Für eine Verbesserung des Personaleinsatzes ist es notwendig, sich zuerst einmal Gedanken zu machen, was denn eigentlich gute und auch erreichbare Personaleinsätze sind.
Im Artikel Umsatzgestützte Personalplanung wurde die Personaleinsatzvorgabe (Punkt 2.3) schon kurz angesprochen.
Das folgende Beispiel legt einen Betrieb zugrunde, welcher zwischen 5000 und 13000 EUR Tagesumsatz macht. Mithilfe einer kleinen Exceltabelle sind die Vorgaben für verschiedene Umsätze an den einzelnen Wochentagen in Prozent definiert.
Welche Vorgaben sinnvoll sind, musst Du individuell für den Betrieb entscheiden. Folgende Fakten können beispielsweise interessant sein und sollten bei der Planung berücksichtigt werden:
- Montag ist Vorbereitungstag: Es gibt zusätzliche Schichten, um Ware für die Woche vorzubereiten. Das muss natürlich auch im Personaleinsatz berücksichtigt werden.
- Donnerstag ist Meeting: Die Zeiten für Besprechungen werden natürlich auch gestochen und sollten bei Regelmäßigkeit berücksichtigt werden.
- Putztag: Auch hier sollte von vornherein die Vorgabe angepasst werden.
- Je höher der Umsatz, desto niedriger der Personaleinsatz: Steigt der Umsatz, sollte in der Regel der Personaleinsatz sinken. Das sollte dann auch bei der Planung berücksichtigt werden.
Aus Umsatz, kalkulatorischem Stundenlohn und der Personaleinsatzvorgabe wird dann die Anzahl der verfügbaren Stunden berechnet. In unserem Beispiel sollten für einen Donnerstag mit 9000 EUR Umsatz, 219 Arbeitsstunden über den gesamten Betrieb angestrebt werden.
Ziel der umsatzgestützten Personaleinsatzplanung ist nicht, den Personaleinsatz so niedrig wie möglich zu gestalten, sondern den geplanten zu erreichen!
Im nächsten Schritt trägst Du zusätzlich zu Deinem geplanten Umsatz auch die Personaleinsatzvorgabe im Tagebuch ein. Hierzu musst Du zunächst im Tagebuch den entsprechenden Tag auswählen.
Anschließend kannst Du die Plandaten eingeben.
Du wirst jetzt sehr schnell sehen, ob es denn überhaupt möglich ist, die Vorgabe durch die aktuelle Planung zu erreichen.
Personaleinsatzvorgabe.xlsxPausen im Dienstplan
Lege individuelle Pausenzeiten fest oder definiere Pausen laut Dienstplan.
1 Pause anlegen
Beim Anlegen einer neuen Schicht oder beim Bearbeiten einer vorhandenen Schicht oder eines Personalplans, kann bereits eine Pausendauer eingetragen werden.
Das Eintragen der Pausendauer optimiert die Planzahlen des Personaleinsatzes in Deinem Tagebuch.
2 Pause der Arbeitszeit laut Dienstplan
Beim Stempeln am Terminal kann optional die Pause der Schicht laut Dienstplan in die Arbeitszeit übernommen werden. Vor allem bei Diensten mit festen Pausenzeiten (Mittagstisch etc.) ist diese Funktion von Vorteil. Öffne hierzu in der Verwaltung den Punkt "Pauseneinstellung".
Aktiviere nun die Funktion "Pause nach Dienstplan". Sobald sich der Mitarbeiter am Terminal einstempelt, wird die passende Schicht im Dienstplan gesucht und die darin hinterlegte Pause in die Arbeitszeit übernommen.
Hinweis: Die Pause nach Dienstplan wird nur übernommen, wenn der Mitarbeiter am Terminal stempelt. Wird die Arbeitszeit manuell eingetragen, wird die Pause nicht übernommen.
Pause und Personaleinsatz
Wenn Du für Deine Mitarbeiter Pausen erfasst und diese von der Arbeitszeit abgezogen werden (also nicht bezahlt werden), dann hat das auch Einfluss auf die umsatzgestützte Personaleinsatzplanung.
In unserem Dienstplan wird eine Schicht immer mit Beginn und Ende erfasst. Ein Mitarbeiter in der Küche fängt also zum Beispiel um 8:30 Uhr an, arbeitet bis 16 Uhr, also 7 h 30 min. Er macht während seiner Schicht jedoch 30 min Pause und bekommt damit nur 7 Stunden bezahlt.
An dieser Stelle wird es kompliziert, die geplanten Arbeitszeiten mit den tatsächlichen zu vergleichen. Das System kann vorher nicht wissen, wann genau Pausen gemacht werden.
Um die Zahlen vergleichbar zu lassen, arbeiten wir im Tagebuch und bei der Hochrechnung mit den anwesenden Stunden, also ohne die Berücksichtigung von Pausen.
Im System muss dann der kalkulatorische Stundenlohn nach unten angepasst werden, da weniger Stunden bezahlt werden, als Mitarbeiter anwesend sind.
