Lade Lohn- und Gehaltsabrechnungen sowie Lohnsteuerbescheinigungen effizient per Sammel-Upload hoch. Die Dokumente werden automatisch an Deine Mitarbeitenden verteilt.
1 Definition
2 Nutzen
3 Aktivierung und Hinweise
4 Anwendung und Auswirkungen
5 FAQ
1 Definition
Der Sammel-Upload ist eine Funktion in der Dokumentenverwaltung von e2n. Damit kannst Du eine Sammel-PDF-Datei mit allen Lohn- und Gehaltsabrechnungen oder Lohnsteuerbescheinigungen hochladen. e2n liest die Datei automatisch aus und teilt die Dokumente den richtigen Personalakten zu. Du entscheidest außerdem, ob Du die Dateien an die Personalzugänge Deiner Mitarbeitenden verteilen möchtest.
Den Sammel-Upload findest Du unter mehr > Dokumente > + > Lohnabrechnung oder Lohnsteuerbescheinigung
💡 Hinweis: Für folgende Lohnprogramme gibt es aktuell die Möglichkeit eines Sammel-Uploads für Lohn- und Gehaltsabrechnungen & Lohnsteuerbescheinigungen:
- ADDISON
- Agenda
- e2n finance
- Datev Lohn&Gehalt
- Datev LODAS
- Edlohn (kein Sammel-Upload der Lohnsteuerbescheinigungen möglich)
- Lexware
- Sage
- SbS Lohn
- SK Office
- Hamburger Software
- CSS eGecko
2 Nutzen
Mit dem Sammel-Upload sparst Du Zeit, da Du nicht jede Abrechnung oder Bescheinigung einzeln hochladen und zuordnen musst.
Die automatische Zuordnung erfolgt anhand von Mandantennummer, Beraternummer, Personalnummer, Abrechnungszeitraum und bei den Lohnsteuerbescheinigungen zusätzlich noch dem Geburtsdatum.
3 Aktivierung und Hinweise
Damit der Sammel-Upload genutzt werden kann, müssen bestimmte Voraussetzungen und Einstellungen in der Software erfüllt sein:
- Gehe auf Deinen Benutzernamen > Verwaltung > Schnittstellen > Lohnabrechnung
- Pflege dort die Beraternummer und Mandantennummer Deines Lohnbüros
- Wähle das entsprechende Lohnprogramm aus den Vorschlägen aus
💡 Tipp:
Auch wenn es für den Sammel-Upload selbst nicht zwingend erforderlich ist, solltest Du an derselben Stelle auch die Lohnarten pflegen. So stellst Du sicher, dass e2n für Deine vorbereitende Lohnabrechnung automatisch einen sauberen Lohnexport für Dein Lohnprogramm erzeugen kann.
Wichtig:
Der Sammel-Upload funktioniert nur mit der originalen PDF-Datei direkt aus dem Lohnprogramm.
Stelle sicher, dass das PDF nicht verändert wurde:- kein Passwortschutz aufgehoben oder aktiviert
- keine Seiten hinzugefügt oder entfernt
- keine Ausgabe über einen virtuellen Drucker („Print to PDF“)
4 Anwendung / Auswirkungen
4.1 Upload starten
- Gehe in der Menüleiste auf mehr > Dokumente > + > Lohnabrechnung oder Lohnsteuerbescheinigung
- Selektiere im nächsten Fenster die gewünschte PDF-Datei
- War der Upload erfolgreich, öffnet sich automatisch ein Vorschaufenster.
4.2 Vorschaufenster verstehen
Im Vorschaufenster siehst Du:
- Mandantennummer / Beraternummer
stimmen diese nicht, erscheint eine Fehlermeldung.
- Seitenübersicht
jede Abrechnung wird einzeln angezeigt mit:- Personalnummer
- Name der Mitarbeiter*in
- Abrechnungszeitraum
Wichtig:
Orange markierte Zeilen bedeuten, dass die Zuordnung einer Lohnabrechnung oder Lohnsteuerbescheinigung nicht eindeutig ist. Hier besteht Handlungsbedarf.
