Tagebuch

Das Tagebuch ist Dein zentrales Controlling-Instrument in e2n. Einmal nach Deinen Bedürfnisse konfiguriert, hast Du Deine Zahlen immer im Blick.

1 Konfiguriere Dein Tagebuch

1.1 Controlling mittels Produktivität

1.2 Controlling mittels Personalkosten

1.3 Controlling mittels Personaleinsatz

2 Nutze Dein Tagebuch

3 Weitere Kennzahlen

4 Extras

 

1 Konfiguriere Dein Tagebuch

Die Tagebucheinstellungen findest Du unter > Benutzer > Einstellungen > Controlling > Tagebuch. Hier konfigurierst Du Dein Tagebuch in wenigen Schritten:

Einstellungen > Controlling

Je nach Einstellung betrachtet Dein Tagebuch den Personaleinsatz, die Personalkosten oder die Produktivität.

e2n Tipp:

Für Deine umsatzgestützte Personaleinsatzplanung nutze die Produktivität.

 

1.1 Controlling mittels Produktivität

Die Produktivität gibt an, wie viel Umsatz in einer Arbeitsstunde von allen Mitarbeitenden gemeinsam erwirtschaftet wird.

Lege in den Tagebucheinstellungen fest, ob die Lohnnebenkosten in die Berechnung Deiner Personalkosten einbezogen werden sollen und definiere Deine Ziel-Produktivität für den aktuellen Standort:

Einstellungen > Tagebuch > Produktivität

Formel:

Produktivität = Umsatz / Ist-Stunden

Tipp:

Arbeite im Tagebuch mit der Produktivität. So schaffst Du die perfekte Grundlage für Deine umsatzgestützte Personaleinsatzplanung und damit für die optimale Nutzung von e2n.

1.2 Controlling mittels Personalkosten

Die Personalkosten errechnet e2n anhand der Abrechnungseinstellungen der eingeteilten beziehungsweise eingestempelten Mitarbeitenden und anderer abrechnungsrelevanter Daten:

  • Stundenlohn
  • Stundenzulage
  • Zuschläge
  • Dauer der Arbeitszeit
  • Lohnnebenkosten entsprechend des Anstellungstyps

Zur Betrachtung der Personalkosten stellst Du die Anzeige des Tagebuchs auf diese um. Außerdem wählst Du im Dropdown-Menü aus, ob die Lohnnebenkosten einberechnet werden sollen und gibst Deinen Ziel-Personaleinsatz für den aktuellen Standort an:

Einstellungen > Tagebuch > Personalkosten

LNK-Pauschale

 

Formel:

Arbeitszeit * (Stundenlohn + Stundenzulage) + Lohnnebenkosten + Zuschläge

1.3 Controlling mittels Personaleinsatz

Der Personaleinsatz stellt das Verhältnis der Kosten zum Umsatz dar. Zur Berechnung werden die hinterlegten Kosten pro Stunde laut Deiner BWA herangezogen.

Zur Betrachtung der Personalkosten stellst Du die Anzeige des Tagebuchs auf diese um und wählst im Dropdown-Menü darunter aus, ob die Lohnnebenkosten eingerechnet werden sollen. Gib außerdem Deinen Ziel-Personaleinsatz für diesen Standort an und hinterlege die Personalkosten laut Deiner BWA:

Einstellungen > Tagebuch > Personaleinsatz

Formel:

Personaleinsatz = Personalkosten / Nettoumsatz * 100

 

2 Nutze Dein Tagebuch

Dein Tagebuch erreichst Du unter > Controlling > Tagebuch. 

 

Du siehst nun die Durchschnittswerte des tatsächlichen Umsatzes, Personaleinsatzes, Anzahl der durchschnittlichen Mitarbeiterzahl im aktuellen Monat sowie die Mitarbeiterfluktuation.  

Grafisch wird darunter eine Umsatzkurve mit Soll- und Ist-Vergleich für den Monat dargestellt. (Diese Kurve sowie die Durchschnittsdarstellung wird nur angezeigt, wenn mindestens ein Ist-Umsatz hinterlegt ist.)

 

Die grafische Darstellung lässt sich hier auch auf den Personaleinsatz umstellen. Hier wird ebenfalls der Soll- und Ist- Zustand des Personaleinsatzes abgebildet.

