Kurzarbeit trägst Du im Kalender ein. Der Assistent in E2N berechnet automatisch die entsprechende Ausfallzeit. In den Auswertungen und der Abrechnung ist Kurzarbeit ebenfalls enthalten.
1 Allgemein
2 Eintragen von Kurzarbeit
3 Kurzarbeitsassistent
4 Kurzarbeit in der Abrechnung
5 Auswertung Kurzarbeit
In der E2N Academy findest Du zur Kurzarbeit auch die Aufzeichnung eines Webinars, welches das Thema einmal betrachtet.
1 Allgemein
Kurzarbeit ist in E2N eine Abwesenheit, welche Du dementsprechend im Kalender pflegst.
Kurzarbeit stellt die Ausfallzeit, also die Differenz zwischen der im Arbeitsvertrag vereinbarten und der durch die Kurzarbeit verringerten/ tatsächlich geleisteten Arbeitszeit dar.
2 Eintragen von Kurzarbeit
Kurzarbeit trägst Du entweder über denn allgemeinen > Kalender ein, oder über den Mitarbeiterkalender unter > Mitarbeiter > Personalakte > Kalender.
Wie bei anderen Abwesenheiten auch, wählst Du vor dem Eintragen noch die Dauer der Abwesenheit aus (Ganzer Tag, Zeitraum).
Tipp: Trage Kurzarbeit bitte immer als ganzen Tag, noch besser gleich als Zeitraum ein. Der Assistent korrigiert die Ausfallzeit anschließend automatisch.
3 Kurzarbeitsassistent
Unter dem Punkt > Abrechnung kannst Du den Assistenten für Kurzarbeit einsehen.
Das grüne Häkchen in der Spalte "Ausfallzeit" gibt Dir ein Feedback darüber, dass diese am einzelnen Tag oder in der summierten Zeile korrekte berechnet ist.
Im Falle eines roten Ausrufezeichens kannst Du oben links über den Button "Neu berechnen" die Ausfallzeiten automatisch korrigieren.
3.1 Berechnung der Ausfallzeit eines Mitarbeiters
Der Kurzarbeitsassistent kann die Berechnung der Ausfallzeit tageweise durchführen oder auf das Wochen- bzw. Monatssoll des Mitarbeiters beziehen.
In den Abwesenheitseinstellungen des jeweiligen Mitarbeiters unter > Mitarbeiter > Einstellungen > Abwesenheiten definierst Du, wie der Assistent die Ausfallzeit für diesen Mitarbeiter berechnen soll.
(Die Ausfallzeit pro Woche kann nur bei einem Mitarbeiter mit Wochenkonten hinterlegt werden.)
3.2 Ausfallzeit pro Tag
Der Assistent berechnet die Ausfallzeit eines Tages entsprechend der täglichen und der tatsächlich geleisteten Arbeitszeit. Mit dieser Ausfallzeit wird die Kurzarbeit an diesem Tag bewertet.
Achtung: Überstunden werden mit erfasster Kurzarbeit nicht verrechnet. Wenn an einem Tag Überstunden anfallen, beträgt die Ausfallzeit an diesem Tag 00:00. Der Assistent schlägt vor, diese Abwesenheit zu löschen. Die geleisteten Überstunden landen auf dem Arbeitszeitkonto.
3.3 Ausfallzeit pro Woche
Die Ausfallzeit "pro Woche" kann nur bei einem Mitarbeiter mit Wochenkonten hinterlegt werden.
Bei der Berechnung der Ausfallzeit "pro Woche" stellt der Assistent dem Wochensoll die geleisteten Arbeitszeiten entgegen. Außerdem zählen hier auch andere Abwesenheiten und Überstundenstände hinein.
Der Kurzarbeitsassistent berücksichtig den Stand des Jahreskontos. Die Ausfallzeit wird so berechnet, dass mit Abschluss der Woche zunächst Überstundenstände abgebaut werden, soweit vorhanden.
3.4 Ausfallzeit pro Monat
Bei der Berechnung der Ausfallzeit "pro Monat" muss in den Abwesenheitseinstellungen des Mitarbeiters das monatliche Soll hinterlegt werden.
Der Assistent stellt diesem dann die geleisteten Arbeitszeiten, Abwesenheiten und Überstundenstände entgegen und berechnet anhand dessen die Ausfallzeit pro Monat, welche auf die eingetragenen Kurzarbeitstage verteilt wird.
4 Kurzarbeit in der Abrechnung
Kurzarbeit ist auch Teil Deiner Abrechnung. Je nach Einstellungen in Deiner Verwaltung, kannst Du die erfasste Kurzarbeit Deinem Lohnbüro mittels Excel-Abrechnung oder sogar über den Export zur Lohnsoftware übermitteln.
4.1 Excel-Abrechnung
In Deiner Excel-Abrechnung hast Du in der Zusammenfassung einen Überblick über die erfasste Kurzarbeit in den Spalten "Kurzarbeit (Tage)" und "Kurzarbeit (Stunden)".
Über die Datenblätter Deiner Mitarbeiter kannst Du die abgerechnete Kurzarbeit im Bereich Abwesenheiten nachvollziehen.
4.2 Export zu anderen Lohnprogrammen
Verwendest Du einen anderen Abrechnungsexport, definierst Du die Lohnarten für die Kurzarbeit unter > Verwaltung > Schnittstellen > Lohnabrechnung.
5 Auswertung Kurzarbeit
Die passende Auswertung zu der dokumentierten Kurzarbeit Deiner Mitarbeiter erstellst Du unter > Controlling > Auswertungen > Mitarbeiter > Kurzarbeit.
Wie von Deinen anderen Auswertungen gewohnt, kannst Du auch diese filtern und gruppieren, den Betrachtungszeitraum ändern oder entscheiden, welche Informationen angezeigt werden.
Abschließend exportierst Du die Auswertung als Excel- oder pdf- Datei oder druckst sie direkt über den Browser aus.
