Personalkosten als Controlling-Kennzahl

Das Wichtigste in Kürze

• Die Personalkosten setzen sich aus Arbeitszeit, Stundenlohn, Stundenzulagen, Lohnnebenkosten und Zuschlägen zusammen.
• Für Mitarbeitende ohne hinterlegten Stundenlohn werden keine Personalkosten berechnet.
• Die Lohnnebenkosten werden als Pauschale abhängig vom hinterlegten Arbeitnehmertyp berücksichtigt.
• Fehlende Abrechnungseinstellungen in den Personalakten können dazu führen, dass Deine Controlling-Werte nicht vollständig sind.
• Nutzt Du als Kennzahl die Personalkosten, werden für Dich immer Personalkosten in Euro und der Personaleinsatz in Prozent berechnet und angezeigt.

Inhalt:

1 Wie stellst Du Personalkosten als Kennzahl ein?

2 Welche Daten werden berücksichtigt?

3 Wie werden die Personalkosten berechnet?

4 Welche Lohnnebenkostenpauschalen werden verwendet?

5 Was solltest Du beachten?

1 Wie stellst Du Personalkosten als Kennzahl ein?

1. Öffne Deine Initialen oben rechts > Einstellungen > Tagebuch.
2. Wähle unter Anzeige die Kennzahl Personalkosten aus.
3. Wähle aus, ob Lohnnebenkosten in die Berechnung einbezogen werden sollen.
4. Gib Deinen Ziel-Personaleinsatz, der automatisch in Dein Tagebuch übernommen und im Dienstplan angezeigt wird.
5. Speichere Deine Einstellungen.
6. Stelle sicher, dass die erforderlichen Daten für die Berechung der Personalkosten hinterlegt sind.

2 Welche Daten werden berücksichtigt?

Für die Berechnung der Personalkosten berücksichtigt e2n:

• die erfasste Arbeitszeit,
• den hinterlegten Stundenlohn,
• eine hinterlegte Stundenzulage,
• die Lohnnebenkosten-Pauschale des Arbeitnehmertyps und
• hinterlegte Zuschläge.
  
  
• Über den blauen Filter im Tagebuch steuerst Du außerdem, ob Dir Personalkosten inklusive (gesamte Kosten) oder exklusive (operative Kosten) Abwesenheiten angezeigt werden.

Nimm Dir am besten die die Mitarbeitenden-Auswertung zur Hilfe, um sicherzugehen, dass alle Personalakten den Arbeitnehmertyp und ihren Stundenlohn beinhalten:

→ Controlling > Auswertungen > Mitarbeiter > Mitarbeiter

Für die Prüfung der Abwesenheitsbewertung nutzt Du am besten die Auswertung Abwesenheiten (Summen) und prüfst dort die Spalte 

Um korrekte Personalkosten ausgespielt zu bekommen, müssen zusätzlich natürlich unvollständige oder fehlende Arbeitszeiten vermieden werden.
Kontrolliere die Arbeitszeiten Deiner Mitarbeitenden am besten täglich in Deiner Arbeitszeitenübersicht. 

2 Wie werden die Personalkosten berechnet?

Die Berechnung erfolgt anhand dieser Formel:

Für Mitarbeitende, in deren Personalakte kein Stundenlohn hinterlegt ist, werden keine Personalkosten berechnet. Somit sind Tagebuch und Controlling verfälscht. 

Zusätzlich zu den Personalkosten, berechnet die Software Dir auch den Personaleinsatz in Prozent. Auch dafür werden die tatsächlichen Stundenlöhne Deiner Mitarbeitenden berücksichtigt. 

Da unterschiedliche Stundenlöhne als Berechnungsgrundlage dienen, kann der ausgewiesene Personaleinsatz je nach gewählter Kennzahl voneinander abweichen:

• Kennzahl Personaleinsatz: kalkulatorischer Stundenlohn (gemäß BWA)
• Kennzahl Personalkosten: tatsächlicher Stundenlohn je Mitarbeiter*in

3 Welche Lohnnebenkostenpauschalen werden verwendet?

Die Lohnnebenkosten sind zusätzliche Arbeitgeberkosten, die neben dem Lohn anfallen. e2n berücksichtigt dafür abhängig vom Arbeitnehmertyp folgende Pauschalen:

• Vollzeit: 22 %

• Teilzeit: 22 %

• Mini-Job: 32 %

• Midi-Job: 20 %

• Auszubildende: 22 %

• Werkstudent*in: 10 %

• Kurzfristig Beschäftigte mit Lohnsteuerkarte: 2 %

• Kurzfristig Beschäftigte ohne Lohnsteuerkarte: 28 %

• Selbstständig: 0 %

• Praktikum: 0 %

• Ehrenamtlich: 0 %

• Keine Angabe: 0 %

Diese Pauschalen dienen der Berechnung in e2n. Die tatsächlichen Arbeitgeberkosten können davon abweichen, zum Beispiel durch individuelle Vereinbarungen oder Kosten, die e2n nicht abbildet.

→ Sollten die in e2n angezeigten Personalkosten also nicht den Personalkosten Deiner BWA entsprechen, kann die LNK-Pauschale ein möglicher Grund dafür sein.

4 Was solltest Du beachten?

Stellst Du Abweichungen zwischen den Personalkosten in e2n und Deinen tatsächlichen Kosten fest, können unter anderem folgende Gründe vorliegen:

• In e2n werden Lohnnebenkosten pauschal berücksichtigt.
• Für Gehaltsempfänger werden in e2n die tatsächlich geleistete Arbeitsstunden und Abwesenheiten herangezogen; in der BWA sind die reellen Gehaltskosten (ohne Plus- oder Minusstunden) abgebildet.
• e2n bildet keine Pauschalen und Sonderzahlungen wie Boni, Fahrtkosten, Essensgeld etc. ab.
• Bei einzelnen Mitarbeitenden fehlt ein Stundenlohn oder die Abwesenheitsbewertung in der Personalakte.

Prüfe bei auffälligen Werten deshalb zuerst die Abrechnungseinstellungen in den Personalakten sowie die erfassten Arbeitszeiten.

→ Lies hier mehr über die Personalkosten und welche anderen Kennzahlen Du zur Betrachtung im Tagebuch auswählen kannst.