst Du Ersatz, bevor eine Lücke entsteht. Oder löschst nicht nachbesetzte Schichten, um offene Schichten zu vermeiden. *

Mehr zum Kalender

 

4 Urlaubsanträge und andere Abwesenheiten genehmigen

Folgende Abwesenheiten können Deine Mitarbeitenden über die e2n me App beantragen (sofern Du sie in den Einstellungen aktiviert hast):

  • Urlaub
  • Feiertagsausgleich
  • Überstundenabbau
  • Guttag
  • Schule
  • Lehrgang
  • Sonderurlaub
  • Unbezahlter Urlaub
  • Freier Tag
  • Wunschfrei
  • Kur

Beachte:

Für Krankmeldungen gibt es in der App einen eigenen Antrag.


So genehmigst Du Abwesenheitsanträge:

  1. Klicke im Kalender auf das Glöckchen.
  2. Wähle den Antrag. e2n springt in den passenden Monat im Kalender. Der beantragte Zeitraum blinkt grau.
  3. Klicke auf den blinkenden Zeitraum, um den Antrag zu öffnen.
  4. Prüfe Zeitraum sowie ggf. Anzahl der Urlaubstage und Resturlaub.
  5. Genehmige oder lehne den Antrag ab.


Genehmigter Urlaub steht sofort im Kalender und wird vom Urlaubskonto abgezogen.

Alle genehmigten Abwesenheiten werden direkt nach Eintragung im Dienstplan angezeigt, um dort berücksichtigt werden zu können.

Deine Mitarbeiter*in sieht die Entscheidung in der e2n me App.

ℹ️ Info:

e2n zählt immer die in der Personalakte hinterlegten Arbeitstage als Urlaubstage. Hat jemand keine festen Arbeitstage, legst Du hier im Antrag über die Wochentage fest, welche Tage als Urlaub zählen.

Mehr zu Urlaubsanträgen

 

5 Krankmeldungen bearbeiten

Deine Mitarbeitenden melden sich in der e2n me App krank. Du findest alle Meldungen im großen Kalender im Reiter Krankmeldung. Dort siehst Du für jede Meldung:

  • den Status: neu, in Bearbeitung oder erledigt,
  • Datum und Dauer,
  • ob eine AU vorliegt und das Lohnbüro informiert ist,
  • ob die Krankheit schon als Abwesenheit im Kalender steht.

Mehr zu Krankmeldungen

💡 e2n Tipp:

Mit der eAU rufst Du die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen direkt über e2n bei den Krankenkassen ab. Der Papierweg entfällt.

 

6 Deine Checkliste zu den Abwesenheiten

☐ Abwesenheitsarten aktiviert

☐ Urlaubsanspruch in allen Personalakten eingetragen

☐ bekannte Urlaube und Abwesenheiten eingetragen

☐ ersten Urlaubsantrag bearbeitet

☐ Team über Urlaubsanträge und Krankmeldung per App informiert

 

7 Weiterführende Artikel

 

 

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