Alles bereit fürs Lohnbüro: Lohnabrechnung einrichten

 

Das Wichtigste in Kürze:

• In den Abrechnungseinstellungen legst Du fest, wie e2n Deine Arbeitszeiten abrechnet.
• In den Lohnabrechnungseinstellungen hinterlegst Du Dein Lohnbüro, das Lohnprogramm und die Lohnarten.
• Jeden Monat gibst Du Deinem Lohnbüro zwei Dateien: den Lohnexport für den direkten Import ins Lohnprogramm und den Excel-Export mit allen abrechnungsrelevanten Daten.
• Den Excel-Export speicherst Du auch selbst. So hast Du alle aufbewahrungspflichtigen Abrechnungsdaten jederzeit gesichert.
• Auch Zuschläge kannst Du in e2n einstellen. Für den Start brauchst Du sie aber nicht unbedingt.
  
  

 

Inhalt:

1 Warum sich die Einrichtung lohnt

2 Mit Deinem Lohnbüro abstimmen

3 Abrechnungseinstellungen festlegen

4 Lohnabrechnungseinstellungen festlegen

5 Vor dem Export: die Abrechnungsassistenten

6 Diese Daten gibst Du jeden Monat ans Lohnbüro

7 Zuschläge einstellen

8 Deine Checkliste zur Abrechnungsvorbereitung

9 Weiterführende Artikel

 

1 Warum sich die Einrichtung lohnt

Am Monatsende braucht Dein Lohnbüro für jede Person die Arbeits- und Abwesenheitsstunden. e2n rechnet all das aus den erfassten Arbeitszeiten und eingetragenen Abwesenheiten.

Richtest Du die Abrechnung einmal ein, exportierst Du jeden Monat mit wenigen Klicks die Dateien, die Dein Lohnbüro direkt weiterverarbeiten kann.

 

2 Mit Deinem Lohnbüro abstimmen

Kläre vorab mit Deinem Lohnbüro:

• welches Lohnprogramm es nutzt,
• welche Lohnarten es für den Import des Lohnexports aus e2n braucht,
• welche Personalnummern es vergeben hat,
• welcher Abrechnungszeitraum gilt,
• ob es die Zuschläge selbst berechnet oder sie aus e2n bekommen soll.

 

3 Abrechnungseinstellungen festlegen

1. Öffne Benutzername > Verwaltung > Mandant > Abrechnung.
2. Lege den Tageswechsel fest.
3. Wähle Deinen Tarifvertrag, wenn Dein Betrieb tarifgebunden ist.
4. Stell bei Bedarf einen abweichenden Abrechnungszeitraum ein.
5. Speichere Deine Einstellungen.

Mehr zu den Abrechnungseinstellungen

 

4 Lohnabrechnungseinstellungen festlegen

Mit diesen Einstellungen erstellst Du monatlich die Lohnexport-Datei, die Dein Lohnbüro direkt ins Lohnprogramm importieren kann: 

1. Öffne Verwaltung > Lohnabrechnung.
2. Trag die E-Mail-Adresse Deines Lohnbüros ein.
3. Wähle das Lohnprogramm, mit dem Dein Lohnbüro arbeitet, zum Beispiel DATEV LODAS, DATEV Lohn&Gehalt, Agenda etc.
4. Trag die Lohnarten ein, die Du von Deinem Lohnbüro bekommst.
5. Speichere Deine Einstellungen.

Was sind Lohnarten?
Lohnarten sind Nummern aus dem Lohnprogramm Deines Lohnbüros. Jede Nummer steht für eine bestimmte Art von Bezahlung, zum Beispiel für Stundenlohn, Urlaub, Krankheit usw.
e2n braucht diese Nummern für den Lohnexport, damit Dein Lohnbüro die Datei direkt in sein Programm einlesen kann.

