Tagebuch

 

Das Wichtigste in Kürze

• Du legst in den Standorteinstellungen fest, mit welcher Controlling-Kennzahl Du arbeiten möchtest.
• Du erfasst für jeden Tag Deinen Zielwert, Deinen geplanten Umsatz und Deinen tatsächlichen Umsatz.
• Das Tagebuch zeigt Dir übersichtlich Plan- und Ist-Werte für Umsatz, Planzeiten, Arbeitszeiten.
• Auf Abweichungen zwischen Plan und Ist wirst Du farblich mit Ampelfarben hingewiesen.

 

Inhaltsverzeichnis

1 Tagebuch einrichten

2 Tagebuch nutzen

3 Controlling-Werte für einzelnen Tag eintragen

4 Die Tagebuchübersicht

5 Controlling-Zahlen importieren

6 Historie und Stundenauswertung

7 Weitere Kennzahlen im Tagebuch

8 Tagesinformationen und Notizen

 

1 Tagebuch einrichten

Die Tagebuch-Einstellungen findest Du unter Initialen oben rechts > Einstellungen > Tagebuch:

Hier legst Du in wenigen Schritten fest, welche Kennzahl Du für Dein Personal-Controlling verwenden möchtest und mit welchen Zielwerten e2n Deine Planung unterstützt.

Unter Anzeige wählst Du eine der folgenden Kennzahlen aus:

• Personalkosten
• Personaleinsatz
• Produktivität
• Absatzproduktivität
  • • Absatz (Stück)
    • Absatz (mpt)
• Öffnungszeiten

Außerdem hinterlegst Du einen Ziel-Wert für Deine Kennzahl. Der Ziel-Wert bildet die Grundlage für Deine umsatzgestützte Personaleinsatzplanung.

→ Welche Kennzahl geeignet ist, hängt von Deiner Planungsmethode und den Daten ab, die Du in Deinem Betrieb zuverlässig erfassen kannst. 

• Personalkosten

Mit der Kennzahl Personalkosten betrachtest Du die anhand der Arbeitszeiten und Abrechnungseinstellungen berechneten Personalkosten.

Damit e2n die Personalkosten berechnen kann, müssen die erforderlichen Stundenlöhne und Abrechnungseinstellungen in den Personalakten gepflegt sein.

• Personaleinsatz

Mit der Kennzahl Personaleinsatz betrachtest Du das Verhältnis der Personalkosten zu Deinem Nettoumsatz.

Hinterlege dafür:

• • den kalkulatorischen Stundenlohn aus Deiner betriebswirtschaftlichen Auswertung (BWA),
  • Deinen Ziel-Personaleinsatz für den jeweiligen Standort und
  • ob Lohnnebenkosten berücksichtigt werden sollen.
    
    

• Produktivität

Mit der Kennzahl Produktivität betrachtest Du den Umsatz pro geleisteter Arbeitsstunde.

Hinterlege dafür Deine Ziel-Produktivität. Diese ergibt sich aus historischen Daten. Daraus kannst Du berechnen, wie hoch Deine Produktivität in der Vergangenheit war und einen Zielwert für die Zukunft ableiten und  festlegen. 

• Absatzproduktivität

Absatz (Stück) 

Mit dem Absatz (Stück) betrachtest Du, wie viel Stück (z.B. Artikel, Kassenbons) pro Stunde verkauft oder produziert werden.

Absatz (mpt)

Mit Absatz (mpt) betrachtest Du, wie viele Verkäufe pro Minute verzeichnet werden.

• Öffnungszeiten

Mit der Kennzahl Öffnungszeiten berechnest Du aus Deinen Öffnungsstunden und einem Ziel-Faktor einen Zielwert für zulässige Personalstunden pro Tag.

Deine Öffnungszeiten müssen zusätzlich unter Initialen oben rechts > Verwaltung > Öffnungszeiten hinterlegt sein.

Hinterlege anschließend Deinen Ziel-Faktor in den Tagebuch-Einstellungen.

Speichere Deine Eingaben nach der Einrichtung.

 

2 Tagebuch nutzen

Dein Tagebuch erreichst Du unter Controlling > Tagebuch: 

Im Tagebuch

• legst Du Deine Zielwerte fest,

• planst Deinen täglichen Umsatz möglichst realistisch und

• behältst so Deine Kennzahlen während des Tages im Blick.

