5 Auswirkungen in der Software
1 Definition & Allgemeines
In e2n entspricht ein Abrechnungsmonat in der Regel einem Kalendermonat. Wenn also der Mai 2025 abgerechnet wird, sind darin alle Daten vom 1. Mai bis zum 31. Mai enthalten.
Wurde ein abweichender Abrechnungsmonat definiert und beispielsweise das Ende eines Monats auf den 22. verschoben, beginnt der Mai 2025 bereits am 23. April und endet am 22. Mai.
Im Zuge der Umstellung eines Abrechnungszeitraums, kommt es zu einem verkürzten oder verlängerten Abrechnungsmonat, sprich einem Wechselmonat (Übergangsmonat):
- Wechsel von Kalendermonat zu abweichendem Abrechnungsmonat: Der Monat wird verkürzt, z.B. 1. Mai bis 22. Mai.
- Wechsel von abweichendem Abrechnungsmonat zum Kalendermonat: Der Monat wird verlängert, z.B. 23. April bis 31. Mai.
Tipp: Um zu erfahren, wie eine Umstellung vonstattengeht, lies unseren Handbuchartikel wie stelle ich meinen abweichenden Abrechnungszeitraum ein.
Eine Umstellung gilt immer standortweit – nicht für einzelne Mitarbeitende oder Gruppen. Es gilt: alle oder niemand.
2 Lohnabrechnung
Der gewählte Abrechnungszeitraum spiegelt sich so auch im Export der Lohnabrechnung wider. Wählt man nun für die Abrechnung den gewünschten Monat und das Jahr in e2n aus, bezieht sich der Zeitraum, der im Hintergrund zur Abrechnung herangezogen wird, konsequent auf den definierten Zeitraum.
Ist die Software also auf den regulären Kalendermonat eingestellt, sind in unserem Beispiel die Daten vom 1. Mai bis zum 31. Mai in der Lohnabrechnung enthalten. Ist ein abweichender Abrechnungszeitraum eingestellt, werden die Daten vom 23. April bis 22. Mai exportiert.
Der Lohnexport enthält dementsprechend alle Daten des vordefinierten Zeitraums, wie:
- Arbeitszeiten
- Zuschläge
- Abwesenheiten (z.B. Urlaub, Krankheit)
- Kontoausgleiche (z.B. Überstundenauszahlung)
Beim Fehlzeitenexport, also dem Export des Kalendariums zur Lohnbuchhaltung, gilt dieselbe Logik. Auch hier wird ein etwaiger abweichender Abrechnungszeitraum berücksichtigt und somit nicht mehr die Abwesenheiten eines regulären Kalendermonats, sondern die Daten des abweichenden Abrechnungsmonats, übergeben.
3 Export des Wechselmonats
Die Abrechnung in e2n exportiert immer den ausgewählten, vollständigen Monat. Das entspricht entweder dem Kalendermonat, oder dem eingestellten, abweichenden Zeitraum. Im Wechselmonat gibt es allerdings eine Besonderheit, die es zu beachten gilt:
Die Abrechnung kann für einen verkürzten bzw. verlängerten Monat keine verkürzte oder verlängerte Abrechnungsdatei erzeugen!
Dementsprechend darf der Lohnexport in diesem Monat nicht genutzt werden, da es sonst zu fehlenden, oder doppelten Daten kommt.
Stattdessen muss der Excel-Export genutzt werden, damit das Lohnbüro die Wechselmonate manuell be- und abrechnen kann.
Bei einem verkürzten Monat darf das Lohnbüro auch nur die Abrechnungsdaten des verkürzten Zeitraums berechnen (z.B. 1. Mai bis 22. Mai.). Arbeitszeiten, die also bereits zuvor berechnet wurden, dürfen nicht erneut abgerechnet werden.
Das Lohnbüro berechnet nun händisch die neuen Summen und zieht die Ergebnisse zur Erstellung der Abrechnung heran.
Bei einem verlängerten Monat muss das Lohnbüro nun auch die Abrechnungsdaten des verlängerten Zeitraums heranziehen (z.B. 23. April bis 31. Mai.). Dazu müssen die Daten aus zwei Excel-Exporten miteinander verbunden werden, um die Summen korrekt zu berechnen.
4 Überstundenberechnung
Beim Führen von Arbeitszeitkonten wird der Kalendermonat (1. Mai bis 31. Mai) als Abrechnungsrahmen verwendet. Bei einem abweichenden Abrechnungsmonat erfolgt die Überstundenberechnung exakt entlang der neuen Monatsgrenzen (z.B. 23. April bis 22. Mai).
Für das Jahreskonto werden die Summen der entsprechenden Monate gebildet. Das Jahr 2025 beinhaltet also weiterhin die Monate Januar bis Dezember - Die einzelnen Monate sind jedoch abweichend definiert, was auch wiederum in der Jahressumme entsprechend berücksichtigt wird.
5 Auswirkungen in der Software
Auswertungen:
In den Auswertungen wird beim Auswählen eines Monats automatisch der eingestellte Abrechnungszeitraum verwendet. Wenn Du den klassischen Kalendermonat sehen willst, muss der Auswertungszeitraum manuell auf individuell eingestellt werden.
Tagebuch:
Das Tagebuch zeigt immer einen Kalendermonat an – unabhängig vom Abrechnungszeitraum
Dienstplan-Vorausschau:
Die Vorausschau im Dienstplan berücksichtigt den abweichenden Abrechnungszeitraum für alle Mitarbeitenden.
Personalakte:
- Mit Monatskonto (z.B. bei Gehaltsempfänger*innen): Der jeweilige Zeitraum eines Monats wird korrekt angezeigt (auch im Rückblick auf vergangene Zeiträume).
- Ohne Monatskonto (z.B. bei Stundenlöhner*innen): Es wird immer der aktuell gültige Abrechnungszeitraum verwendet – auch rückwirkend.
Abwesenheiten:
Beim Auswählen eines Monats im Abwesenheitsbereich wird ebenfalls der eingestellte Abrechnungszeitraum berücksichtigt. Die Ansicht ist damit konsistent zur Abrechnung.
Zuschlagsberechnung:
Zuschläge (z. B. Nacht- & Feiertagszuschläge) werden auf Basis des Abrechnungszeitraums berechnet – nicht des Kalendermonats. Das gilt auch beim Export von SFN-Zuschlägen aus dem Vormonat.
Hinweis: Um Verwirrung bei Deinen Mitarbeitenden vorzubeugen, wird der abweichende Abrechnungszeitraum auch in e2n perso & e2n me ausgewiesen. In den Reitern Arbeitszeiten & Jahreskonto passt sich die Ansicht entsprechend an.
Lesetipp: Falls Du Interesse an mehr Input bezüglich des perfekten Lohnabrechnungszeitpunktes hast, schau Dir gerne auch unseren Blog-Artikel zu dem Thema an.