In vielen Unternehmen ist das Tragen von Arbeitskleidung vorgeschrieben. Die dafür benötigte Zeit soll jedoch oft nicht als Arbeitszeit erfasst werden. In e2n kann das durch das Hinterlegen einer fixen Umziehzeit in der Personalakte realisiert werden
1 Definition
Die Umziehzeit ist definiert als die Zeitspanne, die Mitarbeitende täglich für das An- und Ausziehen ihrer Arbeitskleidung aufwenden. Die Funktion der Umziehzeit erlaubt es, für das Umziehen eine Vergütung auszuzahlen, die zusätzlich zur gestempelten Arbeitszeit erfolgt, ohne dass sich daraus Auswirkungen auf Arbeitszeitkonten oder Zuschlagsberechnungen ergeben. Die Umziehzeit wird also zusätzlich zur regulären Arbeitszeit vergütet, zählt jedoch nicht als Arbeitszeit. Sie wird in Minuten hinterlegt und greift an jedem Tag, an dem eine Arbeitszeit erfasst wurde. Es handelt es sich also um eine Art pauschale Zusatzvergütung.
2 Warum Umziehzeit
In der Praxis wird Zeit zum Umziehen oftmals durch das Hinterlegen einer Vorlauf- oder Nachlaufzeit abgebildet. Diese Vorgehensweise führte allerdings regelmäßig zu Verzerrungen im Controlling, da die Arbeitszeitkonten beeinflusst werden. Die Funktion der Umziehzeit als separate Pauschale ist daher deutlich transparenter und ermöglicht eine faire Vergütung, ohne das Arbeitszeitkonto zu beeinflussen. Das spart dem Unternehmen zwar nicht direkt Kosten, da die Zeit weiterhin vergütet wird, aber es spart Stunden, da diese nicht ins Soll zählen.
3 Aktivierung
Hinterlege zunächst in den Lohnabrechnungs-Einstellungen die gewünschte Lohnart. Gehe dazu unter: Verwaltung > Lohnabrechnung und gebe unter Sonstiges die Lohnart ein.
Info: Die Umziehzeit lässt sich in e2n für folgende Lohnprogramme hinterlegen:
Datev Lohn&Gehalt, Datev Lodas, Addison, Agenda, SKO und Sage.
Aktiviere anschließend die Funktion der Umziehzeit in den Personalakten. Gehe dazu unter: Mitarbeiter -> Personalakte -> Lohnarten und setzte bei Umziehzeit einen Haken. Gebe nun die gewünschte Dauer in Minuten ein.
4 Berechnung
Die Höhe der Vergütung für die Umziehzeit ergibt sich aus der Formel:
(Anzahl der Stempel-Tage × Umziehzeit in Industrie-Minuten) × (Stundenlohn)
Beispiel: Erhält eine Mitarbeiter*in 18€ Stundenlohn und erfasst an 20 Tagen Arbeitszeiten bei einer hinterlegten Umziehzeit von 6 Minuten (0,1 in dezimal) ergibt sich daraus folgende Rechnung:
(20 x 0,1) x 18 = 36 € die im Lohnexport als Umziehzeit übergeben werden.
5 Lohnexport
Der Export der Umziehzeit erfolgt automatisch im Rahmen der regulären Lohnabrechnung. Voraussetzung dafür ist, dass sowohl eine gültige Lohnartennummer in der Verwaltung, als auch eine Umziehzeit beim jeweiligen Mitarbeitenden eingetragen wurde. Darüber hinaus muss der Stundenlohn in der Personalakte hinterlegt und eine Arbeitszeit vorhanden sein. Fehlt eine dieser Angaben, wird aufgrund der fehlenden Berechnungsgrundlage, keine Umziehzeit exportiert.
Eine erfolgreiche Übergabe erfolgt ausschließlich in der Lohnexport-Datei als fester EUR-Betrag, der auf Basis der oben beschriebenen Formel berechnet wird. Im Excel-Export wird die Umziehzeit nicht ausgegeben!
6 FAQ
Müssen Mitarbeitende ihre Umziehzeit stempeln?
→ Nein. Die Umziehzeit wird pauschal vergütet und nicht gestempelt.
Warum wird dafür eine eigene Lohnart benötigt?
→ Damit die Umziehzeit separat abgerechnet werden kann, ohne das Arbeitszeitkonto zu beeinflussen.
Kann pro Mitarbeiter*in eine individuelle Lohnart für die Umziehzeit hinterlegt werden?
→ Ja, wechsle dazu in die entsprechende Personalakte -> Lohnarten und lege dort unter Sonstiges eine individuelle Lohnart fest.
Wird die Umziehzeit bei Überstunden oder Zuschlägen berücksichtigt?
→ Nein, sie bleibt davon vollständig unberührt.