Bewertung von Abwesenheiten

Um zu vermeiden, dass durch eine Abwesenheit Minusstunden entstehen und um Abwesenheiten korrekt abrechnen zu können, sind viele Abwesenheiten mit einer Stundenbewertung versehen.

Wie die Abwesenheiten einer Person bewertet werden sollen, legst Du in der Personalakte unter Einstellungen > Abwesenheiten fest. 

Wir erklären Dir hier die Unterschiede der möglichen Bewertungsarten und wie deren Berechnung funktioniert.

 

1 Art der Abwesenheitsbewertung hinterlegen

2 Verschiedene Arten der Abwesenheitszeit

2.1 Feste Abwesenheitszeit

2.2 Dynamische Berechnung von Abwesenheitszeit

2.2.1 Dynamische Abwesenheitszeit: Tagesdurchschnitt

2.2.2 Dynamische Abwesenheitszeit: Wochendurchschnitt

2.2.3 Dynamische Abwesenheitszeit: 3-Monatsdurchschnitt

2.2.4 Dynamische Abwesenheitszeit: 12-Monatsdurchschnitt

 

1 Art der Bewertung hinterlegen

In den einzelnen Personalakten definierst Du die Art der Abwesenheitsbewertung unter Einstellungen > Abwesenheiten > Abwesenheitszeit:

 

 

 

 

2 Verschiedene Arten der Abwesenheitszeit

Verschiedene Personen sind im Unternehmen auch auf verschiedene Art und Weise angestellt. Daraus resultiert, dass auch Abwesenheiten unterschiedlich berechnet und abgerechnet werden.

Je nach Regelung im Arbeitsvertrag bildest Du die Berechnung von Abwesenheitszeiten in e2n unterschiedlich ab. 

Nachfolgend erklären wir Dir, welche Varianten der Bewertung Dir zur Verfügung stehen, wie sie berechnet werden und wann Du welche Variante nutzt:

 

2.1 Feste Abwesenheitszeit

Um eine feste Abwesenheitszeit einer Mitarbeiter*in zu bestimmen, braucht es zwei Werte:
Die zu leistenden Wochenstunden (Soll-Stunden) und die Anzahl der Arbeitstage. Teilst Du nun die Wochenstunden durch die Arbeitstage, erhältst Du die Zeit, mit der eine Abwesenheit bewertet wird.

Bei Abwesenheitsart Feste Abwesenheitszeit wird als Dauer die hinterlegte tägliche Arbeitszeit laut Arbeitsvertrag erfasst.

 

 

 

2.2 Dynamische Berechnung von Abwesenheitszeit

Für Stundenlohnempfänger*innen, die unregelmäßig arbeiten, gibt es oft keine im Arbeitsvertrag geregelte feste tägliche Arbeitszeit.

Damit auch die Abwesenheiten dieser Mitarbeitenden korrekt bewertet und abgerechnet werden, gibt es verschiedene Berechnungsarten für Durchschnittswerte. 

Die Abwesenheitszeit, die die Software für Dich berechnet, gilt immer für den gesamten Abrechnungsmonat. Das bedeutet die Dauer der Abwesenheiten innerhalb eines Monats ist immer die selbe.

Die Berechnung wird immer neu durchgeführt, wenn

• der Monatsabschluss durchgeführt wird.

• ein Abrechnungsexport (Excel-Datei oder Lohnprogramm-Datei) erstellt wird.

• das Monatskonto einer Mitarbeiter*in erneut abgespeichert wird (Monatskonto > blauer Stift > Speichern).
  
  

 

2.2.1 Dynamische Abwesenheitszeit: Tagesdurchschnitt

Für Mitarbeitende, die laut Arbeitsvertrag 

• für jeden Abwesenheitstag die Dauer ihres durchschnittlichen Arbeitstages bezahlt bekommen

• oder keine feste Anzahl an Arbeitstagen pro Woche haben

wählst Du in der Personalakte den Tagesdurchschnitt aus:

Für die Berechnung dieses Tagesdurchschnitts werden immer die letzten 13 Kalenderwochen vor dem aktuellen Abrechnungszeitraum betrachtet.

In Kombination mit Wochenkonten ist der Tagesdurchschnitt für Abwesenheiten nicht verfügbar.

 

 

2.2.2 Dynamische Abwesenheitszeit: Wochendurchschnitt

Für Mitarbeitende, die laut Arbeitsvertrag 

• eine fixe Anzahl an Urlaubstagen (unabhängig von geleisteten Arbeitstagen),

• aber keine feste tägliche Arbeitszeit haben,

wählst Du in der Personalakte den Wochendurchschnitt aus:

Abwesenheitszeit innerhalb der ersten 13 Wochen:
Die Software benötigt für diese Berechnungsart immer 13 Kalenderwochen.
Für die ersten 13 Kalenderwochen eines Anstellungsverhältnisses kann demnach keine Berechnung erfolgen.
Für diese Übergangszeit hinterlegst Du eine feste Start-Abwesenheitszeit im dafür vorgesehenen Feld.

Abwesenheitszeit begrenzen:
Setze den Haken bei Abwesenheitszeit begrenzen, wenn die errechnete, dynamische Abwesenheitszeit auf die unter dem Menüpunkt "Abrechnung" hinterlegte, tägliche Arbeitszeit begrenzt werden soll. Das passiert immer dann, wenn die Dynamik einen höheren als diesen Wert errechnen sollte.

 

2.2.3 Dynamische Abwesenheitszeit: 3-Monatsdurchschnitt

Mitarbeitende bekommen für jeden Abwesenheitstag (Urlaub, Krankheit, Feiertagsausgleich, etc.) ihre durchschnittliche, tägliche bezahlte Zeit der letzten drei Kalendermonate gutgeschrieben.

 

Zwei verschiedene Berechnungsgrundlagen gibt es für den 3-Monatsdurchschnitt:

• Anzahl der möglichen Arbeitstage:
  Die Software nimmt alle Arbeitszeiten und Abwesenheiten der letzten drei Monate vor dem aktuellen Abrechnungsmonat und teilt diese durch die hinterlegten möglichen Arbeitstage.
  Die Arbeitstage pro Woche werden immer ab montags gezählt. 

• Anzahl der Sozialversicherungstage:
  Die Software nimmt alle Arbeitszeiten und Abwesenheiten der letzten drei Monate vor dem aktuellen Abrechnungsmonat und teilt diese durch 30 Sozialversicherungstage pro Monat, sprich 90 Tage.

 

2.2.4 Dynamische Abwesenheitszeit: 12-Monatsdurchschnitt

Diese Betrachtung ist im Bundesverband der Systemgastronomie (BdS) vorgegeben und funktioniert genau wie der Tagesdurchschnitt. Beim 12-Monatsdurchschnitt wird also die durchschnittliche tägliche Arbeitszeit der letzten 12 Monate vor dem Abrechnungszeitraum errechnet.