Grundsätzlich können Vertragsanpassungen in der angelegten Personalakte geändert werden. Vertragsänderungen hingegen sollten mit der Anlage einer neuen Personalakte für die Mitarbeiter*in einhergehen.
1 Vorgehen bei Vertragsänderungen
2 Vorgehen bei Vertragsanpassungen
1 Vorgehen bei Vertragsänderungen
Ändern sich grundlegende Dinge im Anstellungsverhältnis einer Mitarbeiter*in, wie zum Beispiel ein Wechsel des Arbeitnehmertyps, empfiehlt e2n, die bisherige Personalakte der Mitarbeiter*in abzumelden und eine neue anzulegen.
- Mitarbeiter*in abmelden und Info an die Lohnbuchhaltung
- Mitarbeiter*in neu anlegen und Info an Lohnbüro
So schaffst Du einen sauberen Cut. Der vorherige Arbeitsvertrag kann ordentlich beendet werden mit den jeweils anteilig abzurechnenden Urlaubsansprüchen und Überstundenständen. Der neue Arbeitsvertrag startet dementsprechend.
Des Weiteren wird die Mitarbeiter*in in der Regel auch durch die Lohnbuchhaltung neu angelegt und erhält somit eine neue Personalnummer.
Die bisher verwendete e2n ID kann in der alten Personalakte gelöscht werden und für die neu angelegte verwendet werden.
Für die neu angelegte Mitarbeiter*in wird ebenfalls ein neuer Personalzugang angelegt. So kann die Mitarbeiter*in, solange noch der alte Vertrag gilt, die dazugehörigen Daten einsehen.
Mit Start des neuen Anstellungsverhältnisses gibt es auch transparent für die Mitarbeiter*in einen sauberen Schnitt.
Beachte:
Eine Änderung der Lohn- und Gehaltseinstellungen, sollte nicht in einer bestehenden Personalakte passieren! Gewisse Funktionen der Software können mit einer solchen Änderung nicht umgehen, was zu Unklarheiten führen kann.
Lies hier mehr Infos für diese Situation nach: Wechsel von Stundenlohn zu Gehalt
Hinweis:
Eine Änderung zwischen Voll- und Teilzeit kann innerhalb der bestehenden Personalakte angepasst werden. Ebenso wie die Übernahme von Auszubildenden in einen Voll- oder Teilzeitvertrag.
Durch die gleichen Verhältnisse dieser Arbeitnehmertypen bezogen auf die Sozialversicherung ist hier ein neues Anlegen durch die Lohnbuchhaltung wahrscheinlich nicht nötig.
2 Vorgehen bei Vertragsanpassungen
Anpassungen eines Arbeitsvertrages pflegst Du einfach an der entsprechenden Stelle der betroffenen Personalakte ein.
Beachte:
Änderungen gelten in e2n grundsätzlich immer ab dem Zeitpunkt der Eingabe der Änderung in der Personalakte.
Nutzt Du Arbeitszeitkonten pro Woche oder Monat, werden Änderungen der Abrechnungseinstellungen nach dem Speichern unter > Mitarbeiter > Einstellungen > Abrechnung für das aktuelle und alle zukünftigen Wochen- oder Monatskonten übernommen.