Umsatzgestützte Personaleinsatzplanung

Das Wichtigste in Kürze

• Erstellst Du Deine Dienstpläne bereits auf Basis
• Eine verlässliche Arbeitszeiterfassung bildet die Grundlage für aktuelle Kennzahlen.
• Für die tägliche Planung brauchst Du einen Zielwert und einen realistischen Planumsatz.
• Die Produktivität eignet sich besonders, wenn Du Deinen Personaleinsatz planen möchtest, bevor die konkreten Mitarbeitenden feststehen.
• Über eine Kassenanbindung können Umsatzzahlen regelmäßig übernommen werden.

1 Warum umsatzgestützt planen?

2 Arbeitszeiterfassung als Grundlage

3 Planwerte eintragen

4 Tagesgeschäft im Tagebuch begleiten

5 Nach dem ersten Monat umsatzgestützter Planung

6 Fazit

1 Warum umsatzgestützt planen?

Personalkosten gehören zu den wichtigsten laufenden Kosten eines Betriebs und sollten daher jederzeit im Blick bleiben. Gleichzeitig muss Dein Team so aufgestellt sein, dass Abläufe zuverlässig funktionieren und Gäste oder Kundschaft gut betreut werden.

Mit einer umsatzgestützten Personaleinsatzplanung bringst Du beides in Einklang: Du planst bei hohem Betrieb ausreichend Personal ein und vermeidest bei geringerem Betrieb eine unnötig hohe Personaleinteilung.

Durch die Erfassung des Ist-Zustands, die Definition von Zielwerten sowie die Planung von Umsatz und Personal erkennst Du frühzeitig, ob sich Umsatz und Personaleinsatz wie geplant entwickeln. So kannst Du bereits im laufenden Tagesgeschäft auf Abweichungen reagieren und Kosten präventiv vermeiden, statt erst am Monatsende gegenzusteuern.

→ So unterstützt Du sowohl die Wirtschaftlichkeit Deines Betriebs als auch die Zufriedenheit von Gästen, Kundschaft und Mitarbeitenden.

2 Arbeitszeiterfassung

Für eine verlässliche umsatzgestützte Personaleinsatzplanung musst Du die tatsächlich geleisteten Arbeitsstunden möglichst aktuell kennen. Arbeitszeiten, die erst am Monatsende vorliegen, helfen Dir nicht bei der täglichen Reaktion auf Veränderungen.

Die Zeiterfassung mit einem Terminal unterstützt Dich dabei. Mitarbeitende erfassen ihren Arbeitsbeginn und ihr Arbeitsende selbstständig. Diese Daten werden in e2n übernommen, sodass Du jederzeit sehen kannst, wer arbeitet und wie viele Stunden bereits erfasst sind.

Die Arbeitszeiterfassung ist damit ein wichtiger erster Schritt für die umsatzgestützte Personaleinsatzplanung. Deine Mitarbeitenden sollten ihre Arbeitszeiten zuverlässig erfassen, damit Du schnell verwertbare Werte erhältst.

Deine tägliche Arbeitszeitenübersicht macht die Kontrolle der Stempelzeiten ganz leicht:

Hier findest Du den einen eigenen Artikel zur Arbeitszeitenübersicht.

3 Planwerte eintragen

Bevor Du mit der umsatzgestützten Personaleinsatzplanung beginnst, legst Du fest, mit welcher Controlling-Kennzahl Du arbeiten wirst.

→ im Artikel Tagebuch erklären wir Dir die Unterschiede und geben Tipps zur Nutzung der Kennzahlen.

Steht Deine Kennzahl fest, planst Du im Tagebuch für jeden Tag den Plan-Umsatz - keinen Ziel-Umsatz. Eine sinnvolle umsatzgestützte Planung braucht realistische, keine Wunschwerte.

Diese Werte sind dann die Grundlage dafür, dass e2n Dir im Dienstplan anzeigen kann, wie viele Arbeitsstunden Du für diesen Tag sinnvoll verplanen darfst. So planst Du nicht nur nach Gefühl, sondern auf Basis konkreter Werte.

Beim Schreiben des Dienstplans helfen Dir zusätzlich Ampelfarben bei der Einordnung Deiner Planung:

• Grün steht für eine Abweichung von bis zu 5 %,

• Gelb für eine Abweichung zwischen 5 und 10 % und

• Rot für eine Abweichung von mehr als 10 %.

So kannst Du Deine Personalplanung ganz intuitiv an Deinem geplanten Umsatz orientieren.

4 Tagesgeschäft im Tagebuch begleiten

Dein Tagebuch erreichst Du unter Controlling > Tagebuch.

Für jeden Tag kannst Du Deinen Zielwert, Deinen geplanten Umsatz und Deinen Ist-Umsatz hinterlegen. Während des Tages vergleichst Du die aktuellen Arbeitszeiten und Umsatzzahlen mit Deiner Planung.

Entwickelt sich Dein Tagesgeschäft anders als erwartet, kannst Du Deinen Personaleinsatz anpassen. Je nach Situation kann es sinnvoll sein, Arbeitszeiten zu verkürzen oder zusätzliches Personal einzuplanen.

Am Ende des Tages trägst Du Deinen Ist-Umsatz ein oder übernimmst ihn über eine vorhandene Kassenanbindung. Dadurch erhältst Du den tatsächlichen Personaleinsatz, die tatsächlichen Personalkosten oder die tatsächliche Produktivität und schließt Schlüsse für zukünftige Planungen.

→ Hier findest Du alle weiteren Infos zum Tagebuch und wie Du es nutzt

5 Fazit

Durch die Kombination aus:

• exakter Arbeitszeiterfassung,
• Dienstplan,
• geplantem Umsatz,
• tatsächlichem Umsatz und
• definierten Zielwerten

kannst Du Deinen Personalbedarf frühzeitig identifizieren und gezielt anpassen.

Mit der Zeit entwickelst Du ein besseres Gefühl für Deine Umsatzentwicklung und kannst Deine Personalplanung immer genauer auf den tatsächlichen Bedarf ausrichten.