Umsatzgestützte Personalplanung
Eine wichtige Größe in der Gastronomie ist der Personaleinsatz. Kein Restaurant kann – trotz Gästen & Umsatz – erfolgreich arbeiten, wenn zu viel Geld für Personal aufgewendet werden muss. E2N beschäftigt sich in erster Linie mit genau diesem Thema.
1 Überblick
Durch die Erfassung des Ist-Zustands, die Definition von Vorgaben und die Planung von Umsatz und Personal wird E2N zu einem unverzichtbaren Controlling-Instrument, mit dem Du nicht erst am Ende des Monats feststellst, dass etwas schief gelaufen ist.
Mit E2N bist Du jederzeit in der Lage, auf Veränderungen zeitnah und effektiv zu reagieren.
2 Begriffe
2.1 Personaleinsatz
Der Personaleinsatz zeigt auf, wieviel Prozent des Umsatzes für Personalkosten aufgewendet werden müssen. Die Personalkosten beinhalten alle Löhne und Lohnnebenkosten.
Der Umsatz kann entweder netto oder brutto gerechnet werden, wir empfehlen jedoch mit Nettoumsätzen zu arbeiten, da gerade bei unterschiedlichen Mehrwehrsteuersätzen Schwankungen entstehen.
2.2 Kalkulatorischer Stundenlohn
Um den Personaleinsatz täglich zu berechnen, muss ein Stundenlohn definiert werden, auf dem diese Berechnung basiert.
Die einfachste Art, diesen zu berechnen, ist einen möglichst großen Zeitraum zu betrachten und die gesamten Lohnkosten durch die gesamten Arbeitsstunden zu teilen. Wenn Du noch keine solchen Zahlen zur Verfügung hast, empfehlen wir mit einem Stundenlohn von 13.50 EUR zu starten.
Auch wenn Du teilweise sehr unterschiedliche Gehälter bezahlst, benötigst Du einen allgemeinen Wert. Nur so lassen sich Zahlen über mehrere Zeiträume vergleichen.
2.3 Zielvorgabe Personaleinsatz
Es muss für jeden Tag ein zu erreichender Personaleinsatz als Ziel definiert werden. Wie dieses genau lautet, ist abhängig von der Art der Gastronomie oder auch vom Wochentag. Finden Vorbereitungen an umsatzschwachen Tagen statt, ist hier der Personaleinsatz natürlich höher als an den umsatzstarken Tagen.
2.4 Geplanter Umsatz
Für die Planung ist es unerlässlich, dass Du an jedem Öffnungstag auch einen Umsatz planst. Am einfachsten schaust Du Dir die Auswertungen der Kasse an. Du wirst eine Regelmäßigkeit feststellen und kannst diese für Deine Planung verwenden.
2.5 Ist-Umsatz
Der Umsatz (netto), den Du an diesem Tag tatsächlich erreicht hast.
3 Arbeitszeiterfassung
Für eine vernünftige umsatzbedingte Personalplanung ist es sehr wichtig, die exakte Anzahl der Arbeitsstunden zu ermitteln. Wenig hilfreich sind diese Daten am Ende des Monats. Du benötigst möglichst die aktuellen Daten aus Deinem Laden – und das zu jedem Zeitpunkt.
Genau aus diesem Grund ist die Zeiterfassung mit unserem Terminal ein so wichtiges Element. Deine Mitarbeiter erfassen ihren Arbeitsbeginn und –ende selbstständig. Diese Daten landen sofort in unserem System und Du weißt zu jeder Zeit, wer gerade seit wie vielen Stunden arbeitet.
Der erste Schritt in der umsatzbedingten Personalplanung ist daher die Zeiterfassung. Deine Mitarbeiter müssen diese Aufgabe möglichst zuverlässig erledigen, um schnell verwertbare Zahlen zu erreichen.
Nach dem ersten Monat erhältst Du über die Auswertungen alle tatsächlich geleisteten Arbeitsstunden und kannst dann einen neuen kalkulatorischen Stundenlohn festlegen.
4 Dienstplan
Mehr dazu findest Du im Artikel: Wie lege ich Schichten an?
5 Tagebuch
Mehr dazu findest Du im Artikel: Tagebuch.
Kassenanbindung: E2N kann die Umsatzzahlen Deiner Kasse in regelmäßigen Abständen automatisch auszulesen. Somit kannst Du den ganzen Tag über die Entwicklung Deines Personaleinsatzes auf Basis der aktuell geleisteten Arbeitsstunden und des aktuell erwirtschafteten Umsatzes verfolgen.
6 Fazit
Durch exakte Zeiterfassung, Dienstplan und Erfassung von geplanten und erreichten Umsätzen kannst Du wesentlich schneller reagieren und Situationen analysieren.
Du wirst im Laufe der Zeit lernen, Deinen Umsatz immer besser einzuschätzen und damit Dein Personal wesentlich effektiver zu planen.