Du möchtest in e2n einen abweichenden Abrechnungszeitraum einstellen? Hier erfährst Du, was dafür nötig ist.
Achtung:
Die Umstellung des Abrechnungszeitraumes darf nicht komplett eigenständig geschehen. Bitte führe eine solche Umstellung nur nach vorheriger Absprache mit unserem Customer Success durch!
Die Umstellung eines Abrechnungszeitraumes ist mit Vorsicht zu tätigen. Führst Du für Deine Mitarbeitenden eine Überstundenbetrachtung pro Monat, müssen nach der Umstellung die Monatskonten Deiner Mitarbeitenden angepasst werden. Es wird also einen kürzeren oder längeren Monat geben, sodass nach der Umstellung die Monatsbetrachtung verschoben funktionieren kann.
Alles weitere geschieht dann durch die Lohnbuchhaltung.
Folgendes musst Du vor und nach der Umstellung des abweichenden Abrechnungszeitraumes beachten:
1 Klärung mit dem Lohnbüro vorab
2 Korrektur der Monatskonten planen
3 Abweichenden Abrechnungszeitraum einstellen
4 Mail an e2n mit Korrekturinfo und Bestätigung der Checkliste
6 Soll an korrigierten Zeitraum anpassen
7 Entsprechenden Monat abschließen
1 Klärung mit dem Lohnbüro vorab
Kläre mit Deinem Lohnbüro, auf welchen Abrechnungszeitraum umgestellt werden soll, wann diese Umstellung passieren soll und welche Folgen dies für die Abrechnung Deiner Mitarbeitenden hat.
2 Korrektur der Monatskonten planen
Durch das Umstellen der Abrechnungszeiträume kann zwischen zwei Monatskonten eines Mitarbeiters eine Lücke entstehen oder zwei Monatskonten können sich überlappen. In diesem Fall würden Arbeitszeiten nicht abgebildet und in die Überstundenberechnung gezählt oder doppelt dargestellt.
Um dies zu verhindern, muss der Zeitraum der Monatskonten angepasst werden, sodass zwischen den von der Umstellung betroffenen Monaten ein korrekter Übergang erfolgt.
Dementsprechend musst Du klären, welche Monatskonten verändert werden und nach Umstellung welchen Zeitraum abbilden sollen.
Beispiel:
Bisher Februar 16.1.-15.2.; im März Umstellung auf 1.-31.
-> daraus folgt die Korrektur: Februar 16.1.-28.2.
3 Abweichenden Abrechnungszeitraum einstellen
Unter > Benutzer > Verwaltung > Mandant > Abrechnung stellst Du Deinen abweichenden Abrechnungszeitraum ein, indem Du den letzten Tag dessen definierst:
Wenn Du bisher vom Monatsersten bis -letzten abgerechnet hast und nun einen abweichenden Abrechnungszeitraum verwenden willst, aktivierst Du diese Funktion zunächst über den Schalter.
4 Mail an e2n mit Korrekturinfo und Bestätigung der Checkliste
5 Korrektur durch e2n
e2n führt die Korrektur der bestehenden Monatskonten für Dich im Hintergrund durch.
Anschließend geben wir Dir Bescheid, dass die Anpassungen vorgenommen wurden.
6 Soll an korrigierten Zeitraum anpassen
Nach der Korrektur der Monatskonten durch e2n musst Du in den entsprechenden Monatskonten nun das korrekte Soll (für den verlängerten oder verkürzten Zeitraum) hinterlegen.
Kontrolliere dabei, ob in den angepassten Monatskonten der korrekte Zeitraum angegeben ist.
Zur korrekten Berechnung der Ist-Werte bearbeite alle vorhandenen Monatskonten und speichere diese unverändert ab. Hierdurch rechnen diese alle nun darin enthaltenen Daten neu durch.
7 Entsprechenden Monat abschließen
Beachte:
Nach der Korrektur der Monatskonten darf kein neues/noch nicht existentes Monatskonto angelegt werden. Es darf auch kein Monatskonto gelöscht und wieder ein neues angelegt werden.
Beim Eröffnen eines Monatskontos würde der in den Einstellungen hinterlegte Abrechnungszeitraum den bestehenden/korrigierten wieder überschreiben.
Hierfür empfiehlt es sich, den entsprechenden Monat abzuschließen, sodass keine versehentliche Änderung erfolgen kann.