Umsatzgestützte Personalplanung

Eine wichtige Größe in der Gastronomie ist der Personaleinsatz. Kein Restaurant kann – trotz Gästen & Umsatz – erfolgreich arbeiten, wenn zu viel Geld für Personal aufgewendet werden muss. E2N beschäftigt sich in erster Linie mit genau diesem Thema.

1 Überblick

Durch die Erfassung des Ist-Zustands, die Definition von Vorgaben und die Planung von Umsatz und Personal wird E2N zu einem unverzichtbaren Controlling-Instrument, mit dem Du nicht erst am Ende des Monats feststellst, dass etwas schief gelaufen ist.

Mit E2N bist Du jederzeit in der Lage, auf Veränderungen zeitnah und effektiv zu reagieren.

2 Begriffe

2.1 Personaleinsatz

Der Personaleinsatz zeigt auf, wieviel Prozent des Umsatzes für Personalkosten aufgewendet werden müssen. Die Personalkosten beinhalten alle Löhne und Lohnnebenkosten. 

Der Umsatz kann entweder netto oder brutto gerechnet werden, wir empfehlen jedoch mit Nettoumsätzen zu arbeiten, da gerade bei unterschiedlichen Mehrwehrsteuersätzen Schwankungen entstehen.

2.2 Kalkulatorischer Stundenlohn

Um den Personaleinsatz täglich zu berechnen, muss ein Stundenlohn  definiert werden, auf dem diese Berechnung basiert.

Die einfachste Art, diesen zu berechnen, ist einen möglichst großen Zeitraum zu betrachten und die gesamten Lohnkosten durch die gesamten Arbeitsstunden zu teilen. Wenn Du noch keine solchen Zahlen zur Verfügung hast, empfehlen wir mit einem Stundenlohn von 13.50 EUR zu starten.

Auch wenn Du teilweise sehr unterschiedliche Gehälter bezahlst, benötigst Du einen allgemeinen Wert. Nur so lassen sich Zahlen über mehrere Zeiträume vergleichen.

2.3 Zielvorgabe Personaleinsatz

Es muss für jeden Tag ein zu erreichender Personaleinsatz als Ziel definiert werden. Wie dieses genau lautet, ist abhängig von der Art der Gastronomie oder auch vom Wochentag. Finden Vorbereitungen an umsatzschwachen Tagen statt, ist hier der Personaleinsatz natürlich höher als an den umsatzstarken Tagen.

2.4 Geplanter Umsatz

Für die Planung ist es unerlässlich, dass Du an jedem Öffnungstag auch einen Umsatz planst. Am einfachsten schaust Du Dir die Auswertungen der Kasse an. Du wirst eine Regelmäßigkeit feststellen und kannst diese für Deine Planung verwenden.

2.5 Ist-Umsatz

Der Umsatz (netto), den Du an diesem Tag tatsächlich erreicht hast.

3 Arbeitszeiterfassung

Für eine vernünftige umsatzbedingte Personalplanung ist es sehr wichtig, die exakte Anzahl der Arbeitsstunden zu ermitteln. Wenig hilfreich sind diese Daten am Ende des Monats. Du benötigst möglichst die aktuellen Daten aus Deinem Laden – und das zu jedem Zeitpunkt.

Genau aus diesem Grund ist die Zeiterfassung mit unserem Terminal ein so wichtiges Element. Deine Mitarbeiter erfassen ihren Arbeitsbeginn und –ende selbstständig. Diese Daten landen sofort in unserem System und Du weißt zu jeder Zeit, wer gerade seit wie vielen Stunden arbeitet.

 

 

Der erste Schritt in der umsatzbedingten Personalplanung ist daher die Zeiterfassung. Deine Mitarbeiter müssen diese Aufgabe möglichst zuverlässig erledigen, um schnell verwertbare Zahlen zu erreichen.

Nach dem ersten Monat erhältst Du über die Auswertungen alle tatsächlich geleisteten Arbeitsstunden und kannst dann einen neuen kalkulatorischen Stundenlohn festlegen.

4 Dienstplan

Mehr dazu findest Du im Artikel:  Wie lege ich Schichten an?

5 Tagebuch

Mehr dazu findest Du im Artikel: Tagebuch.

Kassenanbindung: E2N kann die Umsatzzahlen Deiner Kasse in regelmäßigen Abständen automatisch auszulesen. Somit kannst Du den ganzen Tag über die Entwicklung Deines Personaleinsatzes auf Basis der aktuell geleisteten Arbeitsstunden und des aktuell erwirtschafteten Umsatzes verfolgen.

6 Fazit

Durch exakte Zeiterfassung, Dienstplan und Erfassung von geplanten und erreichten Umsätzen kannst Du wesentlich schneller reagieren und Situationen analysieren.

Du wirst im Laufe der Zeit lernen, Deinen Umsatz immer besser einzuschätzen und damit Dein Personal wesentlich effektiver zu planen.