Pflegst Du diese Werte zuverlässig, helfen sie Dir, auf Schwankungen akut reagieren zu können. Entwickelt sich Dein Tagesgeschäft anders als geplant, kannst Du den Tagesablauf vor Ort anpassen und zum Beispiel Schichten verkürzen oder verlängern.

• Am Ende des Tages trägst Du Deinen tatsächlichen Umsatz ein.

Wenn eine Kassenanbindung vorhanden ist, kann der Umsatz auch automatisch in regelmäßigen Abständen in Dein Tagebuch eingespielt werden.

 

3 Controlling-Werte für einzelne Tage eintragen

Du arbeitest pro Tag immer mit drei Werten:

• dem Zielwert Deiner ausgewählten Kennzahl 
  → dieser ist in Deinen Standorteinstellungen hinterlegt und automatisch an jedem Tag im Tagebuch hinterlegt
• Deinem geplanten Tagesumsatz in Euro netto und
  → hier ist ein realistischer, kein gewünschter Wert wichtig
• Deinem tatsächlichen Tagesumsatz in Euro netto
  → um bewerten zu können, wie optimal Deine Planung war und die Bewertung in Deine zukünftige Planung einfließen zu lassen

Du öffnest einzelne Tage, indem Du auf das Datum in der linken Spalte des Tagebuch klickst:

 

Unter Planung gibst den Du erwarteten Umsatz für den angezeigten Tag ein.

Arbeitest Du mit einer Produktivitäts-Kennzahl berechnet die Software Dir jetzt die Anzahl an Stunden, die Du verplanen kannst, um beim erwarteten Umsatz Deine Ziel-Produktivität zu erreichen.

Bei hinterlegtem Plan-Umsatz und Zielwert, hilft Dir anschließend die Conntrolling-Anzeige im Dienstplan dabei, Dein Ziel zu erreichen:

Am Ende des Tages trägst Du im Tagebuch unter Ist Deinen tatsächlich erreichten Umsatz ein und erkennst in Kombination mit den erfassten Arbeitszeiten des Tages direkt, wie optimal Deine Planung war. 

 

4 Tagebuchübersicht

Mit allen eingetragenen Plan- und Ist-Werten füllt sich Dein Tagebuch Tag für Tag und gibt Dir eine Übersicht über den gesamten Monat:

1. Monatskacheln, Umsatzkurven und Kennzahl-Diagramme

   Der obere Bereich des Tagebuchs zeigt Dir in grünen und blauen Kacheln, wie Dein Monat voraussichtlich verlaufen wird. Dabei werden grundsätzlich Ist-Werte bis zum gestrigen Tag sowie Plan-Werte bis Ende des Monats herangezogen. 
   
   Darunter siehst Du grafisch dargestellt Deine monatliche Umsatzkurve sowie den monatlichen Plan-Ist-Vergleich in Deiner eingestellten Kennzahl.

2. Plan-Ist-Tabelle pro Tag
   
   Unterhalb der Umsatz- und Kennzahlgrafiken findest Du die detaillierte Tagebuchübersicht. 
   Hier werden - je nach ausgewählter Kennzahl - alle Plan- und Ist-Werte pro Tag in einer Tabelle aufgelistet:

• • Umsatz in Euro
  • Personalkosten in Euro
  • Personaleinsatz in Prozent
  • Produktivität in Euro
  • Stunden
    → Anzahl der an diesem Tag erfassten Arbeitsstunden
    (bei Kennzahl Personalkosten nach Filtereinstellung inkl. Abwesenheit)

• • Mitarbeitenden-Infos
    → Anzahl der Urlaubs- und Krankheitstage pro Tag
    → Anzahl der Mitarbeitenden, die an dem Tag gearbeitet haben
    → Durchschnittliches Erfahrungslevel der anwesenden Mitarbeitenden, das wie folgt berechnet wird:
    Die am jeweiligen Tag anwesenden Mitarbeitenden bekommen je nach hinterlegtem Erfahrungslevel eine Bewertung:
    Kein Erfahrungslevel = 1, Anfänger*in = 3, Fortgeschrittene*r = 5, Alter Hase = 7
    