Fahre mit der Maus über die Markierung. Dir wird angezeigt, welcher Wert fehlt oder nicht erkannt wurde (z. B. die Personalnummer ## konnte kein Mitarbeiter zugeordnet werden).
4.3 Freigabe und Sichtbarkeit
- Vertraulich: Dokumente sind nur für Benutzer*innen sichtbar, die über das uneingeschränkte Recht „Mitarbeiter“ verfügen.
- Freigabe: Erst wenn Du die Freigabe setzt, erscheint die Abrechnung im Personalzugang der Mitarbeitenden.
5 FAQ
Was bedeutet die Meldung „Mandantennummer konnte keinem Standort zugewiesen werden“?
→ Die im PDF enthaltene Mandantennummer stimmt nicht mit den in e2n hinterlegten Werten überein. Prüfe unter Deinem Benutzernamen > Verwaltung > Schnittstellen > Lohnabrechnung, ob die Mandantennummer korrekt eingetragen ist, und passe sie gegebenenfalls an.
Was bedeutet die Meldung „Beraternummer konnte keinem Standort zugewiesen werden“?
→ Hier liegt ein ähnliches Hindernis wie bei der Mandantennummer vor, die Angaben stimmen nicht mit den Daten Deines Lohnbüros überein. Gleiche die Werte ab und korrigiere sie auch wieder unter Deinem Benutzernamen > Verwaltung > Schnittstellen > Lohnabrechnung.
Was bedeutet die Meldung „Die Personalnummer ## konnte kein Mitarbeitenden zugeordnet werden."
→Die im PDF enthaltene Personalnummer stimmt nicht mit den hinterlegten Daten in e2n überein.
Öffne die Personalakte des betroffenen Mitarbeitenden und prüfe, ob die dort eingetragene Personalnummer mit der Nummer aus dem PDF übereinstimmt. Bei Abweichungen die Personalakte entsprechend korrigieren und den Upload erneut versuchen.
Warum bricht mein Upload nach ca. 30 Sekunden ab?
→ Ursache: Wenn der Upload nach ca. 30 Sekunden abbricht, ist es kein originales PDF. Um das alternative Leseverfahren erfolgreich nutzen zu können, können Pakete mit maximal 10 Seiten erstellt werden.
Kann ich auch andere Dokumente (z. B. SV-Meldungen) im Sammel-Upload hochladen?
→ Nein. Der Sammel-Upload unterstützt ausschließlich Lohn- und Gehaltsabrechnungen und Lohnsteuerbescheinigungen.
Was mache ich, wenn das PDF in e2n nicht hochgeladen wird und keine Daten erscheinen?
→ Prüfe:
- Ist es ein echtes PDF (Text muss markierbar sein)?
- Wurde die Datei nachträglich verändert (z. B. mit „Print to PDF“)?
- Sind Pop-up-Blocker im Browser deaktiviert?
- Prüfe die Browser-Einstellungen zu „Cache & Cookies“ und leere diese bitte vor dem nächsten Upload-Versuch vollständig.
- Weiche auf einen alternativen Browser aus (z.B. Chrome).
Warum sehe ich orange Markierungen im Vorschaufenster?
→ Das bedeutet, dass e2n bestimmte Daten nicht eindeutig auslesen konnte (z. B. fehlende Personalnummer). Fahre mit der Maus über die Markierung, um den Grund anzuzeigen.
Wie erkenne ich, ob meine Datei ein „richtiges“ PDF ist?
→ Versuch, im PDF den Text zu markieren. Wenn das nicht möglich ist, handelt es sich um eine Bilddatei und der Sammel-Upload funktioniert nicht.
Warum erscheinen bei manchen Mitarbeitenden keine Abrechnungen?
→ Prüfe, ob die Personalnummer im Lohnprogramm und in e2n übereinstimmen. Nur dann kann die Zuordnung erfolgen.