Wie stelle ich meinen abweichenden Abrechnungszeitraum um?

Du möchtest in e2n Deinen abweichenden Abrechnungszeitraum umstellen? Hier erfährst Du, was dafür nötig ist.

Achtung:

Die Umstellung des Abrechnungszeitraumes darf nicht komplett eigenständig geschehen. Bitte führe eine solche Umstellung nur nach vorheriger Absprache mit unserem Customer Success durch! 

Die Umstellung eines Abrechnungszeitraumes ist mit Vorsicht zu tätigen. Führst Du für Deine Mitarbeitenden eine Überstundenbetrachtung pro Monat, müssen nach der Umstellung die Monatskonten Deiner Mitarbeitenden angepasst werden. Es wird also einen kürzeren oder längeren Monat geben, sodass nach der Umstellung die Monatsbetrachtung verschoben funktionieren kann.

Alles weitere geschieht dann durch die Lohnbuchhaltung.

Folgendes musst Du vor und nach der Umstellung des abweichenden Abrechnungszeitraumes beachten:

1. Klärung mit dem Lohnbüro vorab

Kläre mit Deinem Lohnbüro, auf welchen Abrechnungszeitraum umgestellt werden soll, wann diese Umstellung passieren soll und welche Folgen dies für die Abrechnung Deiner Mitarbeitenden hat.

2. Korrektur der Monatskonten planen

Durch das Umstellen der Abrechnungszeiträume kann die Situation entstehen, dass zwischen zwei Monatskonten eines Mitarbeiters eine Lücke entsteht oder sich zwei Monatskonten überlappen. In diesem Fall würde Arbeitszeiten nicht abgebildet und in die Überstundenberechnung gezählt, oder doppelt dargestellt.

Um dies zu verhindern, muss vor der Umstellung des Abrechnungszeitraumes der Zeitraum eines Monatskontos angepasst werden, sodass zwischen den aufeinanderfolgenden Monatskonten ein korrekter Übergang erfolgt.

Dementsprechend musst Du klären, welche Monatskonten verändert werden und nach Umstellung welchen Zeitraum abbilden sollen.

Beispiel:

Bisher Februar 16.01.-15.02.;  im März Umstellung auf 01.-31.

-> daraus folgt die Korrektur: Februar 16.01.-29.02. 

3. Abweichenden Abrechnungszeitraum umstellen

Unter > Benutzer > Verwaltung > Mandant > Abrechnung stellst Du Deinen abweichenden Abrechnungszeitraum um, indem Du definierst, welches der letzte Tag dessen ist:



Wenn Du bisher "normal" abgerechnet hast, und nun einen abweichenden Abrechnungszeitraum verwenden willst, aktivierst Du diese Funktion zunächst über den Schalter.

4. Mail an e2n mit Korrekturinfo und Bestätigung der Checkliste

In einer Mail an  support@e2n.de teilst Du uns mit:
 - für welche Mandanten/ Standorte
 - die Monatskonten welchen Monats
 - auf welchen Zeitraum geändert werden sollen
 - und dass dies mit der Lohnbuchhaltung abgeklärt ist.

5. Korrektur durch e2n

E2N führt die Korrektur der bestehenden Monatskonten im Hintergrund durch.

Anschließend geben wir Dir Bescheid, dass die Anpassungen vorgenommen wurden.

6. Soll auf korrigierten Zeitraum anpassen

Nach der Korrektur der Monatskonten musst Du in den entsprechenden Monatskonten nun das korrekte Soll (für den verlängerten oder verkürzten Zeitraum) hinterlegen.

Kontrolliere dabei, ob in den angepassten Monatskonten der korrekte Zeitraum angegeben ist.

Zur korrekten Berechnung der IST-Werte bearbeite alle vorhandenen Monatskonten und speichere diese unverändert ab. Hierdurch rechnen diese alle nun darin enthaltenen Daten neu durch.

7. entsprechenden Monat abschließen

Beachte:

Nach der Korrektur der Monatskonten darf kein neues/noch nicht existentes Monatskonto angelegt werden. Es darf auch kein Monatskonto gelöscht und wieder ein neues anlegen. 

Beim Eröffnen eines Monatskontos würde der in den Abrechnungseinstellungen hinterlegte Abrechnungszeitraum den bestehenden/korrigierten wieder überschreiben.

Hierfür empfiehlt es sich, den entsprechenden Monat abzuschließen, sodass keine versehentliche Änderung erfolgen kann.