Damit Abwesenheiten Deiner Mitarbeitenden nicht zu Minusstunden führen, bewertest Du diese mit Stunden. e2n unterscheidet zwischen festen und dynamischen Abwesenheitszeiten. Wir zeigen Dir, wie Du Abwesenheiten einträgst und bewertest.
Um zu vermeiden, dass durch eine Abwesenheit Minusstunden entstehen und um Abwesenheiten korrekt abrechnen zu können, sind viele Abwesenheiten mit einer Stundenbewertung versehen.
Wie die Abwesenheiten einer Person bewertet werden sollen, legst Du in der Personalakte unter Einstellungen > Abwesenheiten fest.
Wir erklären Dir hier die Unterschiede der möglichen Bewertungsarten und wie die Berechnung funktioniert.
1 Bewertung der Abwesenheitszeit
1.1 Feste Abwesenheitszeit
Um die feste Abwesenheitszeit (Urlaub, Krankheit, etc.) eines Mitarbeiters zu bestimmen, braucht es zwei Werte. Die zu leistenden Wochenstunden (Soll-Stunden) und die Anzahl der Arbeitstage. Teilst Du nun die Wochenstunden durch die Arbeitstage, erhältst Du die Zeit, mit der eine Abwesenheit bewertet wird.
Beispiel:
Eine Mitarbeiterin mit Festgehalt hat ein Wochensoll von 40 Stunden zu leisten. Um dies zu erfüllen, stehen ihr fünf Tage in der Woche zur Verfügung. Ihre Abwesenheit wird also mit 8 Stunden pro Tag bewertet.
1.2 Dynamische Abwesenheitszeit
Alternativ kann die Bewertung auf "dynamisch" gestellt werden. Dann werden die letzten 13 Wochen vor dem Abrechnungszeitraum betrachtet. Die Berechnung findet statt, wenn die Abrechnung erstellt wird. Die durchschnittliche Arbeitszeit kannst Du mittels zwei verschiedener Wege berechnen:
1.2.1 Tagesdurchschnitt
Es gibt keine feste Stundenanzahl. Die Abwesenheitszeit wird aufgrund der durchschnittlichen Arbeitszeit pro Arbeitstag (der letzten 13 Kalenderwochen vor dem Abrechnungszeitraum) bestimmt. Diese Option ist in Verbindung mit einem Wochenkonto nicht verfügbar.
Beispiel:
Eine Mitarbeiterin hat (in den letzten 13 Kalenderwochen vor Abrechnungszeitraum) an 26 Arbeitstagen insgesamt 162,5 Stunden gearbeitet. Eine Abwesenheit in diesem Zeitraum wird mit 6,25 Stunden bewertet.
1.2.2 Wochendurchschnitt
Beim Wochendurchschnitt wird die durchschnittliche Arbeitszeit pro Woche (der letzten 13 Kalenderwochen vor dem Abrechnungszeitraum) auf die Arbeitstage verteilt. Liegt das Eintrittsdatum des Mitarbeiters noch keine 13 Kalenderwochen vor Abrechnungszeitraum zurück, kannst Du eine Start-Abwesenheitszeit definieren.
Beispiel:
Eine Mitarbeiterin hat (innerhalb der letzten 13 Kalenderwochen vor Abrechnungszeitraum) an 26 Tagen 162,5 Stunden gearbeitet. Durchschnittlich arbeitete sie 12,5 Stunden pro Woche. Bei einer 5-Tage-Woche ergibt sich eine Abwesenheitszeit von 2,5 Stunden.
1.2.3 12-Monatsdurchschnitt
Beim 12-Monatsdurchschnitt wird die durchschnittliche tägliche Arbeitszeit der letzten 12 Monate vor dem Abrechnungszeitraum errechnet.
Beispiel:
Ein Mitarbeiter arbeitete (innerhalb der letzten 12 Monate vor Abrechnungszeitraum) an 234 Tagen insgesamt 1111,5 Stunden. Durchschnittlich ergibt das 4,75 Stunden pro Tag.
2 Abwesenheitszeit eintragen
In den Mitarbeitereinstellungen definierst Du die Abwesenheitszeit des Mitarbeiters unter Abwesenheiten:
2.1 Bewertung in Euro
Wenn ein fester Stundenlohn eingetragen ist, wird für den Abwesenheitstag auch der passende Betrag hinterlegt.
Für Mitarbeiter mit variablem Stundenlohn oder festem Gehalt trägst Du bei "optionale Information" unter "Abrechnung" in den Mitarbeitereinstellungen einen Stundenlohn ein. Dieser wird für die Berechnung der Abwesenheiten verwendet.
2.2 Sonstiges
Was bei abweichenden Wochenstunden zu tun ist, liest Du hier nach:
Wochenstunden in einer unvollständigen Woche.
Abwesenheiten haben auch Einfluss auf die Berechnung der Überstunden.