![logo-e2n.png]](https://hilfe.e2n.de/hs-fs/hubfs/logo-e2n.png?height=40&name=logo-e2n.png){kind=logo}
Um zu vermeiden, dass durch eine Abwesenheit Minusstunden entstehen und um Abwesenheiten korrekt abrechnen zu können, sind viele Abwesenheiten mit einer Stundenbewertung versehen.
Wie die Abwesenheiten einer Person bewertet werden sollen, legst Du in der Personalakte unter Einstellungen > Abwesenheiten fest.
Wir erklären Dir hier die Unterschiede der möglichen Bewertungsarten und wie die Berechnung funktioniert.
1 Bewertung der Abwesenheitszeit
1.1 Feste Abwesenheitszeit
Um die feste Abwesenheitszeit (Urlaub, Krankheit, etc.) eines Mitarbeiters zu bestimmen, braucht es zwei Werte. Die zu leistenden Wochenstunden (Soll-Stunden) und die Anzahl der Arbeitstage. Teilst Du nun die Wochenstunden durch die Arbeitstage, erhältst Du die Zeit, mit der eine Abwesenheit bewertet wird.
Beispiel:
Eine Mitarbeiterin mit Festgehalt hat ein Wochensoll von 40 Stunden zu leisten. Um dies zu erfüllen, stehen ihr fünf Tage in der Woche zur Verfügung. Ihre Abwesenheit wird also mit 8 Stunden pro Tag bewertet.
1.2 Dynamische Abwesenheitszeit
Alternativ kann die Bewertung auf "dynamisch" gestellt werden. Dann werden die letzten 13 Wochen vor dem aktuellen Abrechnungszeitraum betrachtet. Die Berechnung findet statt, wenn die Abrechnung erstellt wird. Die durchschnittliche Arbeitszeit kannst Du mittels zwei verschiedener Wege berechnen:
Beachte:
Zur Berechnung des Durchschnittswerts betrachtet die Software immer die 13 Wochen vor dem letzten Sonntag des vergangenen Abrechnungsmonats.
Beispiel:
Für eine eingetragene Abwesenheit vom 20.10.25-26.10.25 gilt:
vergangener Abrechnungsmonat = September
letzter Sonntag = 28.09.
betrachteter Zeitraum: 30.06.-28.09.25 = 13 Kalenderwochen
1.2.1 Tagesdurchschnitt
Es gibt keine feste Stundenanzahl. Die Abwesenheitszeit wird aufgrund der durchschnittlichen Arbeitszeit pro Arbeitstag (der letzten 13 Kalenderwochen vor dem Abrechnungszeitraum) bestimmt. Diese Option ist in Verbindung mit einem Wochenkonto nicht verfügbar.
Beispiel:
Du möchtest die Abrechnung für November erstellen, in der eine Mitarbeiter*in 5 Urlaubstage hat. Zur Berechnung der dynamischen Abwesenheitszeit werden die 13 Wochen vor November betrachtet. In diesem Zeitraum hat die Mitarbeiter*in an 28 Tagen gearbeitet, die sich in Summe auf 168 Stunden belaufen. 168h / 28 Tage = 6 h pro Tag durchschnittliche Arbeitszeit. Mit diesen 6 Stunden werden nun die Abwesenheiten und somit ihre Urlaubstage im November bewertet.
→ Gesamtstunden / Gesamttage = Abwesenheitszeit
Beachte:
Bei der Berechnung des Tagesdurchschnitts werden ausschließlich Arbeitszeiten - keine Abwesenheitszeiten - berücksichtigt.
1.2.2 Wochendurchschnitt
Bei der Berechnung des Wochendurchschnitts wird die durchschnittliche Arbeitszeit pro Woche (der letzten 13 Kalenderwochen vor dem Abrechnungszeitraum) auf die Arbeitstage verteilt.
Liegt das in der Personalakte hinterlegte Eintrittsdatum der Mitarbeiter*in noch keine 13 Kalenderwochen vor Abrechnungszeitraum zurück, kannst Du eine Start-Abwesenheitszeit definieren:
Abwesenheitszeit begrenzen:
Setze den Haken bei Abwesenheitszeit begrenzen, wenn die errechnete, dynamische Abwesenheitszeit auf die unter dem Menüpunkt "Abrechnung" hinterlegte, tägliche Arbeitszeit begrenzt werden soll. Das passiert immer dann, wenn die Dynamik einen höheren als diesen Wert errechnen sollte.
Beispiel:
Du möchtest die Abrechnung für Mai erstellen. In den 13 Wochen vor dem Mai hat eine Mitarbeiter*in 195 Stunden bezahlt bekommen (Arbeitszeiten + Abwesenheiten). Das ergibt dann 195h / 13 Wochen = durchschnittlich 15 Stunden pro Woche. Für die Mitarbeiter*in ist eine 5-Tage-Woche hinterlegt. Damit errechnet die Software für ihre Abwesenheiten im Mai eine Dauer von 15 / 5 = 3 h aus.
→ Durchschn. bezahlte Stunden pro Woche / Wochenarbeitstage = Abwesenheitszeit
Beachte:
Bei der Berechnung des Wochendurchschnitts werden zusätzlich zu den Arbeitszeiten auch bezahlte Abwesenheiten der letzten 13 KW berücksichtigt.
1.2.3 12-Monatsdurchschnitt
Diese Betrachtung ist im Bundesverband der Systemgastronomie (BdS) vorgegeben und funktioniert genau wie der Tagesdurchschnitt. Beim 12-Monatsdurchschnitt wird also die durchschnittliche tägliche Arbeitszeit der letzten 12 Monate vor dem Abrechnungszeitraum errechnet.
Beispiel:
Ein Mitarbeiter arbeitete (innerhalb der letzten 12 Monate vor Abrechnungszeitraum) an 234 Tagen insgesamt 1111,5 Stunden lang. 111,5h / 234 Tage = 4,75 Stunden pro Tag. Mit diesen Stunden werden nun ihre Abwesenheiten der aktuellen Abrechnung bewertet.
-> Gesamtstunden / Gesamttage = Abwesenheitszeit
2 Abwesenheitszeit eintragen
In den Mitarbeitereinstellungen definierst Du die Abwesenheitszeit des Mitarbeiters unter Abwesenheiten:
2.1 Bewertung in Euro
Wenn ein fester Stundenlohn eingetragen ist, wird für den Abwesenheitstag auch der passende Betrag hinterlegt.
Für Mitarbeiter mit variablem Stundenlohn oder festem Gehalt trägst Du bei "optionale Information" unter "Abrechnung" in den Mitarbeitereinstellungen einen Stundenlohn ein. Dieser wird für die Berechnung der Abwesenheiten verwendet.
2.2 Sonstiges
Was bei abweichenden Wochenstunden zu tun ist, liest Du hier nach:
Wochenstunden in einer unvollständigen Woche.
Abwesenheiten haben auch Einfluss auf die Berechnung der Überstunden.