 

Unter den Grafiken werden pro Tag der Umsatz, der Personaleinsatz, die Stunden und die Mitarbeiter aufgelistet - jeweils mit Soll- und Ist-Werten. Zusätzlich siehst Du die Anzahl der ab- und anwesenden Mitarbeitenden. Über die Pfeile in den verschiedenen Spalten lassen sich diese sortieren. 

 

Umsatz in EURO

Soll = geplanter Umsatz laut Tagebuch

Ist = tatsächlicher Umsatz laut Tagebuch/Kasse

Personaleinsatz in PROZENT

Berechnung: 

gesamte Arbeitsstunden / Umsatz * kalk. Stundenlohn * 100

Stunden in ZEIT

Soll = Planstunden laut Dienstplan

Ist = tatsächlich erfasste Arbeitszeiten

Mitarbeiter Anzahl der Abwesenden (Krank & Urlaub) und Anwesenden Mitarbeiter.

2.1 Informationen eintragen

Um etwas in Dein Tagebuch einzutragen, klickst Du auf den gewünschten Tag.

 

Nun planst Du Deinen Tag beziehungsweise trägst aktuelle Werte nach. Du arbeitest immer mit drei Angaben:

  • Einem Ziel für Deinen Personaleinsatz (in Prozent)
  • Deinem geplanten Tagesumsatz (in EUR, netto)
  • Dem tatsächlichen Umsatz (in EUR, netto)

 

Sobald Du unter "Planung" den Umsatz eingibst, rechnet die Software aus, wie viele Stunden das Personal arbeiten dürfte, um dieses einzuhalten. 

Im "Ist" Feld wird der tatsächliche Umsatz eingetragen. Der Personaleinsatz berechnet sich aus den aktuellen eingetragenen Arbeitszeiten.

Der kalkulatorische Stundenlohn von 13,00 € kann nach Bedarf in der Verwaltung verändert werden.

Die Interne Notiz ist für das Tagebuch selbst und wird in der Historie unter dem entsprechenden Tag angezeigt.

Die externe Notiz erscheint in e2n perso an diesem Tag und kann zum Beispiel für allgemeine Nachrichten an die Mitarbeitenden genutzt werden.

2.2 Vorteile der Tagebuchnutzung

Das Tagebuch hilft Dir dabei, frühzeitig zu erkennen, ob Du Deinen geplanten Umsatz und Personaleinsatz erreichst. Du hast die Möglichkeit, rechtzeitig zu reagieren und gegebenenfalls Personal heimzuschicken oder länger arbeiten zu lassen. Auch die Wettervorschau für den Tag hilft Dir, den Tag besser im Voraus zu planen.

Unter dem Reiter "Historie" kannst Du Deinen Tag mit vorangegangenen Tagen der letzen Woche, des letzten Monats und letzten Jahres, inkl. eventueller Notizen, vergleichen. So hast Du einen optimalen Überblick über die Umsatzentwicklung des jeweiligen Tages.



Unter dem Reiter "Stundenauswertung" siehst Du eine Tabelle des jeweiligen Tages.

Auf der X-Achse steht die Uhrzeit (in h).

Auf der Y-Achse sind zwei Werte: links siehst Du den Umsatz, welchen Du zu einer bestimmten Uhrzeit generiert hast und rechts die Personalstunden, die zu einer bestimmten Uhrzeit gearbeitet wurden. 

 

3 Weitere Kennzahlen

Du findest in deinem Tagebuch noch weitere Kennzahlen, die es im Auge zu behalten gilt. Sie werden Dir oben in der rechten Kachel angezeigt und gelten immer für den gesamten Monat.

3.1 Urlaubsquote

Die Urlaubsquote zeigt Dir das Verhältnis von Urlaubsstunden zu den monatlichen Gesamtstunden an. 

3.2 Krankenquote

Die Krankenquote stellt das Verhältnis von Abwesenheitsstunden mit dem Grund Krankheitstag zu den monatlichen Gesamtstunden dar. 

3.4 Fluktuation

Die Fluktuation setzt die Anzahl der Mitarbeitenden, die in diesem Monat Dein Unternehmen verlassen haben und die der Mitarbeitenden, die eingetreten sind, in Verhältnis.

4 Extras

Im Feld "Tagesinformationen" hinterlegst Du bei Bedarf Bemerkungen für Dein Personal. Diese erscheinen am entsprechenden Tag im Personalzugang Deiner Mitarbeitenden. Soll diese Information langfristig sichtbar sein, erstelle in der Verwaltung ein Banner für die e2n perso App.