ℹ️ Info:
Jedes Lohnprogramm ist anders aufgebaut. Deshalb hat auch jeder Lohnexport aus e2n einen eigenen Aufbau, der genau auf das jeweilige Programm abgestimmt ist. Die Lohnarten hinterlegst Du für jedes Lohnprogramm separat. Wie das für Dein Programm geht, erfährst Du im passenden Artikel:

• DATEV LODAS
• DATEV Lohn&Gehalt
• Lexware
• Agenda
• P&I Loga
• Lohn AG

 

5 Vor dem Export: die Abrechnungsassistenten

Die Abrechnungsassistenten findest Du oben über die große Menüleiste unter Abrechnung. Sie zeigen Dir vor jedem Monatsabschluss, wo noch eine Entscheidung von Dir nötig ist. So landen bei Deinem Lohnbüro nur vollständige Daten.

• Konflikte: Hier siehst Du alle Einträge, die Du vor der Abrechnung klären musst, zum Beispiel unvollständige Arbeitszeiten, sich überschneidende Arbeitszeiten oder eine Arbeitszeit und eine Abwesenheit am selben Tag. Über den blauen Stift löst Du einen Konflikt, über den roten Papierkorb löschst Du den Eintrag. Erst wenn alle Konflikte gelöst sind, kannst Du den Monat abschließen.
• Kontoausgleiche: Bei Stundenlöhner*innen mit Auszahlungsgrenze sammelt e2n die Stunden über der Grenze auf dem Jahreskonto. Bleibt eine Person in einem Monat unter ihrer Grenze, schlägt Dir e2n einen Ausgleichsbetrag vor. Mit der blauen Diskette übernimmst Du ihn.
• Überstunden: Hier zahlst Du Überstunden Deiner Gehaltsempfänger*innen aus. Trag die Stunden dafür in der Spalte Überstunden ein.

Über den blauen Filter wählst Du, welche Assistenten Du siehst. Mehr dazu im Artikel Abrechnung.

Mehr dazu in den Artikeln Abrechnung und Übersicht der Konflikte.

 

6 Diese Daten gibst Du jeden Monat ans Lohnbüro

Nach dem Monatsabschluss exportierst Du unter Abrechnung > Export zwei Dateien:

• Lohnexport: Die Datei für das Lohnprogramm Deines Lohnbüros. Dein Lohnbüro importiert sie direkt in sein Programm.
• Excel-Export: Er enthält wirklich alle abrechnungsrelevanten Daten. So hat Dein Lohnbüro den vollständigen Überblick.

Schick Deinem Lohnbüro jeden Monat beide Dateien.

 

7 Zuschläge einstellen

Zuschläge legst Du in e2n in Zuschlagsgruppen ein. Darin legst Du fest, welche Zuschläge es in Deinem Betrieb gibt, und ordnest Deine Mitarbeitenden zu.

1. Öffne Benutzername > Einstellungen > Abrechnung > Zuschläge.
2. Lege eine Zuschlagsgruppe an und hinterlege die Zuschläge, zum Beispiel für Nacht-, Sonntags- und Feiertagsarbeit.
3. Ordne Deine Mitarbeitenden der passenden Zuschlagsgruppe zu.
4. Teste Deine Zuschläge mit einer Beispielschicht.

Mehr dazu in den Artikeln Zuschlagseinstellungen und SFN-Zuschläge.

 

8 Deine Checkliste zur Abrechnungsvorbereitung

☐ Lohnprogramm, Abrechnungszeitraum und Zuschläge mit dem Lohnbüro abgestimmt

☐ Tageswechsel und Tarifvertrag in e2n hinterlegt

☐ Zuschläge eingerichtet und getestet

☐ E-Mail-Adresse des Lohnbüros hinterlegt

☐ ersten Monat abgeschlossen

☐ Zuschläge eingerichtet, sobald die Regelungen vom Lohnbüro vorliegen

 

9 Weiterführende Artikel

• Abrechnung: alle Funktionen im Überblick
• Die fünf goldenen A Deiner Abrechnung
• Wichtig: Zuschläge einrichten und testen
• Lohn- und Gehaltseinstellungen
• Abrechnen nach Ist-Stunden

 

 

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Nächster Schritt: Die monatlichen Schritte Deiner Abrechnungsvorbereitung