    Mit folgender Formel wird dann der anwesende Erfahrungsdurchschnitt der einzelnen Tage ermittelt:
    
    Arbeitsstunden der einzelnen Mitarbeitenden × jeweiliges Erfahrungslevel / gesamte Stundenanzahl des Tages = durchschnittliches Erfahrungslevel

 

5 Controlling-Werte importieren

Über das Upload-Symbol in der Werkzeugleiste Deines Tagebuchs kannst Du Controlling-Werte für mehrere Tage oder einen ganzen Monat importieren:

 

1. Öffne die Upload-Funktion.
2. Lade Deine Controlling-Werte als CSV-Datei hoch.
3. Nutze bei Bedarf die bereitgestellte Vorlage.

 

6 Historie und Stundenauswertung

Klickst Du in der Tagebuchtabelle vorne in der ersten Spalte auf ein Datum, öffnet sich der entsprechende Tag:

 

→ Unter dem Reiter Historie kannst Du einen Tag mit vergleichbaren Tagen aus der vergangenen Woche, dem vergangenen Monat und dem Vorjahr vergleichen. Auch hinterlegte Notizen werden angezeigt:

So erhältst Du einen besseren Überblick über die Umsatzentwicklung und kannst wiederkehrende Muster in Deine Planung einbeziehen.

→ Unter dem Reiter Stunden siehst Du eine Grafik für den jeweiligen Tag:

• Auf der X-Achse wird die Uhrzeit dargestellt.
• Auf der Y-Achse siehst Du den Umsatz und die zugehörigen Personalstunden.
• Die blauen Balken stellen immer die Planwerte, die grünen Balken Ist-Werte dar.

So erkennst Du, wie sich Umsatz und Personaleinsatz im Tagesverlauf entwickeln:

 

7 Weitere Kennzahlen im Tagebuch

Zusätzlich zu der ausgewählten Controlling-Kennzahl zeigt Dir das Tagebuch in der blauen Kachel oben rechts weitere monatliche Kennzahlen:

• Urlaubsquote

Die Urlaubsquote zeigt das Verhältnis von Urlaubsstunden zu den monatlichen Gesamtstunden.

Formel:

Urlaubsstunden x 100 : (Ist-Arbeitszeit + Urlaubsstunden + Krankheitsstunden)

• Krankenquote

Die Krankenquote zeigt das Verhältnis der im aktuellen Monat angefallenen Krankheitsstunden zu den monatlichen Gesamtstunden.

Formel:

Krankheitsstunden x 100 : (Ist-Arbeitszeit + Urlaubsstunden + Krankheitsstunden)

• Fluktuation

Die Fluktuation setzt die Anzahl der Mitarbeitenden, die Dein Unternehmen im aktuellen Monat verlassen haben, ins Verhältnis zu den Mitarbeitenden, die eingetreten sind.

e2n berechnet die monatliche Fluktuationsrate nach der Schlüter-Formel.

Die Schlüter-Formel bedient sich nicht des durchschnittlichen Personalbestands, sondern nutzt den Personalbestand zu Beginn des Monats und die Zu- und Abgänge innerhalb des Monats.

Formel:

(Abgänge : (Bestand zu Beginn des Monats + Zugänge)) x 100

Beispiel:

Zu Beginn des Monats betrug der Personalbestand 120 Mitarbeitende.
Während des Monats kamen 12 neue Mitarbeitende hinzu und 14 Mitarbeitende beendeten ihre Anstellung.

Fluktuationsrate = (14 / (120 + 12)) * 100 = 10,61

8 Tagesinformationen und Notizen

Klickst Du in der Tagebuchtabelle vorne in der ersten Spalte auf ein Datum, öffnet sich der entsprechende Tag.

→Im Reiter Tagebuch kannst Du bei Bedarf Bemerkungen hinterlegen:

• Die interne Notiz gehört zum Tagebuch und wird in der Historie des jeweiligen Tages angezeigt.
  Nutze sie für tagesspezifische Infos zu Umsatz, Personalplanung etc.
• Die externe Notiz erscheint in e2n perso und kann zum Beispiel für allgemeine Nachrichten an Deine Mitarbeitenden genutzt werden.