Tagebuch

Bevor Du mit dem Tagebuch arbeiten kannst, musst Du es erstmal Deinem Betrieb entsprechend anpassen.

1 Konfiguration des Tagebuchs

Unter Verwaltung > Controlling nimmst Du die entsprechenden Einstellungen vor, wie z.B. den kalkulatorischen Stundenlohn anpassen oder die Anzeige (Personaleinsatz/Personalkosten/Produktivität) auswählen.

2 Nutzung des Tagebuchs

Umsatzgestützte Personalplanung ist mit unserem Tagebuch möglich. Öffne im Dropdown-Menü "Controlling" das "Tagebuch". 

 

Du siehst nun die Durchschnittswerte des tatsächlichen Umsatzes, Personaleinsatzes, Anzahl der durchschnittlichen Mitarbeiterzahl im aktuellen Monat sowie die Mitarbeiterfluktuation.  

 

Grafisch wird darunter eine Umsatzkurve im Soll- und Ist- Vergleich für den Monat dargestellt. (Diese sowie die Durchschnittsdarstellung wird nur angezeigt, wenn mind. ein Ist-Umsatz hinterlegt ist.)

 

 

Weiter kannst Du hier auch die grafische Darstellung auf den Personaleinsatz umstellen. Hier wird ebenfalls der Soll- und Ist- Zustand des Personaleinsatzes abgebildet. 

 

 

Unter den Grafiken werden pro Tag der "Umsatz", "Personaleinsatz", die "Stunden" und  "Mitarbeiter" aufgelistet - jeweils "Soll" und "Ist". Zusätzlich die Anzahl der ab- und anwesenden Mitarbeiter. Hier kannst Du sämtliche Spalten über die Pfeile auf- und ab-sortieren. 

 

 

Umsatz in EURO

Soll = geplanter Umsatz lt. Tagebuch

Ist = tatsächlicher Umsatz lt. Tagebuch / Kasse

Personaleinsatz in PROZENT

Berechnung: 

gesamte Arbeitsstunden / Umsatz * kalk. Stundenlohn * 100

Stunden in ZEIT

Soll = Planstunden lt. Dienstplan

Ist = tatsächlich erfassten Arbeitszeiten

Mitarbeiter Anzahl der Abwesenden (Krank & Urlaub) und Anwesenden Mitarbeiter.

2.1 Informationen eintragen

Um etwas in Dein Tagebuch einzutragen, klickst Du auf den gewünschten Tag.

 

 

Nun planst Du Deinen Tag bzw. trägst aktuelle Werte nach. Du arbeitest immer mit drei Angaben:

  • Einem Ziel für Deinen Personaleinsatz (in Prozent)
  • Deinem geplanten Tagesumsatz (in EUR, netto)
  • Dem tatsächlichen Umsatz (in EUR, netto)

 

Sobald Du unter "Planung" den Umsatz eingibst, rechnet die Software aus, wie viele Stunden das Personal arbeiten dürfte, um dieses einzuhalten. 

Im "Ist" Feld wird der tatsächliche Umsatz eingetragen. Der Personaleinsatz berechnet sich aus den aktuellen eingetragenen Arbeitszeiten.

Der kalkulatorische Stundenlohn von 13,00 € kann nach Bedarf in der Verwaltung verändert werden.

Die Interne Notiz ist für das Tagebuch selbst und wird in der Historie unter dem entsprechenden Tag angezeigt.

Die externe Notiz erscheint in E2N Perso an diesem Tag und kann z.B. für allgemeine Nachrichten an die Mitarbeiter genutzt werden.

2.2 Vorteile der Tagebuchnutzung

Das Tagebuch kann Dir dabei helfen, frühzeitig zu erkennen, ob Du Deinen geplanten Umsatz und Personaleinsatz erreichst oder nicht. Du hast die Möglichkeit, rechtzeitig zu reagieren und ggf. Personal heimzuschicken oder länger arbeiten zu lassen. Auch die Wettervorschau für den Tag hilft Dir, den Tag besser im Voraus zu planen.

Unter dem Reiter "Historie" kannst Du Deinen Tag mit vorangegangenen Tagen der letzen Woche, des letzten Monats und letzten Jahres, inkl. eventueller Notizen, vergleichen. So hast Du einen optimalen Überblick über die Umsatzentwicklung des jeweiligen Tages.



Unter dem Reiter "Stundenauswertung" siehst Du eine Tabelle des jeweiligen Tages.

Auf der X-Achse steht die Uhrzeit (in h).

Auf der Y-Achse sind zwei Werte: links siehst Du den Umsatz, welchen Du zu einer bestimmten Uhrzeit generiert hast und rechts die Personalstunden, die zu einer bestimmten Uhrzeit gearbeitet wurden. 

3 Personalkosten 

Im Tagebuch ist es nun alternativ möglich, die Personalkosten anzeigen zu lassen. 
Hierbei kannst Du unter Verwaltung > Controlling die Anzeige auf Personalkosten umstellen. 




Nun siehst Du im jeweiligen Tag zusätzlich die geplanten PLAN-Personalkosten und die tatsächlichen entstandenen IST-Personalkosten.

4 Fluktuation

Im oberen rechten Feld wird die Anzahl der durchschnittlich anwesenden Mitarbeiter pro Tag angezeigt. Darunter steht die Fluktuationsrate in diesem Monat. Berechnet wird diese nach der Schlüter Formel:

Die Schlüter Formel nutzt den Personalbestand zu Beginn der Periode zuzüglich der Zugänge. Sie berücksichtigt dabei, dass es sich beim Personalbestand um eine Stichtags-Größe handelt. Die Personalabgänge stellen eine Zeitraumgröße dar.

Fluktuationsrate = Abgänge / Bestand Anfang Periode + Zugänge * 100

Fluktuationsrate = 14 / 120 + 12 * 100 = 10, 61 %

5 Kleine Extras

Im Bemerkungsfeld können Tagesinformationen für das Personal hinterlegt werden. Die Information erscheint dann nur am eingetragenen Tag im Personalzugang. Soll die Information langfristig erscheinen, musst Du ein Banner in der Verwaltung anlegen.

Wenn Du aufgrund eines Umsatzes Dein Personal planen möchtest, können hierfür Dienstplanvorlagen erstellt werden.